Управление проектами в туризме

Таблиця 8.1

Класифікація підрядних торгів

Класифікаційна ознака	Види торгів
За доступом учасників	відкриті закриті
За способом проведення попереднього добору претендентів організаторами торгів	з попередньою кваліфікацією учасників без попередньої кваліфікації учасників
За участю в торгах іноземних оферентів	з участю іноземного оферента без участі іноземного оферента
За участю оферентів у процедурі торгів і оголошення їхніх результатів	гласні негласні

Компанії, що виявили бажання взяти участь у відкритих торгах, викуповують  в організаторів торгів (тендерного комітету) необхідну для підготовки своїх пропозицій документацію (так звану тендерну документацію). Раніше цю документацію продавали за досить символічну плату — кілька десятків або сотень доларів. Останнім часом організатори торгів у деяких випадках почали піднімати ціну до декількох десятків тисяч доларів, маючи на меті:

1. відшкодувати свої витрати на підготовку тендерної документації (а іноді й проектної, на основі якої розробляється тендерна документація);
2. не дати змоги малопотужним компаніям взяти участь у торгах.

Різновидом відкритих  торгів є торги з попередньою кваліфікацією.

На основі попередньої (досить стислої) інформації, наданої всім компаніям, які бажають взяти участь у торгах, здійснюється «відсікання» від подальшої участі компаній, не досить сильних у фінансовому, технічному, професійному та інших аспектах. На другому етапі до торгів допускаються відібрані компанії з так званого «короткого списку».

Що стосується закритих торгів, то запрошення до участі в них розсилаються організаторами безпосередньо найвідомішим постачальникам, підрядчикам, консультантам, що мають достатній досвід реалізації такого типу проектів. Компанії, що виявили бажання взяти участь у закритих торгах, зазвичай викуповують необхідну для підготовки пропозицій документацію.

Закриті торги проводять  зазвичай під час закупівель дорогого сучасного устаткування з високими технічними характеристиками і на складні будівельно-монтажні роботи, що вимагають високої кваліфікації. Такі торги влаштовують на постачання комплектного устаткування, на підрядні роботи «під ключ», на проведення дослідних і проектних робіт тощо. Можна твердити, що друга фаза відкритих торгів з попередньою кваліфікацією фактично може перетворитися на закриті торги, коли організатори торгів на свій розсуд визначають коло компаній, які можуть подавати свої пропозиції.

Досить рідко застосовують одиничні торги: вони характеризуються наявністю одного оферента (наприклад власника патенту) для проведення спеціальних робіт чи постачань.

Існують також інші класифікації торгів. Залежно від національної приналежності (юрисдикції) учасників їх поділяють на національні (внутрішні) й міжнародні. Якщо торги з якихось причин не відбулися (наприклад, кількість учасників була недостатньою чи виявлені факти порушення правил і процедур), проводяться повторні торги.

Існує також  поняття вторинних торгів. Замовник проекту може провести первинні торги, на підставі яких визначається генеральний підрядчик (постачальник). Далі генеральний підрядчик (постачальник) проводить свої — вторинні — торги, на підставі яких виявляються субпідрядники (субпостачальники). Зазвичай замовник проекту здійснює контроль за проведенням таких вторинних торгів, а іноді бере участь у затвердженні їхніх результатів.

3. Порядок   проведення  підрядних торгів

Організаційна підготовка

Ухвалення рішення про  призначення і час проведення підрядних торгів здійснюється замовником виданням офіційного розпорядницького документа: наказу, постанови, розпорядження і тощо. У цьому документі замовник визначає підрозділ своєї організації, якому доручається виконання функцій організатора торгів, і призначає особу, відповідальну за цю роботу.

Організатором торгів може також виступати будь-яка спеціалізована фірма, що має ліцензію на цей вид діяльності. У такому разі замовник укладає з нею договір, у якому визначаються права й обов’язки сторін і умови виконання ними предмета договору.

Для підготовки та проведення торгів замовник (або організатор торгів) формує тендерний комітет, залучаючи власних фахівців, представників науково-дослідних, проектних, інженерно-консультаційних та інших організацій, окремих консультантів і експертів на підставі укладених з ними договорів відповідно до чинного законодавства.

Організатор торгів або, з його доручення, тендерний комітет  підготовляє і публікує оголошення про торги.

Оголошення про торги  містить:

• найменування замовника й організатора торгів;
• найменування виду торгів і предмета торгів;
• стислу характеристику місця будівництва;
• орієнтовний обсяг і терміни виконання робіт;
• умови виконання договору, необхідність ряду обмежень;
• адреси, терміни, умови придбання та іншу інформацію, необхідну для одержання тендерної документації;
• термін надання оферт.

Оголошення про торги має бути підготовлене за два - шість місяців до терміну подання оферт.

Розробка тендерної  документації

Тендерний комітет визначає конкретний склад, порядок та інші умови підготовки тендерної документації відповідно до доручення замовника або організатора торгів. Тендерна документація поширюється за визначену комітетом плату, при цьому валюту платежу встановлює тендерний комітет.

Тендерна  документація включає, як правило, такі основні розділи:

• запрошення для участі в торгах;
• загальні зведення про обсяг і предмет торгів;
• технічну частину (проектну документацію) і комерційну частину тендерної документації;
• інструкції оферентам;
• форму заявки претендента на участь у торгах;
• умови та порядок проведення торгів;
• проект договору.

