Аудит найма и увольнений

    Основные  законодательные и нормативные  правовые документы, используемые при  аудите увольнений:

    1) Конституция Российской Федерации;

    2) Трудовой кодекс Российской Федерации;

    3) коллективный договор, трудовые  договоры;

    4) внутренние документы:

    а) по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом: записка – расчет при прекращении  действия трудового договора с работником, акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору и т.д.

    б) по учету кадров: личная карточка работающего, приказ о переводе работника на другую работу, приказ о прекращении действия трудового договора;

    в) по организации предприятия, по реорганизации, по ликвидации;

    г) по организационно – нормативному регулированию деятельности: должностные  инструкции, правила внутреннего  трудового распорядка, структура  и штатная численность и т.д.  

    Основные  направления и комплексные задачи проверки:

1. контроль обеспечения положений законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, при увольнении работников по инициативе работодателя;
2. контроль регулирования трудовых отношений при увольнении с работы по инициативе работников или по соглашению сторон;   
3. оценка эффективности управления развитием персонала организации (обучение, политика стимулирования, закрепления персонала и создания условий для инициативного и качественного труда). 

    Объективный характер проверки складывается из оценки: фактических социально – трудовых отношений на объективном и субъективном уровне, в частности соблюдение законодательства в рамках формальных процедур процесса прекращения трудовых отношений между работодателем и наемным работником, действенности механизма закрепления кадров  на предприятии, общего состояния правовой и организационной культуры внутренней среды субъекта экономики.

    Если  не углубляться в многовариантные  особенности сферы увольнений, то основная задача проверки – оценка состояния трудовых отношений в процессе сокращения и высвобождения персонала. Существенной характеристикой деятельности работодателя является наличие (отсутствие) социально и экономически обоснованного плана сокращения персонала и характер организации выполнения мероприятий в соответствии с планом.

    При изучении мероприятий аудитор проверяет:

    -обоснованность  выводов администрации о необходимости  сокращения персонала;

    - правовой характер, формат и итоги  консультаций работодателя и  выборного профсоюзного органа в период времени, превышающий два месяца до официального уведомления об увольнении (предпочтительным результатом консультаций являются согласованные позиции о действиях, позволяющих избежать или максимально сократить негативные последствия предстоящей акции увольнения), последствия воздействия отдельных мероприятий и их совокупности на профессиональную и квалификационную характеристику персонала, состав профессионального ядра коллектива, организационную и функциональную структуру управления;

    -обоснованность  предложений работодателя о принципах и критериях подхода к персональному сокращению;

    -целесообразность  и эффективность мер, альтернативных  сокращению: обучение и переобучение работников для занятия вакансий рабочих мест, сокращение рабочего времени и временные отпуска с частичной компенсацией потерь заработной платы;

    -затраты  по мероприятиям: на организационное  и финансовое обеспечение альтернативных  сокращению вариантов и возможный  эффект, который может быть достигнут  в перспективе, на проведение  сокращения: законодательное обусловленные льготы и компенсации, возможные судебные издержки, частичные потери имиджа и корпоративной идентичности из-за нарушения баланса отношений между субъектом экономики и обществом, между работодателем и оставшимися сотрудниками (затраты в связи с ростом дефизита недоверия к администрации    и чувства неуверенности, снижением мотивации труда и его результативности);

    -степень  и своевременность информирования  персонала о причинах и задачах  планируемых организационных изменений.      

    ОАО «Центральная телекоммуникационная компания» (Центртелеком) г.Данилов оказывает услуги в области телематических служб и передачи данных, сотовой связи, услуг с использованием интеграции цифровых телефонных, телеграфных, телексных систем и сетей, а также сетей и систем передачи данных и телематических служб на основе новых технологий.

    В 2010 году  среднесписочная численность ОАО «Центртелеком»  г.Данилов составила 15 человек.  По сравнению с  2009 годом  она сократилась на 2 человека.

    В качестве причин изменения численного состава можно обозначить следующие:

    -централизация структурных подразделений;

    -ликвидация малоэффективных и дублируемых рабочих мест;

    -модернизация оборудования.

    Наиболее  распространенными основаниями  для расторжения трудового договора являются инициатива работника, а так же увольнение в связи с сокращением численности штата.

    В целях уменьшения текучести кадров и закрепления молодых специалистов на ключевых должностях, в филиалах проводится изучение социально-психологического климата коллектива для выявления потребностей персонала. 

2.СТОИМОСТЬ НАЙМА,ОШИБКИ ПРИ ПОДБОРЕ ПЕРСОНАЛА 

    В российской практике пока редко можно  встретиться с пооперационной калькуляцией затрат труда на найм персонала (плановые показатели, как правило, определяются условно – долевыми отчислениями средств исходя из сложившейся базы затрат и прогноза изменений по вакансиям). Поэтому аудитору следует оценить затраты, включающие:

    а) оплату труда (с отчислениями) всех работников, рабочее время которых фактически было связано с процессом набора и отбора персонала, например руководителя и специалистов кадровой службы, консультанта – психолога, медицинских работников, персонала отделов труда, техники безопасности;

    б) финансовые затраты на размещение объявлений и рекламу вакансий, печать различных бланков вопросников, профессиограммм, разработку специальных методик тестирования, заключение по которым носит обязательный характер при приеме на работу (например, в атомной электроэнергетике);

    в) финансовые затраты на договоры с  кадровыми агентствами;

    г) амортизацию специального оборудования для тестирования

    Необходимо  также проверить данные о прямых и косвенных потерях в случае ошибок, допущенных в процессе найма.

