1.3. Выдача денег под отчет лицам,  не отчитавшимся в срок по  ранее полученным авансам;

     1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

     1.5. Списание подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия. 

     2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов:

     2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

     2.2. Отсутствие командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания в командировке;

     2.3. Несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

     2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

     2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

     3. Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов:

     3.1. Нарушение порядка удержания  подоходного налога с сумм  превышения командировочных расходов  сверх установленных норм;

     3.2. Некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

     4. Нарушения при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами:

     4.1. Выделение сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

     4.2. Списание на затраты сумм налога  на добавленную стоимость от  стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

     5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

     5.1. Несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной смете;

     5.2. Отсутствие аналитического учета  представительских расходов в  пределах норм и сверх норм.

     6. Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными лицами

     6.1. Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

     6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

     6.3. Несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

5. Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами.

 

     Методы  сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке

     Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

     Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

     Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно  использовать вопросник.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно (или наоборот).

     Подобный  вывод может быть основанием для  следующих действий:

1. если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи “Расчеты с подотчетными лицами” в отчетности предприятия;
2. если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится,

     то  такие факты могут стать для  аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

     В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

     Методы  сбора аудиторских доказательств:

     1. Наблюдение или участие в инвентаризации;

     2. Наблюдение за выполнением хозяйственных; или бухгалтерских операций;

     3. Устный опрос; 

     4. Получение письменных подтверждений; 

     5. Проверка документов, полученных  клиентом от третьих лиц; 

     6. Проверка документов, подготовленных  на предприятии клиента; 

     7. Проверка арифметических расчетов;

     8. Анализ.

5.1 Основные контрольные процедуры

 

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

     Проверка  своевременности расчетов сотрудников  предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении трех дней после установленного срока), следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

     При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления  соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

     Основными контрольными процедурами являются:

     “Подотчет 1.1.1.” – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы  на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

     “Подотчет 1.1.2.” – проверка получения под  отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

     “Подотчет 1.1.3.” – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

     “Подотчет 1.1.4.” – проверка наличия подотчетных  лиц в штате предприятия;

     “Подотчет 1.1.5.” – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли  предприятия. В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% взносов в Пенсионный Фонд РФ согласно статье 1 Закона РФ от 21 декабря 1995 г. № 207-ФЗ.

     “Подотчет 2.1.1.” – проверка полноты оправдательных документов -по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

     “Подотчет 2.1.2.” – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

     “Подотчет 2.1.3.” – проверка наличия в  командировочных удостоверениях отметок  в местах пребывания в командировке;

     “Подотчет 2.1.4.” - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

     Для выполнения этой процедуры при командировках  по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

     “Подотчет 2.1.5.” – проверка правильности ведения  учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

     “Подотчет 2.2.1.” – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.