Аудит расчетов сподотчетными лицами в ООО «Нодус»

     Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

     Проверка  наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с  подотчетными лицами в организации. Аудитору запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, приказы предоставлены не были.

     Проверка  документального оформления авансовых  отчетов. В ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. На данном этапе было выявлено, что в ООО «Нодус» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным сумма отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

     Документальная  проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

     Оформление  первичной документации ООО «Нодус»  соответствует требованиям, предъявляемым  к заполнению и оформлению первичной  документации.

     Методика  документальной проверки авансовых  отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

     Операции  с подотчетными лицами отражаются в  учете на основании и в порядке  установленном законодательством.

     Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность на конец отчетного периода отсутствует.

     Вместе  с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

     При проверке было установлено, что подотчетные  лица оформляющие авансовые отчеты отражают израсходованные суммы  верно.

     В процессе документальной проверки авансовых  отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. В ООО «Нодус» соблюден весь порядок подтверждения командировочных расходов.

     Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

     При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными  денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировал не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

     Проверяемая организация соблюдает требования по расчетам наличными денежными  средствами и не допускает перерасхода  лимита по расчетам с другими юридическими, физическими лицами, установленного в размере 100 000 руб.

     Проверка  организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. Учет ведется без нарушений.

     Проверка  арифметических расчетов клиента (пересчет)

     Пересчет заключается  в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских  записей и в выполнении независимых  подсчетов. Поскольку организация ведет бухгалтерский учет с применением компьютерных средств, аудитор может осуществлять проверку расчетов, применяя ЭВМ.

     Например: исследуя авансовый отчет можно  рассчитать сумму к утверждению, для этого необходимо сложить  суммы расходов: 18000 (проезд авиабилет) + 100 (талоны об оплате) + 1800 (квитанция) + 7700 (суточные) = 27600 руб. К учету была принята та же сумма.

3.2. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами в ООО  «Нодус»

     Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным  бухгалтером.

     Главный бухгалтер назначается и освобождается  от должности руководителем и  подчиняется непосредственно директору  ООО «Нодус».

     Главный бухгалтер действует на основании  Федерального Закона РФ от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

     Главный бухгалтер руководствуется действующими нормативными актами, утвержденные в установленном порядке, и несет ответственность за соблюдение содержащихся в них требований и правил ведения бухгалтерского учета.

     Нами, а именно ООО «Гранд-Аудит»» была проведена аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами прилагаемой финансовой (бухгалтерской) отчетности ООО «Нодус» за период с 01.12.09 по 31.12.09

     Аудиторская проверка планировалась и проводилась  таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений.

     В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор Обухович У.А.  должен был убедиться в следующем (задачи проверки):

1. соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;
2. правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям;
3. правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;
4. правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.

     1. Проверка аудитором Обухович  У.А. соответствия выдачи денежных  сумм под отчет установленным  правилам

     Организация ООО «Нодус» может выдавать наличные денежные суммы под отчет своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. Аудитором Обухович У.А.  было установлено что размер денежной суммы и срок, на который она выдается, определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче).

     На  ООО «Нодус» не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

     Аудитором Обуховичч У.А  были проверены  следующие источники информации:

     ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчеты с Подотчетными лицами»;

     приказы о выдаче денег под отчет, о  направлении в командировку (форма  Т-9), заявления о выдаче денег  под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

     Аудиторские процедуры, которые были применены в ходе проверки: просмотр и сравнение документов, опрос.

     Также Обухович У.А. проверила источники  информации на характерные для них  ошибки, а именно:

1. выдача подотчетных сумм без оснований (приказа или заявления с разрешительной подписью руководства), без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;
2. выдача подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее по лученные суммы;
3. выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками организации;
4. систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу.

     2. Правильность оформления, своевременность  представления авансовых отчетов,  соответствие приложенных к ним  документов нормативным требованиям

     Работники ООО «Нодус», получившие денежные суммы под отчет на хозрасходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по возвращении из внутрироссийской командировки и в течение 10 дней по возвращении из заграничной командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток.

     В ходе проверки аудитор Обухович У. выявила, что отчет работника об израсходовании полученных денежных сумм был совершен путем составления авансового отчета установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет был подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы были установленной формы, и имели все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо.

     Источники информации, которые были проверены  аудитором:

     авансовый отчет (форма АО-1) с приложенными к ним первичными документами.

     Аудиторская процедура аудитора: просмотр документов.

     Также аудитор  Обухович У.А. проверила  наличие характерных ошибок, а  именно:

1. списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы, неправильно оформленным;
2. списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;-
3. списание подотчетных сумм по первичным документам, выпи санным на другое лицо.

     3. Правильность оформления командировочных  документов и возмещения командировочных  расходов

     Обухович  У.А. установила, что направление  организацией ООО «Нодус» своего работника в служебную командировку оформлено командировочным удостоверением установленной формы (командировочное удостоверение может не выписываться при однодневных командировках и при командировках за границу). Командируемому работнику выдан под отчет аванс в размере суммы предстоящих командировочных расходов. При заграничных командировках аванс должен быть выдан в валюте, которую организация вправе купить для этих целей через уполномоченный банк с зачислением на специальный транзитный счет (приобретение организацией наличной иностранной валюты запрещено Центральным банком РФ).

     Командировочные расходы ООО «Нодус», подлежащие возмещению организацией работнику, включают в себя:

1. расходы по проезду;
2. расходы по найму жилого помещения;
3. суточные;
4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководства.

     Обухович  У.А. также проверела порядок и  размеры возмещения командировочных  расходов, которые определены локальным  нормативным актом организации (положением, приказом). Размеры возмещения командировочных расходов ООО «Нодус» не менее норм, установленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

     При заграничных командировках на ООО «Нодус» остаток неиспользованного аванса должен быть возвращен работником в кассу организации либо в валюте, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Перерасход командировочных расходов в этом случае аналогичным образом должен быть возмещен работнику в валюте либо в рублях по курсу ЦБ РФ на указанную дату.

     Аудитором  Обухович У.А. были проверены следующие источники информации:

     авансовый отчет (форма АО-1) с приложенным  к нему командировочным удостоверением (форма Т-10) и иными подтверждающими  документами;