Анализ и совершенствование кадрового обеспечения

 Как следствие,  это упущение приводит к ухудшению  качества управления или же  увеличению сроков принятия решений  и числу неверных решений. 

Качество управления, а так же его надёжность, зависят  от качества и достоверности, оперативности  приема и передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. 

 Основными задачами документационного обеспечения управления являются: 

1)-сокращение  информационных потоков до оптимального  минимума 

2) -обеспечение  упрощения и удешевления процессов  сбора, обработки и передачи  информации с помощью новейших  технологий автоматизации этих  процессов. 

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. 

        Рекомендации по совершенствованию                                    делопроизводственного обеспечения 

Что является главным  в оценке системы делопроизводства? На этот вопрос можно дать достаточно простой ответ: эта система должна выполнять те функции, для которых  она задумана. Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в  нужное время, в нужном месте и  в нужное время быть под рукой.

В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки.  К сожалению, на практике технологическая сторона  вопроса зачастую заслоняет его  основное содержание. «Идеальной» или  просто хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров  или разработано больше унифицированных  форм, а ту, которая, обеспечивая  работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает  дополнительных трудностей.

 Какие при  этом используются средства и  технологии – это уже другой  вопрос. Иное дело, что эти средства  и технологии создают основу, предпосылки для эффективной  реализации системой делопроизводства  своих функций.

Современные методы организации документационного  и делопроизводственного обеспечения  как в традиционном,  так и  в компьютеризированном варианте, требуют  четкой диспетчеризации документов, т.е. определение фиксированных путем  прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большая  часть документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы  обработки. Остается выявить эти этапы, а так же оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности.

После этого  следует закрепить наиболее оптимальный  порядок движения документов внутри организации ( приоритетно в схемах), разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации и утверждаемых руководством организации.

В эти схемы  должны быть включены все, в том числе  и компьютерные, пункты обработки  задокументированной информации, и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки  документов. Самостоятельные схемы  рекомендуется разрабатывать для  различных потоков и категорий  документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и  по основной деятельности и др. В  эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика. В  случае утверждения руководством схемы  движения документов в последствии  приобретают нормативную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать  и возможные варианты движения в  случаях когда документ от руководителя поступает непосредственно к  исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно  из службы делопроизводства адресату, при этом опять же минуя все  инстанции и этапы обработки.

Этот подход был выбран как наиболее эффективный, и по этой причине на его основе неоднократно проектировались лучшие унифицированные системы документации. Именно на его основе ныне строятся технологии проектирования компьютеризированного  документооборота.

Естественно, при  многообразии документов, создаваемых  и обрабатываемых в офисе, такая  работа требует достаточно высокого уровня квалификации, а так же значительных затрат времени и труда. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем в традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, а если и проводится, то как правило  исключительно под давлением  каких-либо обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах  по документационному обеспечению  отдельных видов работ, например коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например ограниченного доступа, жалоб  граждан и др.

Разработка детальных  схем прохождения документов становится необходимой при разработке и  адаптации компьютерной системы  автоматизации документооборота. 

     Автоматизация работы с документами  как метод совершенствования 

     Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию  подготовки документов предприятия, регистрацию  и учет поступающих в организацию  документов, а также контроль за их исполнением.

К автоматизированному  рабочему месту (АРМ)  руководителя предъявляются  следующие требования:

1)-наличие баз  данных, постоянно пополняемых оперативной  и достоверной информацией; 

2)-обеспечение  оперативного поиска необходимой  информации в базе данных;

3)-наличие программных  средств, регулирующих организационную  деятельность;

4)-обеспечение  оперативной связи с другими  источниками; 

5)-обеспечение  возможности накопления в памяти  документов и решений ¹⁵

Основные  требования к АРМ  подготовки проекта  документа состоят  в следующем:

1)-возможность  доступа к банку текстовых  заготовок и автоматизированной  информационно-поисковой системы; 

2)-возможность  работы с персональной базой  данных и другими базами данных;

3)-возможность  ведения диалога с дополнительными  источниками информации;

4)-наличие технических  средств для печати документов.

Отлаженная организация  документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации, а так же способствует равномерной загрузке подразделений  и должностных лиц  и способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной  работы, при этом количество времени, затраченное на этот процесс, оказывается  в разы меньше, что не может не сказаться на продуктивности работы.

Поступающие в  организацию, а также исходящие  из организации документы подлежат обязательной регистрации . Исключения составляют копии докупентов, которые  поступают для сведения и рекламно-поздравительные  извещения.

