Управление проектами в туризме

Узагальнюючи, можна зробити висновок, що проект — це діяльність, за якої матеріальні, фінансові та людські ресурси організовано новаторським шляхом для виконання унікальної роботи при обмеженні в часі та витратах, щоб досягти позитивних змін, визначених кількісними та якісними параметрами.

Зв’язок між  головною метою і основними цілями проекту показано на рис.1.1.

Рис. 1.1. Зв’язок між  метою і цілями проекту

 

2. Принципи управління проектами підприємства, їх характеристика

 

Завдання управління проектами - досягти встановлених цілей за показниками обсягів, часу, витрат (бюджету), якості.

Менеджерові проекту  потрібно забезпечити найкращу якість виконання необхідних робіт з  мінімальним бюджетом і в стислі строки. Проте, як бачимо з рис. 1.2, згадані цілі мають різні вектори спрямування, тобто скорочення строків виконання проекту потребує збільшення бюджету за незмінних обсягів і якості, чи навпаки - обмеження бюджету вимагає збільшення строків або ж коригування вимог щодо якості. Тому від природного, але нездійсненного бажання мати за всіма цілями якнайкращі показники знаходять розумний компроміс і обирають прийнятний варіант проекту, адекватний вимогам замовника щодо обсягів і якості, поміркований за строками й економічний за бюджетом. Таким чином, дуже важливими є, по-перше, гармонізація цілей, а по-друге — встановлення пріоритетів (залежно від характеру проекту і вимог замовника), що їх надають цим цілям у ході виконання проекту та виникнення відхилень.

Рис. 1.2. Цілі управління проектами

Наприклад, якщо йдеться  про проект виведення нового туристичного продукту на ринок перед початком сезонного зростання попиту, то пріоритетним, безумовно, є своєчасне завершення проекту, і в разі потреби бюджет може бути збільшено, аби проект не вийшов за встановлені строки. У проекті впровадження системи контролінгу на підприємстві таким пріоритетом може виступати бюджет, якщо кошти підприємства обмежені, а строки впровадження не мають критичного значення і можуть коригуватися. У проекті підготовки літньої бази відпочинку пріоритетними можуть бути і строки, і бюджет, тоді коригуванню підлягатимуть передусім обсяги робіт, тобто може бути прийняте рішення ремонтувати не всі будиночки, а тільки якусь їх частину.

Ці основні цілі проекту  досягаються за допомогою певних процесів управління. У зв’язку із цим виділяють такі підходи, що доповнюють один одного:

• класичний;
• за циклом вирішення проблеми;
• за життєвим циклом проектного менеджменту.

Класичний підхід, запропонований Г.Файолем у 1949 р., включає п’ять основних функцій менеджменту - чотири безпосередніх і одну інтеграційну, що може бути зображено схемою на рис. 1.3.

Рис. 1.3. П’ять функцій менеджменту  за класичним підходом

Він передбачає реалізацію таких функцій у процесі управління здійсненням проектів:

• планування обсягу робіт, необхідних для виконання проекту і досягнення його цілей;
• організацію ресурсів для їх виконання в межах встановленого бюджету і строків;
• впровадження розробленої програми дій;
• контроль за виконанням плану або його коригування в разі необхідності;
• керівництво командою залучених до виконання людей.

Управління  проектом як циклом вирішення проблеми. Дуже часто проект виникає як відповідь на наявні проблеми підприємства. Тоді для його реалізації треба здійснити такі кроки (рис. 1.4):

Рис. 1.4. Кроки реалізації проекту  як циклу вирішення проблеми

Перший  етап — розробка альтернативних рішень (1—5-й кроки).

Другий етап — прийняття рішення (6-й крок).

Третій етап — впровадження (7—10-й кроки).

Часто виконання тих  чи інших завдань тісно переплетене зі стадіями життєвого циклу проектного менеджменту.

Керівники проектів розглядають питання життєвого  циклу по-різному, значною мірою на це впливають характер і особливості того чи іншого проекту, його зміст. Відповідно до одного з найпоширеніших підходів, життєвий цикл розбивають на чотири великі фази:

• формулювання проекту;
• планування;
• здійснення;
• завершення.

Водночас в інформатиці  часто застосовують інший підхід:

• усвідомлення потреби;
• формулювання вимог;
• конструювання системи;
• реалізація;
• апробування;
• обслуговування.

Ще один з можливих підходів до визначення фаз і стадій життєвого циклу проектного менеджменту наведено в табл. 1.1.

Таблиця 1.1

Фази життєвого циклу проектного менеджменту

Фаза життєвого циклу	Стадія	Характеристика	Результат
Зародження	1. Концепція	Компанія, уряд або інша організація визначає потребу в новому продукті	Загальна ідея. Приблизні витрати за проектом коливаються в межах ± 30 %
	2. Вивчення  можливостей	Концепція перевіряється в деталях з метою визначення її реалістичності, життєздатності	Приблизний  обсяг робіт, масштаб витрат, терміни виконання. Приблизні витрати - з коливанням ±  10 %
Зростання	3. Планування	Розробляється план виконання	Необхідні документи  з обсягів та якості. Затверджений бюджет (коливання ± 5 %) і календарний план, ресурсний план
	4. Конструкторська розробка	Розробляються і погоджуються принципова схема, детальне креслення кожного компонента
Зрілість	5. Забезпечення	Уточнюються необхідні матеріали та обладнання	Контроль:
	6. Виробництво  (монтаж)	Продукція виробляється за допомогою матеріалів, устаткування з використанням креслення	обсягів;
			якості;
			витрат;
			використання; ресурсів;
			своєчасності
Завершення	7. Приймання	Кінцевий продукт перевіряється  для встановлення відповідності його вимогам проекту	Завершення  робіт, використання продукту, оцінка отриманих вигод, нагородження та розпуск команди, аудит і підсумкова звітність

 

Узагальнюючи  наведені вище підходи до управління проектом на основі його життєвого циклу, визначимо такі основні фази:

• вибір проекту;
• планування;
• реалізація та контроль;
• завершення.

