Аудит по расчетам с подотчетными лицами

      Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета,  автобуса или  другого  транспортного  средства  из  места постоянной  работы командированного,  а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в  место  постоянной  работы.  При отправлении  транспортного  средства  до  24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие  сутки,  а  с  0  часов  и позднее  -  последующие  сутки.  Если  станция,  пристань,  аэропорт находятся  за  чертой   населенного   пункта,   учитывается   время, необходимое для проезда до станции,  пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Командированному  работнику  возмещаются  расходы  по  найму жилого помещения и проезду к месту командировки и  обратно  к  месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.     В пределах норм подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

      Расходы по найму жилого помещения за время  вынужденной остановки в пути,  подтвержденной соответствующими документами,  возмещаются.

      Расходы  по  проезду  к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику  в  размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего  пользования  (кроме  такси),  включая  страховые платежи  по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте,  оплату  услуг  по  предварительной  продаже   проездных документов,   расходы   за   пользование   в   поездах   постельными принадлежностями.

      Командированному  работнику   оплачиваются   расходы  по  проезду транспортом  общего назначения (кроме  такси)  к  станции,  пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.     При наличии нескольких видов транспорта,  связывающих  место постоянной   работы   и   место  командировки,  администрация  может предложить командированному работнику вид  транспорта,  которым  ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

      Командированному  работнику  перед  отъездом в командировку, выдается  денежный  аванс  в пределах сумм,  причитающихся на оплату проезда,  расходов по найму жилого помещения и суточных, расчет делает главный бухгалтер на основании приказа. В течение 3 дней  по  возвращении  из  командировки  работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому   отчету   прилагаются   командировочное   удостоверение, оформленное  в  установленном  порядке,  документы  о  найме  жилого помещения и  фактических расходах по проезду.

      Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Указанные расходы относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой прибыли расходы на командировки принимаются только в пределах норм, установленных Министерством финансов РФ. В связи с ростом инфляции они повышаются. Нужно заметить, что нормы оплаты командировочных расходов установлены раздельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и в другие страны.

      Руководитель  организации может разрешить  оплату командировочных расходов сверх  установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда (рассматривается как беспроцентная ссуда) и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы

      При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм. Полученную в банке валюту отражают:

      Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью:

      Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

      После представления работником отчета об использованных чеках на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией счетов; сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам.

      . Представительские   расходы,   связанные   с   деятельностью  организации,  -  это  расходы  организации  по  приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных),  участвующих в    переговорах    с    целью    установления  и  (или)  поддержания взаимовыгодного  сотрудничества,  а  также  участников,  прибывших на заседания  совета   (правления)  или   другого  аналогичного   органа организации.                                                        

      К  представительским  расходам  относятся  расходы,  связанные  с проведением  официального   приема  (завтрака,   обеда  или   другого аналогичного    мероприятия)    представителей    (участников),    их транспортным   обеспечением,   посещением   культурно   -   зрелищных мероприятий,   буфетным   обслуживанием   во   время   переговоров  и мероприятий  культурной  программы,  оплатой  услуг  переводчиков, не состоящих в штате организации.                                      

      Включение  представительских  расходов  в  себестоимость продукции (работ,  услуг)  разрешается  только  при  наличии  первичных учетных документов, в  которых должны  быть указаны  дата и  место проведения деловой  встречи  (приема),  приглашенные  лица, участники со стороны организации,  конкретное  назначение  расходов  и  величина расходов.

      Организации рекомендуется определить конкретный порядок  расходования средств  на  представительство,   их  документального  оформления   и контроля, включая  установление круга  лиц, имеющих  отношение к этой деятельности организации.                                           

      При  этом  фактические   расходы,  отнесенные  на   себестоимость продукции  (работ,  услуг)  для  целей  налогообложения,  не   должны превышать предельных размеров, исчисляемых по следующим нормативам:

      Организации,  осуществляющие   торговую  деятельность,   при расчете  предельных  размеров  представительских  расходов используют показатель валовой прибыли.         

      1.2. Состав первичных  и нормативных документов по расчетам с подотчетными лицами.

    Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны – это состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами. Так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

    Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

    · авансовый отчет;

    · приказы о направлении сотрудников  в командировки;

    · командировочные удостоверения;

    · копии загранпаспортов с отметками  о пересечении границы;

    · список лиц, которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

    · сметы представительских расходов;

    · приказы об утверждении смет представительских  расходов;

    · оправдательные первичные документы.

    Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

    · журнал-ордер № 7, объединяющий в  себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

    · главная книга;

    · иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

    Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

    1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" — Содержит перечень обязательных реквизитов первичных докумен-тов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгал-тером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бух-галтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами(статья 9, п. 3).

    2. ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ  УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И  ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ  КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТЕ" утверждено ПРИКАЗОМ Минфина  РФ от 13.06.95 N 50 — Положение регулирует  особенности бухгалтерского учета  имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

    3. ПОЛОЖЕНИЕ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ  ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ  ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ  В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) — содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п.2 "и" — затраты на командировки).

    4. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден  Решением Совета Директоров Центрального  Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 — Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним( гл. 1, пункт 11).

    5. ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ ПО  ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) —правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

    6. ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" — в соответствии с пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций оптовой торговли и производителей за наличный расчет материальным ценностям принимается к зачету лишь при наличии соответствующих первичных документов (приходный кассовый ордер, накладная на отпуск товаров), содержащих сумму НДС отдельной строкой). При этом в соответствии с пунктом 1 "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА СЧЕТОВ - ФАКТУР ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" утвержденным ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 29.07.96 N 914 (ред. от 02.02.98) обязательным условием для зачета НДС, помимо упомянутых выше документов, является наличие счета-фактуры на приобретенные товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.

    7. ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ  от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) "ПО ПРИМЕНЕНИЮ  ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  "О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ  ЛИЦ" — в соответствии с  пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.