 Все документы  организации регистрируются централизованно. Но и здесь мы имеем свои исключения. В данном случае,  исключение составляют организации, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения.

 Бывают случаи, когда организация имеет настолько большую по объёмам годовую отчётность, что для автоматизации и регистрации этой отчётности создается база данных и информационно-поисковая система.

 Эта система  позволяет проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние и исполнения и контроль сроков исполнения документов.  

     Заключение 

Осуществление перехода экономики с экстенсивного  на интенсивный путь развития невозможно без широкого использования соответствующего образования и профессиональной подготовки кадров. Воспитание творчески  мыслящего, инициативного специалиста  означает, прежде всего, перестройку  кадровой политики. Главная проблема состоит в необходимости рационального  использования и повышения эффективности  имеющегося научно-кадрового потенциала.

 В настоящее  время необходимо не просто  заполнить штатное расписание, а  подобрать его так, чтобы принятый  человек работал более эффективно, так как от этого зависит  имидж и прибыль организации.  Сделать это возможно лишь при условии объективной оценки кандидата, причем не только его квалификации, но что является более важным, его психологической стороны.

Современное состояние  образования и наличие элементов  кризисных явлений при становлении  рыночных отношений предъявляет  особые требования к кадровой политике любой организации. В этих условиях необходимо существенно повысить целенаправленность управления кадрами, укрепить трудовую дисциплину, обеспечить внедрение современных  методов стимулирования трудовой мотивации, контроль за результативностью и  качеством труда, достигнуть более  тесного взаимодействия кадровой политики с управлением организации в  целом. Модернизация управления должна быть ориентирована на консолидацию потенциала организации, повышение  производительности и эффективности  труда, как в краткосрочном, так  и в долгосрочном аспекте.

Кадровая политика является составной частью всей управленческой деятельности и производственной политики организации. Ее главной целью является создание сплоченной, ответственной, высокоразвитой и высокопроизводительной рабочей  силы.

Таким образом, кадровая политика должна создавать  не только благоприятные условия  труда, но обеспечивать возможность  продвижения по службе и необходимую  степень уверенности в завтрашнем дне. Поэтому кадровая политика организации - обеспечение в повседневной кадровой работе учета интересов всех категорий  работников и социальных групп трудового  коллектива. 

Осознание значения реализации мероприятий по кадровому  и делопроизводственному обеспечению  персонала организаций сегодня  просто необходимо, поскольку эффективность  работы всей организации зависит  от качества работы ее сотрудников  и эффективности подготовки и  обработки документации.

Относительно  кадрового вопроса было показано, что для успешного функционирования организации нужно разработать  эффективную систему кадрового  обеспечения организации, позволяющую  в полной мере использовать имеющийся  в учреждении кадровый потенциал.

Система кадрового  обеспечения включает в себя следующие  элементы:  планирование потребности  в кадрах; набор, отбор кадров; развитие кадров; оценка кадров. И только сбалансированная работа по всем вышеуказанным элементам позволит создать условия для повышения профессионального уровня и мотивации более высокой производительности труда персонала.

Изучение специальной  литературы по названной проблеме позволило определить, что системе кадрового обеспечения за рубежом уделяют достаточно большое внимание. Выпущено множество книг и учебных пособий, обобщающих теоретические знания и практический опыт по вопросам кадрового обеспечения организаций.

Аналитики кадровой деятельности доказывают, что общий  процесс управления организацией эффективен лишь в том случае, если в этот процесс интегрирована кадровая политика, которая включает в себя рассмотрение вопросов кадрового обеспечения  организации.

Однако, необходимо отметить. что в России уделяют  недостаточно внимания вопросам кадровой и делопроизводственной политики. Очень  часто кадровое обеспечение осуществляется на основе интуиции и опыта руководителей  организаций, совсем не опираясь на теоретические  разработки в данной области. Но, учитывая тот факт, что организация функционирует  благодаря работающим в ней людям, становится ясно, что возникает необходимость  более серьезного рассмотрения данного  вопроса.

 

     Список использованной литературы 

1) А.И. Алексенцев, «Конфиденциальное делопроизводство» / А.И. Алексенцев, изд-во «Дело» - М., 2007 – 363стр;

2) В.И. Андреева, « Делопроизводство. Организация и ведение»/ учебно-практическое пособие, изд-во «Кнорус» - М., 2008 – 256 стр.;

3)  М. Армстронг «Стратегическое управление человеческими ресурсами», изд-во «Инфра-М» -М., 2002 – 328 стр.;