Модели и типы коммуникаций в современных организациях

1.5. Коммуникативные  барьеры

При обмене информацией  могут возникать специфические  коммуникативные барьеры [2, с. 134 –138]. Они существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.

Межличностные барьеры:

1. Барьер восприятия. Восприятие действительности каждым человеком различно всегда носит субъективный характер. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Человек, используя зрительные, звуковые, осязательные каналы получения информации, воспринимает не всю поступающую к нему информацию, а только ту, которая имеет для него специальное значение. Из этого следует, что во многих случаях люди воспринимают лишь часть сообщения, полученного ими, в силу избирательности, идеи, закодированные отправителем, могут оказаться искаженными и не полностью понятыми.

2. Семантические  барьеры. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Семантические барьеры часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Семантические барьеры могут создавать особо сильные коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде. Семантические барьеры, обусловленные культурными различиями, могут серьезно затруднять обмен информацией.

3. Невербальные преграды. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется тем, как мы произносим слова, то есть интонация голоса, плавность речи, паузы и так далее. К невербальным преградам можно отнести также культурные различия в поведении людей (например, кивание головой у японцев означает «нет», а во многих других странах – согласие).

4. Плохая обратная  связь. Некоторые сообщения не требуют обратной связи, однако для повышения эффективности обмена информацией он должен быть   двусторонне направленным. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который был изначально. Преградой на пути эффективных коммуникаций может быть как плохо налаженная обратная связь, так и отсутствие ее.

5. Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Многим кажется, что слушать – означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить, однако это всего фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Важно уметь слышать конкретные излагаемые вопросы. Мало воспринимать факты – нужно прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств это выслушивание сообщения полностью, благодаря чему расширяются возможности понять ситуацию.

Организационные барьеры:

1. Искажение сообщений – одна из преград в организационных коммуникациях. При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин:

• несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров;
• сознательное искажение происходит, когда кто-то, модифицирует сообщение так, чтобы смысл изменился в его интересах;
• фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед отправкой. Такой отбор и может стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;
• сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Иногда возникает тенденция снабжать руководителей высшего звена только положительно воспринимаемой информацией, что может привести к несвоевременному реагированию руководителя на возникшую или возникающую проблему.

2. Информационные перегрузки возникают тогда, когда руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы из-за различия в понимании важности сообщений.

3. Неудовлетворительная  структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Могут вызвать проблемы неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Несомненно, при обмене информацией мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами.

Из выше изложенного можно  сделать вывод о том, что для  эффективного протекания  коммуникаций в организациях необходимо тщательно  и внимательно контролировать этапы  передачи информации. Предотвращать  возможности её искажения. Руководителям  следует подробно изучить модели и типы коммуникаций, разработанных  учеными, и так же в дальнейшем применять их на практике в организации.

Глава 2. Анализ коммуникаций в ОАО СМК «Югория-Мед»

2.1. Характеристика  компании «Югория-Мед»

ОАО СМК «Югория-Мед» - страховая  медицинская организация, осуществляющая деятельность в области обязательного  медицинского страхования, добровольного  медицинского страхования, а также  страхования лекарственного обеспечения. «Югория-Мед» является дочерним обществом  ОАО «Государственная страховая  компания «Югория» и членом Группы страховых компаний «Югория», в которую  также входит дочерняя Страховая  компания «Югория - Жизнь» [8].

Основные направления  деятельности  ОАО СМК «Югория-Мед»:

• участвует в реализации «Программы государственных гарантий оказания гражданам РФ, проживающим на территории Российской Федерации, бесплатной медицинской помощи»;
• защищает конституционные права граждан, застрахованных по обязательному медицинскому страхованию на территории Российской Федерации, организуя заключение договоров страхования работающих и неработающих граждан, организуя медико-экономическую экспертизу объемов медицинской помощи, организуя экспертизу качества медицинской помощи оказанной застрахованным;
• осуществляет дополнительное лекарственное страхование в системе обязательного медицинского страхования граждан проживающих на территории РФ, которым в соответствии с действующим законодательством РФ предоставлено право на получение лекарственных средств бесплатно, в соответствии с утвержденным Перечнем лекарственных средств, отпускаемых по льготным рецептам;
• улучшает качество жизни своих клиентов, помогая им получать первоклассные медицинские услуги по программам обязательного и добровольного медицинского страхования;
• участвует в популяризации медицинского страхования на территории Российской Федерации.

С 28 февраля 2005 года ОАО СМК  «Югория-Мед» является членом «Межрегионального  Союза Медицинских Страховщиков». Межрегиональный Союз Медицинских  Страховщиков, являющийся единственной профессиональной организацией, представляющей интересы страховых медицинских  организаций всех регионов России. Основной целью Союза является защита интересов своих членов путем объединения и координации совместных усилий, направленных на оптимизацию условий для развития медицинского страхования как составной части медико-социальной защиты граждан Российской Федерации. Являясь членом МСМС, «Югория-Мед» может более эффективно решать поставленные задачи, как в среднесрочной, так и в долгосрочной перспективе. Вхождение в Межрегиональный Союз Медицинских Страховщиков свидетельствует о надежности и высоком профессиональном рейтинге компании.

2.2. Модели и типы  коммуникаций, используемые в данной  компании

Основными элементами коммуникаций в «Югория-Мед»  являются: отправитель, сообщение,  канал и получатель. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности.

Особенностью исследуемой  организации является то, что она имеет специфические функции, вытекающие из названия организации и ее организационно-правовой формы: государственная и некоммерческая.

Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления, решения). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Отправителем будем считать руководителя. На этом этапе отправитель решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы подчиненного, то он четко понимает, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности  работника. В таких случаях он не говорит только хорошо или только плохо, а придерживается дипломатической линии.

На втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, т.е. закодировать ее с помощью символов – слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего -  видеоконференции. Нужно заметить, что в «Югория-Мед» , независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов.

Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, нередко в организации «Югория-Мед»  пользуются двумя - тремя каналами передачи. Так, напримep, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным приказом. Без крайней необходимости многоканальные связи не употребляются, чтобы не увеличивать потоки бумаг. Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

Информация, которая используется в организации для коммуникационного  управления, подразделяется на:

1. базовую, формируемую независимо от конкретной управленческой задачи;
2. текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

1. документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);
2. недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного  управления информация может быть экономическая, организационная, социальная, техническая. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать  разную степень срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе  выбора канала передачи сообщения, а  также степени ее восприятия и  возникновении обратной связи.

Коммуникационные процессы в «Югория-Мед» можно охарактеризовать следующим образом:

1. По субъекту и средствам  коммуникаций больше всего преобладают  межличностные коммуникации, которые  проявляются без помощи технических  средств и информационных технологий. Кроме того, межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими – это самый характерный для такой организации, как «Югория-Мед». При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

2. По форме общения,  коммуникации в организации происходят  при помощи устной речи, то  есть вербальные.

3. По каналам общения,  наряду с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые  можно определить как «вероятностная  цепочка». Этот вид неформальной  коммуникации самый распространенный  для такого типа организаций.

4. По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в  «Югория-Мед»  происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные  коммуникации.

Каждый месяц начальники отделов  в письменном виде докладывают о  проделанной работе руководителю. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.