Розгляньмо кожну з  цих чотирьох фаз.

Вибір проекту. Проекти виникають як наслідок потреб. Увесь процес управління проектом починається тоді, коли існує потреба, яку потрібно задовольнити. На жаль, ми живемо у світі обмежених ресурсів і не можемо реалізовувати проекти для задоволення всіх наших потреб одночасно. Доводиться робити вибір. Одним проектам ми віддаємо перевагу, інші-відкидаємо. Рішення приймаються виходячи з наявності доступних ресурсів і кількості потреб, що їх треба задовольнити, а також беручи до уваги величину витрат на задоволення цих потреб і порівняну важливість задоволення одних потреб та ігнорування інших.

Рішення щодо вибору проектів є дуже важливими, адже цим ми беремо на себе відповідальність за майбутнє. Вони зв’язують наші ресурси  — іноді лише на короткий період, а іноді - на роки. У них закладено те, що економісти називають альтернативною вартістю. Іншими словами, обираючи проект «А», а не проект «Б», ми відмовляємося від тих вигод, які міг би нам дати проект «Б».

Планування. План — це карта подорожі, що підказує, як потрапити з одного пункту в інший. Планування здійснюється протягом усієї тривалості проекту. На самому початку життєвого циклу проекту ми здебільшого маємо неофіційний попередній план — перше уявлення про те, що включатиме в себе проект, якщо ми його підтримаємо. Рішення щодо вибору проекту значною мірою залежить від цього попереднього плану. Як тільки ми вирішили підтримати проект, починається формальне та детальне планування. Визначаються віхи проекту, формулюються завдання та їхня взаємозалежність.

Реалізація  та контроль. Коли складено формальний план, можна розпочинати виконання проекту. При визначеному змісті здійснення — це серцевина проекту, оскільки ми, відповідно до сформульованого плану, спрямовуємо свої зусилля на виконання робіт для задоволення потреб кінцевих користувачів.

Під час здійснення проекту його керівники постійно контролюють хід виконання. Вони зважають на те, що вже зроблено за проектом, оцінюють ступінь реалізації плану і визначають, чи немає великих розбіжностей між запланованим і фактичним виконанням. В управлінні проектами такі розбіжності називають відхиленнями. На жаль, щодо проектної діяльності можна бути абсолютно впевненим у тому, що відхилення неодмінно будуть.

Контроль супроводжується оцінкою, яка служить важливою функцією зворотного зв’язку. Між контролем і оцінкою є, однак, істотні розбіжності.

Контроль полягає в постійному спостереженні за просуванням реалізації проекту, тоді як оцінка ґрунтується на періодичному підбитті проміжних підсумків. Контроль зосереджений на деталях того, що відбувається за проектом, тоді як оцінка більш сконцентрована на загальній картині. За контрольні дії несе відповідальність керівник проекту, оцінка ж зазвичай здійснюється особою чи групою осіб, які не працюють безпосередньо з проектом (для забезпечення об’єктивності).

Ці практичні відмінності між оцінкою і контролем підказують таке визначення оцінки: оцінка - це об’єктивне періодичне підбиття проміжних підсумків для визначення статусу проекту щодо його сформульованих цілей. Оцінки проводять у ході виконання проекту, а також після його завершення. Цілком очевидно, що в цих двох випадках роль оцінки різна.

Проводячи оцінку по ходу виконання проекту, ми можемо використовувати її результати для впливу на подальший перебіг подій.

Завершення. Рано чи пізно, але проекти завершуються. Іноді це завершення буває раптовим і передчасним, як у тих випадках, коли приймається рішення припинити проект до завершення його за графіком. Бажано, однак, щоб завершення проекту було більш природним. Як би там не було, але коли проект закінчується, відповідальність керівника проекту триває, оскільки він повинен виконати різноманітні обов’язки щодо завершення проекту.

Після того, як продукт проекту сконструйований  і впроваджений у життя, він нерідко потребує обслуговування, яке може набувати різних форм: воно може бути пов’язане з налагодженням продукту в процесі експлуатації, зі внесенням у нього дрібних удосконалень, з періодичними випробовуваннями, щоб переконатися в тому, що він продовжує працювати так, як належить. Обслуговування продукту є дуже важливим.

 

Запитання та завдання для самоконтролю

 

1. Що таке проект? Які ознаки відрізняють проекти від інших заходів, планів, програм?
2. Наведіть приклади різних видів проектів.
3. Що таке управління проектами? Чому воно виокремилось у самостійну галузь менеджменту?
4. Які основні цілі управління проектами?
5. Охарактеризуйте стадії життєвого циклу проектного менеджменту. Чим вони відрізняються від життєвого циклу проекту?
6. Досягнення яких цілей повинні забезпечити менеджери цих проектів?
7. Назвіть проекти, які Ви найчастіше здійснюєте у своєму житті чи професійній діяльності.
8. Чи завжди ці проекти завершуються успішно?
9. Які труднощі виникають на шляху досягнення цілей Ваших проектів?
10. Чи може теорія з управління проектами допомогти Вам стати більш успішним менеджером?

 

Тема 2. Формування стратегії управління проектами підприємства

 

1. Місце і функції планування  та контролю в управлінні проектами.
2. Основні завдання розробки стратегії управління проектами туристичного підприємства.