Модели и типы коммуникаций в современных организациях

Руководитель, рассмотрев, доклады  менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью  секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается  и передает информацию, поступившую  к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер  фонда для получения информации о произведённых расходах или  предстоящих расходах, доходах и  т.п. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего коллектива «Югория-Мед», где обсуждаются достижения, неудачи и перспективы организации, и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации  в  основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение  между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого  отдела, то данный запрос и поступившая  в ответ информация чаще всего  поступает напрямую, минуя директора, образуя следующую схему:

Запрос  – ответ

Рис. 4. Горизонтальные коммуникации

2.3. Проблемы коммуникаций и меры по их устранению в ОАО СМК «Югория-Мед»

 

Не смотря на то, что компания хорошо функционирует и развивается, у неё имеются некоторые проблемы, касающиеся внешней коммуникации, особенно остро стоит вопрос о взаимодействие компании «Югория-Мед» со средствами массовой информации.  У компании «Югория-Мед» конечно же имеется достаточно обширный контактный лист, в котором указаны наименования СМИ, телефоны и адреса электронной почты. В свою очередь, и  СМИ, взаимодействующие с «Югория-Мед», знают номера телефонов, адреса сайтов и электронной почты информационной службы, хотя их совместная деятельность зачастую бессмысленна. СМИ просто не заинтересованы рекламировать, или печатать статьи касающиеся «Югория-Мед», так как считают, что они достаточно самостоятельны и эффективны без участия СМИ.

На много более важные проблемы возникают во внутренней коммуникации. С одной стороны, описываемая компания является очень большой организацией, по сути, государство в государстве и взаимодействие между подразделениями часто бывает затруднено. В межгрупповой коммуникации можно выделить следующие проблемы:

• Маленькая информированность подразделений «Югория-Мед» о функциях, выполняемых пресс-центром;
• Нежелание руководителей и сотрудников отдельных подразделений сотрудничать с другими подразделениями;
• Несвоевременное информирование населения о предстоящих мероприятиях.

Проблемы межличностной  коммуникации:

• Отсутствие строгой иерархии внутри подразделений компании;
• Постоянно меняющийся состав некоторых подразделений компании (в частности, периодические издания, кадровый резерв);
• Неопределенны функции отдельных сотрудников;
• Дублирование информации;
• Искажение сообщений и как следствие невыполнение поручений.

В связи с этим нужно учесть некоторые  способы профилактики негативных явлений  в коммуникационном процессе организации [4, с. 105 –106]:

1. Регулирование информационных  потоков. Нужно оценивать качественную  и количественную стороны своих  и подчиненных информационных  потребностей. Информационные потребности  в значительной мере зависят  от целей руководителя, принимаемых  им решений и характера показателей  оценки результатов его работы.

2. Управленческие действия. Дополнительные  действия: обсуждение и прояснение  новых планов, вариантов стратегии,  целей и назначений, необходимых  для более эффективной реализации  намеченного, контроль хода работ  по плану-графику, отчеты по  результатам такого контроля.

3. Системы обратной связи. Совершенствование  в организации систем обратной  связи. Один из вариантов –  перемещение людей из одной  части организации в другую  для обсуждения определенных  вопросов. Другой – опрос работников  для получения различной информации.

4. Системы сбора предложений.  Цель – снижение остроты тенденции  фильтрации или игнорирования  идей на пути снизу вверх.  Ящик для предложений, собрания  трудового коллектива для передачи сообщений.

5. Информационные бюллетени и  публикации организации. Статьи  с обзором предложений по поводу  управления, нового вида услуг, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.

6. Современная информационная технология. Персональные компьютеры, электронная почта, свободный доступ в интернет.

Подводя итог анализа исследуемой  организации, следует отметить, что  коммуникации в «Югория-Мед» протекают достаточно эффективно. Хоть и имеются никоторые проблемы, но их возможно легко предотвратить. Несмотря на выявленные проблемы, организация хорошо и производительно функционирует на современном рынке.

 

Глава 3. Рекомендации по усовершенствованию коммуникаций в современных организациях

 

Совершенствование коммуникационного  процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и  между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом  обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом  договора, сделки или усилий по координации  действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев  является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными  посредники между источником и получателем  информации. Это в свою очередь  приводит к изменению "организационной  структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные  с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические  связи и более широкие системы  контроля.

При совершенствовании коммуникационного  процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации  и роль в ней компьютерной обработки  информации [5, с. 54].

