Анализ и совершенствование кадрового обеспечения

 

     Содержание 

1) Введение ………………………………………………………………………..3

2) Понятие кадрового обеспечения ……………………………………………...4

3) Проблема кадрового обеспечения…………………………………………….8

4) Повышений требований к HR менеджеру как аспект совершенствования.11

6)Кадровая структура  и политика на примере ООО  «Росгосстрах - Урал»…13

7)Оценка кадрового  обеспечения ООО «Росгосстрах - Урал»……...………..18

6) Рекомендации по совершенствованию кадрового обеспечения…………...20

7) Делопроизводственное обеспечение………………………………………...24

8) Проблемы делопроизводственного обеспечения…………………………...27

9) Рекомендации по совершенствованию делопроизв. обеспечения………...29

10) Автоматизация работы с документами как метод совершенствования…31

11) Заключение…………………………………………………………………..32

12) Список использованной  литературы………………………………………35 

     Введение 

Современная система  управления кадрами организации  претерпевает весьма серьёзные преобразования. Необходимость в подобных преобразованиях  вызвана тем, что административно-командная  система, а так же идеология, лежащая в ее основе, пришли в очевидное противоречие с требованиями развития производственных сил и трудовых ресурсов организации.  Данная ситуация привела к тому, что в настоящее время становится актуальной проблема поиска новых подходов и принципов к управлению  персоналом организации, а в частности к системе ее кадрового и делопроизводственного обеспечения.

Актуальность  темы данной курсовой работы прежде всего  обусловлена тем, что без создания научно обоснованной и действенной  системы кадрового и делопроизводственного  обеспечения ни одна крупная организация  не будет выполнять свои общесоциальные функции, продуктивность работы будет  существенно снижена, и вообще система  не будет функционировать должным образом. Соответственно, исходя из успешности решения кадровых вопросов, определяется эффективность функционирования всей системы

Разрешение проблем  кадрового обеспечения  требует  использования современных методик  в условиях активного развития рыночной экономики, федеративного устройства государства, изменения духовно-нравственной атмосферы в обществе.

Итак, целью данной работы является анализ деятельности системы кадрового и делопроизводственного  обеспечения, выявление пробелов , недочётов, проблем в этой системе, и дальнейшая разработка возможных рекомендаций по развитию кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления.

 Для реализации  данной цели необходимо решить  следующие задачи:

1)- проанализировать  существующее кадровое и делопроизводственное  обеспечение системы управления  персоналом;

2)- сделать выводы  об эффективности организации  процесса управления;

3)- разработать  организационную процедуру совершенствования  кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления  персоналом 

 

     Понятие кадрового обеспечения 

Кадровое обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой необходимый  количественный и качественный состав работников в штате кадровой службы. ¹

Количественный  состав кадровой службы - это списочный  состав работников данного подразделения  организации. Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности  или рабочему месту.

Всю совокупность качественных характеристик персонала  можно условно  разделить на три  основные группы:

1)- способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки),

 2)-мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам),

3)-свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

Количественный же состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами, а так же уставом организации.

При расчете количественного  состава службы управления персоналом должны учитываться  следующие факторы:

1)-общая численность работников организации;

2)-конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов;

3)-социальная характеристика организации;

4)-структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников),

5)- их квалификация;

6)-степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.);

7)-техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.)

В 1990-х гг. в  кадровых службах отечественных  организаций было занято всего от 0,3 до 0,8% общего числа работающих во всех отраслях промышленности и строительства. Качественная характеристика кадровиков тех лет также представляла весьма печальную картину. ²

Были установлены  чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, образования, неблагоприятные  возрастные характеристики, низкая оплата труда кадровиков. В настоящее  время в большинстве компаний ситуация с количественным и качественным составом работников кадровых служб  меняется в лучшую сторону, появились  специалисты по подбору и оценке персонала, психологи и социологи, менеджеры по развитию кадров.³

Система кадрового обеспечения  организации включает в себя следующие  этапы:

1)- Определение  потребности в персонале –  позволяет установить на заданный  период времени качественный  и количественный состав персонала  организации.

2)-Качественная  потребность, т.е. потребность  по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований  к персоналу.

    Расчет  качественной потребности организации  в персонале осуществляется исходя  из: профессионально-квалификационного  деления работ; требований к  должностям и рабочим местам; штатного расписания организации;  документации, регламентирующей различные  организационно-управленческие процессы  с выделением требований по  профессионально- квалификационному  составу исполнителей.