    Проверяя  данные о прямых потерях, следует  обращать внимание на фактические потери производительности, качества продукции (услуг), ущерб, влекущий за собой потери прибыли (дохода), конкурентоспособности, рост выплат пособий и компенсации в связи с производственным травматизмом – по судебным  издержкам в случае обжалования незаконных действий работодателя при найме и увольнении, на необоснованный рост расходов на найм персонала.

    Косвенные издержки можно оценить, например, путем  экспертной оценки потерь времени работников, занятых вопросами найма, оценки необходимой «рекомпенсации» потерь из-за ошибок, допущенных при найме (например, при приеме на работу без соответствия требований профессии личностным качествам работников возникают потенциальные потери, которые не были устранены своевременным обучением и стали актуальными).

    Для уточнения оценки соотношения затрат и результатов (эффективности) аудитор может также использовать такие показатели, как:

    а) средние затраты времени (денежные средства) на одного принятого работника  в год;

    б) средние затраты времени (денежных средств) на подбор (отбор) одного кандидата);

    в) средние затраты времени (денежных средств) на размещение рекламы о  вакансиях и контакты с внешними (внутренними) источниками набора;

    г) средние затраты времени (денежных средств) на адаптацию вновь принятых работников.

    При этом для повышения достоверности аудиторских свидетельств следует тщательно проанализировать информацию о причинах увольнения, полученную от работников, которые увольнялись в течение года после найма. В этой связи аудитору, скорее всего, предстоит обратить внимание на условия труда и адаптацию вновь принятого персонала.

    Аудитор должен обратить внимание на следующие  аспекты найма персонала:

1. отсутствие четко формализованной методической и процедурной стороны найма, которая должна опираться на организационную культуру трудового коллектива, требования к трудовому процессу на каждом вакантном месте и соответствующие этим требованиям личностные качества будущего наемного работника;
2. избыточное значение, придаваемое знаниям и умениям, полученным на прежнем месте работы, записям в трудовой книжке, рекомендациям. Человек как личность не остается неизменным в течение трудовой жизни, и эти изменения могут нести весьма существенный характер;
3. недооценка возможностей внутреннего отбора для покрытия вакансий.

 

3. ЗАТРАТЫ НА АДАПТАЦИЮ 

     Адаптация персонала на рабочем месте является необходимым звеном кадрового менеджмента. К сожалению, важность мероприятий  по профориентации и адаптации работников в нашей стране не достаточно серьезно воспринимается кадровыми службами на протяжении долгого периода. До сих пор многие государственные предприятия и коммерческие организации не имеют даже базовых программ адаптации. В то же время, имеется большой зарубежный опыт использования адаптационных техник, который только в последнее время стали перенимать отечественные кадровики.

      Между тем, в условиях введения нового механизма  хозяйствования, перехода на хозрасчет, самофинансирования и самоокупаемости, что сопровождается значительным высвобождением и, следовательно, перераспределением рабочей силы, увеличением числа работников, вынужденных либо осваивать новые профессии, либо менять свое рабочее место и коллектив, важность проблемы адаптации еще больше возрастает.

      Подбор  и прием на работу представляет собой  довольно длительный и дорогостоящий  процесс к первому дню работы нового сотрудника компания уже затрачивает на него значительные средства. Поэтому компания заинтересована в том, чтобы принятый на работу сотрудник не уволился через несколько месяцев. Однако, как показывает статистика, наиболее высокий процент принятых на работу покидает организацию именно в течение первых трех месяцев. Основные причины ухода несовпадение реальности с ожиданиями и сложность интеграции в новую организацию. Помочь сотруднику успешно влиться в новую организацию важнейшая задача его руководителя и специалистов по кадрам. Зачастую "новичок" приходит на предприятие, а его рабочее место не подготовлено, и никто особенно этим не озабочен, новичкам предоставляют право выплывать самим. Но поскольку первое впечатление обычно оставляет глубокий след, такая процедура может оказать длительное отрицательное воздействие на мотивацию и отношение сотрудника к работе. 

4. МИССИИ АУДИТА НАЙМА И УВОЛЬНЕНИЙ 

    Миссия  аудита найма – оценка эффективности  управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эффективность найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем – это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами. Аудитор должен исходить из того, что успешность найма зависит от наличия информации о потребности в персонале, от целей организации, от знания ситуации на внешнем рынке труда, от мобильности сотрудников, от действующих норм трудового законодательства, демографической ситуации.

    Основные  методы, применяемые аудитором при  сборе аудиторских свидетельств: наблюдение, сопоставление и анализ документов, контент – анализ, опросные методы.

    Существуют  три основные миссии аудита найма:

1. проверка соблюдений организацией законов, правил и внутренних распоряжений;
2. оценка степени достижения целей подбора персонала, в том числе получен ли результат с наименьшими затратами;
3. оценка связей политики набора со стратегией организации.