Первая концепция ориентируется  на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается  к организационной структуре  и происходит лишь модернизация методов, работы коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие  места. Функции распределяются между  техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой  информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура  фирмы не меняется. Основной недостаток: такой стратегии - необходимость  непрерывных изменений формы; представления  информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим  средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция - ориентируется  на будущую структуру фирмы.

Существующая структура  будет модернизироваться. Такая  стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры  фирмы возрастает, так как рационально  распределяются архивы данных, снижается  объем циркулирующей по системным  каналам информации и достигается  сбалансированность между- решаемыми  задачами.

К основным её недостаткам  относятся: существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой  общей концепций и обследованием  всех подразделений фирмы; наличие  психологической напряжённости, вызванной  предполагаемыми изменением, структуры  фирмы и, как следствие, изменениями  штатного расписания и должностных  обязанностей.

Достоинствами такой стратегии  являются: рационализация организационной  структуры фирмы; максимальная занятость  всех работников; высокий профессиональный уровень; интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы  уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между  собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки  информации должна соответствовать  распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы  должна функционировать так, чтобы  достаточно полно отражать уровни управления.

Успех или провал являются результатом способности или  неспособности организации к  применению технологии для поддержки  обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.

Огромное значение для  совершенствования коммуникаций в  организации имеет современная  информационная технология [12, с. 395]. Уже давно широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире применяется электронная почта - эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять  больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия  – стратегия – цели – тактика  – оценка эффективности». Люди следуют  миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого  результата, если руководитель имеет  талант вдохновлять сотрудников. Кроме  того, для человека важно знать, что  стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

Для усовершенствования коммуникаций в «Югория-Мед» можно предложить план мероприятий [13, с. 147]:

1. Мероприятия по организации  мест современными средствами  оргтехники и созданию внутренней  компьютерной сети. Данное мероприятие  позволит сократить время на  обработку корреспонденции и  документов, сформирует своевременную  и регулярную коммуникацию между  структурными подразделениями «Югория-Мед». 

2.Мероприятие по совершенствованию  организационной структуры управления  – создание специального подразделения  по обработке входящей информации. Это позволит сократить время  на  отвлечения от основной  деятельности, сократить коммуникативные  барьеры, связанные с невнимательностью,  эффективное перераспределение  поступающей информации, исключение отвлечения работников от выполнения прямых функциональных обязанностей.

3. Мероприятия по вовлечению  сотрудников «Югория-Мед»  для  активного участия в системе  корпоративных коммуникаций. После  может последовать  сокращение  барьеров, связанных с отсутствием  обратной связи, распределение  ответственности среди разных  сотрудников, вовлечение как можно  большего числа сотрудников, делегирование  полномочий, рост доверия к руководству,  налаживание прямого контакта  рядового сотрудника с руководством.

4.Обеспечить всех сотрудников   сетью «Интернет». Сотрудники смогут  более глубоко решать производственные  проблемы, совершенствовать методы  перспективного развития.

Таким образом, для достижения эффективной коммуникации в современной организации, руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения. 

Заключение

 

Подводя итог всей работы, необходимо выделить основные моменты. Коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Успех коммуникации заключается  в реальном получении отправленного  сообщения. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному  отправителем, тем более эффективна коммуникация.

В данной курсовой работе был  поставлен ряд  задач, которые были направлены на достижение главной цели. По итогам проделанной работы, задачи были достигнуты и цель раскрыта. Выводом можно отметить, что страховая медицинская компания «Югория-Мед» стремясь достичь определенных целей в процессе реализации своей деятельности, должна, несомненно, улучшить качество работы служащих.  При этом необходимо учитывать следующее:

1. Повысить эффективность коммуникаций, используя различные каналы передачи  информации и контроль за обратной  связью.

2. Учитывать профессиональные  и социальные группы работников, среднюю продолжительность работы  сотрудников в организации, способ, как наладить организационные  коммуникации с рядовыми работниками,  занимающиеся обслуживанием сторонних  лиц.

3. Использовать различные  способы коммуникаций: личная беседа  с сотрудниками, распространение  информации, используя электронные  каналы связи.

4. Вовлекать сотрудников  «Югория-Мед» в активное участие в системе корпоративных коммуникаций: подготовка сообщений в областной прессе о делах организации и ее перспективах; положение дел в области обязательного медицинского страхования; информирование населения о законах, принятых областной Думой и новых законопроектов, рассматриваемые в Государственной Думе и Министерстве Финансов РФ; приведение статистической информации и комментарии к ней.