Количественная  потребность определяется на основе: выбора метода расчета численности  сотрудников, и установлению исходных данных для расчета  необходимой  численности работников на определенный временной период.

В теории управления персоналом выделяются различные методы расчета количественной потребности  в персонале, перечислим основные из них: метод, основанный на использовании  данных о времени трудового процесса; метод расчета по нормам обслуживания; метод расчета по рабочим местам и нормативам численности; стохастические методы; расчет числовых характеристик;  корреляционный анализ; метод экспертных оценок; и т.п.

Наем, отбор и  прием персонала – набор и  отбор кадров.

От того, как  произведен набор, и какие люди отобраны для работы в организации, зависит  вся последующая деятельность в  системе кадрового обеспечения. Поэтому, чтобы обеспечить организацию  необходимыми трудовыми ресурсами  необходимо в деталях знать, какие  задачи они будут выполнять во время работы и каковы характеристики этих работ.

современная кадровая политика должна быть направлена на наем эффективной рабочей силы, увеличение производительности труда посредством  улучшения условий работы, улучшения  отношений в организации между  руководством и подчиненными.

Существует  ряд принципов, составляющих основу кадровой политики:

1)-демократия  управления, от которой зависит  готовность к сотрудничеству;

2)-знание отдельного  человека, его потребностей;

3)-справедливость  соблюдения равенства и последовательность  действий в отношении персонала.

Исходными положениями политики в области управления персоналом являются:

1)-политика кадрового  обеспечения – предполагает обеспечение  эффективным персоналом и побуждение  его к получению удовлетворения  от работы посредством создания  привлекательных условий работы, безопасности, возможности продвижения;

2)-политика обучения  – обеспечение соответствующими  обучающими мощностями, чтобы работники  могли лучше исполнять свои  обязанности и подготовиться  к продвижению;

3)- политика оплаты  труда – предоставление более  высокой заработной платы, чем  в других местах, определяемой  способностями, опытом, ответственностью;

4)-политика производственных  отношений – установление определенных  процедур для простого решения  трудовых разногласий;

5)-политика благосостояния  – обеспечение услуг и льгот,  более благоприятных, чем у  других нанимателей: социальные  условия, созданные в организации  желанны для работника и выгодны  для предприятия.⁴ 

     Проблема  кадрового обеспечения 

Многие аналитики  заключили, что одной из основных проблем кадрового обеспечения  остаётся недостаточное насыщение  служб управления персоналом специалистами  в этой области. Бесспорно, мы можем  заметить, что подготовка этих самых  специалистов ведётся в настоящее  время во многих учебных заведениях страны, но тем не менее проблема хорошей, отлаженной организации системы  управления персоналом остаётся очень  острой проблемой для многих Российских организаций.

Актуальность  данной темы обуславливается недостаточной  проработкой кадрового обеспечения  системы управления персоналом, а  порой и отсутствием проработки и должного внимания к данной сфере  деятельности предприятия. На многие огрехи закрываются глаза.

В ряде случаев  работники, нанятые в организацию, оказываются неспособны работать по причине отсутствия образования, либо же должных навыков работы.

Британский специалист в области кадрового менеджмента  Д. Гест считает, что кадровая политика корпорации должна обеспечить:

1) организационную  интеграцию — высшее руководство  организации и линейные руководители  принимают разработанную и хорошо  скоординированную стратегию управления  человеческими ресурсами как  «свою собственную» и реализуют  ее в своей оперативной деятельности, тесно взаимодействуя со штабными  структурами;

2) высокий уровень  ответственности всех работников  корпорации, который подразумевает  как идентификацию с базовыми  ценностями организации, так и  настойчивую, инициативную реализацию  стоящих перед ними целей в  повседневной практической работе;

3) функциональную  интеграцию — вариабельность  функциональных задач, предполагающую  отказ от традиционного, жесткого  разграничения между различными  видами работ, а также широкое  использование разнообразных форм  трудовых контрактов (полная, частичная  и повременная занятость, субподряд  и т.п.), и структурную — адаптация  к непрерывным организационным изменениям, социальным и культурным нововведениям — гибкость организационно-кадрового потенциала;⁵

4) высокое качество  работы и ее результатов, условий  труда — рабочая обстановка, содержательность  работы, удовлетворенность трудом, а также самой рабочей силы.