Тендерна документація повинна складатися таким чином, щоб усі учасники однаково розуміли інформацію, яка в ній міститься. Конкретний склад, порядок і форми  надання інформації, а також інші умови підготовки тендерної документації можуть уточнюватися тендерним комітетом відповідно до доручення замовника чи організатора торгів.

Попередня кваліфікація претендентів

Попередня кваліфікація проводиться у випадку прийняття  замовником рішення щодо проведення торгів з попередньою кваліфікацією претендентів.

Проведення попередньої кваліфікації дає змогу забезпечити певні гарантії добору можливих претендентів за умов переходу до ринкової економіки. При цьому як претенденти можуть розглядатися: окрема організація, фірма чи консорціум, під чиїм ім’ям подана заявка.

Повідомлення щодо проведення попередньої кваліфікації має бути опубліковане в оголошенні про торги й містити таку інформацію:

• найменування й адреса об’єкта торгів, загальний опис предмета торгів, головні параметри робіт і послуг;
• терміни проходження попередньої кваліфікації, викупу тендерної документації, подання оферт, початку та закінчення робіт;
• стислий опис кредитно-фінансових та інших умов договору;
• системи стандартів, вимірів, офіційна мова;
• короткий опис будівельного майданчика, місцевих ресурсів, природних умов тощо.

Робочим органом, що здійснює процедуру попередньої кваліфікації, є тендерний комітет.

Розробка оферти претендентом

Для участі в торгах претендент повинен подати до тендерного комітету такі документи:

• заявку на участь у підрядних торгах;
• тимчасове поручительство у формі гарантії банку;
• копію платіжного документа, що підтверджує внесення першого задатку;
• довідку про укладені за останні 12 місяців договори із зазначенням основних умов договорів, з переліком субпідрядників, іноземних партнерів, якщо такі є;
• оферту, розроблену відповідно до вимог і умов, визначену в тендерній документації.

Оферта складається  з двох конвертів. У зовнішньому  конверті міститься заявка на участь у торгах, копія платіжного документа, що підтверджує внесення першого  задатку, та внутрішній конверт з пропозиціями претендента-оферента і банківською гарантією.

Оферта має  бути підготовлена і подана до тендерного комітету згідно з вимогами й умовами, визначеними у тендерній документації.

Приймання і  реєстрація оферт

Терміни подачі та розгляду тендерних пропозицій (оферт), час місце розкриття конвертів, а також дату закриття торгів визначає тендерний комітет. Приймання оферти здійснюється секретаріатом тендерного комітету або уповноваженою ним особою з негайною її реєстрацією в спеціальній книзі. При цьому оферентові видається розписка, що підтверджує прийом і реєстрацію його оферти.

Оферент також  має право подати, крім оферти, альтернативну  пропозицію. У процесі приймання  оферти тендерний комітет перевіряє наявність необхідних документів, за винятком тих, що містяться в запечатаному конверті. Якщо в зовнішньому конверті оферти відсутній один із зазначених вище документів, тендерний комітет може прийняти рішення про відмовлення у прийманні оферти.

Прийняття рішення про  відмовлення у прийманні оферти здійснюється на засіданні тендерного комітету й оформлюється протоколом, після чого секретаріат висилає претендентові повідомлення про відмову у прийнятті його оферти до реєстрації з додатком протоколу тендерного комітету.

Забезпечення заявки на участь у торгах

Як уже зазначалося, для участі в торгах претендент подає  до тендерного комітету комплект документів, у тому числі заявку на участь у торгах, і певне забезпечення заявки.

Основним зобов’язанням  сторін у торгах є укладання договору між переможцем і замовником. Усі можливі види забезпечення мають гарантувати саме укладання договору.

Способом забезпечення конкурсної заявки може бути задаток, банківська гарантія, застава або  поручительство. Розгляньмо різні способи забезпечення заявок з погляду ефективності результатів торгів і відповідних витрат, під якими варто розуміти не пряме грошове вираження відповідних витрат, а час і зусилля всіх дійових осіб конкурсного процесу і можливі неприємні наслідки, пов’язані з вибором того чи іншого способу забезпечення. Важливо дотримати обов’язкову умову: забезпечення та його оформлення, по можливості, не повинні містити потенціалу до порушення цивільного законодавства і заважати досягненню головної мети торгів — вибору найкращої сторони майбутнього договору (відповідно до критеріїв, обраних заздалегідь).

Процедура торгів

Підрядні торги на об’єкти, розташовані на території  України, проводяться за місцем перебування  організатора торгів. Датою відкриття торгів є:

• для відкритих торгів — дата офіційної публікації оголошення в засобах масової інформації;
• для закритих торгів — дата розсилання офіційних запрошень учасникам торгів поштою, телефаксом і тощо.

Усі зареєстровані оферти мають бути вчасно доставлені на місце торгів, де перед їх розкриттям тендерний комітет пересвідчується в цілості конвертів.

Секретаріат тендерного комітету розкриває оферти і проводить експертизу внутрішніх конвертів у присутності його повноважного складу, в результаті чого тендерний комітет за допомогою експертів пересвідчується в повноті поданих документів у внутрішньому конверті, а також у відповідності їх основним вимогам тендерної документації.

Якщо подана оферта не відповідає вимогам, що містяться в  тендерній документації, і виправлення  недоліків змінює пропозицію оферента, ця оферта не розглядається, що фіксується у протоколі засідання тендерного комітету.