Аудит по расчетам с подотчетными лицами

tify">    При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру).

       При командировочных расходах необходимо наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т -9 и командировочного удостоверения по форме Т – 10, наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расхода (счет, счет–фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

      При отсутствии одного из бухгалтеров его замещает другой. На самом предприятии существует график документооборота по сч.71:

        

         В организации используются типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации, служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами:

• авансовый отчет;
• командировочное удостоверение;
• журнал учета работников, выбывающих в командировки;
• журнал учета работников, прибывающих в командировки;
• инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Под учетными регистрами понимаются таблицы специальной формы на бумажном или электронном носителе, используемые для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства через систему учетных регистров, оборотно-сальдовых ведомостей и аналитических карточек в соответствии с Инструкцией МФ РФ с применением их в таблично-автоматизированной форме учета в виде сетевой бухгалтерской программы «1С»:

 

    Самостоятельно  разработанные формы первичных  документов составляются в виде, обеспечивающем достоверность отражения совершенных  хозяйственных операций и содержащих среди добавленных реквизитов обязательные: наименование документа, дата составления документа, наименование организации, измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении, наименование должностных лиц, личные подписи.

    Первичные учетные документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то непосредственно после ее окончания.

    Все учетные документы хранятся в организации в течение пяти лет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ГЛАВА 3. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

    3.1. Проверка организации внутреннего  контроля.

      В данный момент никакого отдела внутреннего  контроля на предприятии не имеется. По результатам моих разговоров с  главным бухгалтером, бухгалтерами практически никакого внутреннего  контроля за ведением отдельных отраслей учета не ведется, что может содействовать неправильному ведению бухгалтерского учета, злоупотреблению своим служебным положением. Рассматриваемое предприятие подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке, которой, как считает главный бухгалтер, вполне достаточно, аудиторская проверка проводилась в начале 2010 года. Результаты этой проверки – конфиденциальная информация и разглашению не подлежит. Аудиторскую проверку проводила частная фирма.

        Проведенная проверка деятельности ООО «Автотехцентр»  показала, что предприятие  ведет свою деятельность в соответствии с учредительными документами, на основании Устава согласно выданной ему лицензии. Разработанная учетная политика соответствует необходимым правилам по ее формированию. Однако хотя в ней и содержатся номера счетов синтетического учета по основным показателям, необходимо разработать и составить полный рабочий план счетов по ведению бухгалтерского учета. Деятельность предприятия построена на работе с использованием первичной документации.

      После моего ознакомления с ведением бухгалтерского учета на предприятии, я могу сделать  вывод, что внутренний контроль практически  отсутствует:

• Нет контрольно-ревизионной службы
• График документооборота существует лишь на бумаге
• От главного бухгалтера не поступает ни каких инструкций по ведению учета по той или иной отрасли бухгалтерского учета
• Нарушаются сроки подачи авансового отчета
• Выдаются деньги лицам, не отчитавшимся за ранее получаемые денежные средства, с согласования руководителя
• Отсутствует список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию

 

3.2. Административная ответственность  за нарушение налогового и

хозяйственного  права.

    При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

    Проверка  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале - ордере.

    Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в главной книге.

    В соответствии со ст. 34 Федерального закона от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" определение порядка ведения кассовых операций отнесено к ведению Банка России. Согласно п. 1, 2, 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством РФ. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней.

    Согласно  п. 1 указания ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" в соответствии с решением Совета директоров ЦБ РФ от 6 ноября 2001 г. (протокол N 25) в Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб.

    В соответствии с п. 2.5 Положения о  правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

    Согласно  п. 39 Порядка ведения кассовых операций в РФ ответственность за соблюдение его требований возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. 
 

3.3 Выводы и предложения по проведенной  аудиторской

проверке.

    Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

    В акте аудиторской проверки с достаточной  подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем.

    Вместе  с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

    Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы.

    После проверки организации сделала аудиторское  заключение по учету расчетов с подотчетными лицами фирма ООО “Автотехцентр”

    На  предприятии ведется счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 14, главной книге.

    Данные  аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

    В нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

    Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег в под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт порядка не выполняется.

    Не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов.

    В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на счет 44 без постановки на учет горюче-смазочные материалы. Например, по а/о № 72 Вронского Г.К. в марте приобретен бензин на сумму 500 руб. В учете отражено: Дт 44 Кт 71. Следовало приобретенные горюче-смазочные материалы оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

    В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно а/о Вронского Г.К., в январе приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 руб., в учете отражено: Дт 08 Кт 71, следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно а/о № 123 от 15.05 приобретено устройство бесперебойного питания «UPC» стоимостью 11503 руб. В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.

    В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно а/о № 69 Вронского Г.К. в марте отражено:

    Дт 10/5 Кт 71 – 118 руб.

    Следовало отразить:

    Дт 10/1 Кт 71 – 97 руб. стоимость ацетона;

    Дт 10/3 Кт 71 – 21 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

    Согласно  а/о № 80 в марте Коренькову В.С. оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке ( 5 февраля) в сумме 50 руб. Согласно п. 15 Инструкции № 62 при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, необоснованно завышена себестоимость на 50 руб.