Управление организацией культурно массовых мероприятий (музыкальных и театральных фестивалей) в г. Санкт-Петербурге

      При подготовке любого вида праздников, в  том числе и региональных, следует  придерживаться определенной последовательности подготовительных работ.

      Первоначально осуществляется постановка цели праздника, формулируются его задачи, и выявляется смысл проведения праздника. Отталкиваясь от идеи, продумывается сюжет программной части праздника и общая схема развития событий и только потом начинается реализация идеи через конкретные детали — выбор и приглашение ведущего, приглашение артистов, подбор конкурсов, выбор площадки, продумывание и изготовление декораций.

      Затем определяются главные условия проведения мероприятия. Определяются сроки и  время проведения праздника (это  могут быть как праздники одного дня, так и более длительные праздники, длящиеся по месяцу), площадки (центральные площади города, парки культуры и отдыха и т.п.) и учреждения (библиотеки, дома культуры, спортклубы, школы и др.), где праздник будет проходить.

      На  данном этапе так же определяется приблизительное количество гостей, и, исходя из этого, ставятся требования к месту проведения праздника. Здесь, прежде всего, имеется в виду оборудование точками общественного питания и розничной торговли, бытовые удобства, при необходимости пункты медицинской помощи.

      Собираясь сделать праздник интересным и необычным, начинать проработку лучше с создания его общей идеи. Отталкиваясь от идеи, вы продумываете сюжет программной части праздника и общую схему развития событий и только потом начинаете реализовывать идею через конкретные вопросы: выбор площадки, приглашение ведущего, продумывание музыкального сопровождения и конкурсов, подбор артистов и изготовление декораций. Если вы решаете прибегнуть к услугам специалистов (компаний – организаторов торжеств), то следующим шагом будет составление для них технического задания, или брифа, с описанием всех требований, задач и условий вашего мероприятия. Сама разработка идеи и сценария праздника, а также поиск исполнителей, займет у такой фирмы около двух недель, включая время на ваше обдумывание и утверждение. Но если у вас совсем не осталось времени, вы можете воспользоваться одним из готовых типовых сценариев, которые обычно есть у таких компаний.

      Кстати, заключая договор с подрядчиком, настоятельно рекомендуется включать в него пункт об условиях возврата денег при отмене мероприятия по вашей инициативе и по инициативе организатора. Это отнюдь не перестраховка. Возможны самые различные ситуации. Например, у вас на завтра запланирован летний праздник под открытым небом, а по прогнозу – гроза с проливным дождем. Если вы включите пункт об условиях возврата денег, то вам удастся отменить праздник и вернуть часть денег. Если такого пункта нет, то вам придется или проводить мероприятие, невзирая на погодные условия, или переносить его, теряя деньги. Так, если отдельно не оговорено другое, организаторы могут вернуть вам около 50 % при отказе от мероприятия за 20-30 дней, 25-30% – при отказе за 7-14 дней, а если вы отменяете праздник за 1-2 дня, то, в лучшем случае, вы можете надеяться на возврат 5-10% вложенной суммы.

      Решить  все основные организационные вопросы  необходимо примерно за три недели до мероприятия. К этому времени  вы должны не только знать, что и  где будет происходить, и иметь  детально проработанный и утвержденный сценарный план, но и подтвердить работу всех основных исполнителей. После чего вы сможете готовить и рассылать приглашения. Кстати, приглашения – это некая точка в подготовке праздника. После этого можно заниматься только доработкой мелких технических деталей – фонограммами, тезисами речей, репризами, детализацией меню, изготовлением декораций и прочей атрибутики праздника. После рассылки приглашений необходимо сохранить заявленные в них условия, особенно время, место и основное содержание праздника.

      Особенности разработки бюджета регионального праздника.

      На  данном этапе планируется бюджет праздника.

      Бюджет  праздника в большинстве случаев  – это итоговая цифра всех расходов, связанных с организацией и проведением. На всякий случай, имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов. Для того чтобы определить, какой бюджет у планируемого праздника, необходимо выяснить суммы гонораров предлагаемых участников, сумму расходов на рекламу и т. д.

      Корпоративный праздник может быть: данью традиции; символом достижения важного рубежа в жизни компании; заменой премии (буквально); признаком заботы и уважения компании к своим работникам; способом сближения сотрудников и улучшения взаимопонимания; опытом совместного бесконфликтного и продуктивного общения; инструментом для снятия внутрикорпоративных конфликтов; методом проявления творческих сил коллектива; известием о переменах и изменениях; механизмом мотивации и укрепления лояльности; инструментом введения новых элементов корпоративной культуры; знакомством с новым руководством, новой политикой, новой идеей компании и др.; демонстрацией успеха или стабильности.

      Планировать проведение праздников имеет смысл  при составлении календаря корпоративных  событий или плана работы с  персоналом на год. Нужно учитывать  эти дополнительные расходы при утверждении годового бюджета. Но если вы только предполагаете сам факт проведения праздника и в годовом бюджете определяете примерную для этого сумму, то все детали заранее запланировать нельзя. Стоимость аренды площадок, работы ресторанов и гонорары артистов в каждом сезоне разные. Например, новогоднее предложение ресторанов и стоимость аренды дворцов на новогодний сезон формируются в октябре и, соответственно, раньше октября вы не сможете ни составить точную смету, ни забронировать помещение.

      Поэтому и утверждение бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого знаменательного события, но и не позже чем за месяц. Конечно, возможно подготовить праздник и за неделю, и даже за один вечер. Но при такой экстремальной организации придется довольствоваться тем, что осталось, и на тех, далеко не выгодных условиях, которые вам предъявят.

      Расходная часть праздничного бюджета может  состоять из следующих частей:

      аренда  площадки;

      украшения зала;

      приглашения (изготовление и расходы по доставке);

      еда и напитки;

      работа  ведущего;

      артисты, шоу-программа, музыкальная аппаратура;

      спецэффекты;

      фото- и видеосъемка;

      транспортные  расходы;

      сувениры  и подарки;

      оплата  услуг компании-организатора.

      Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки, четверть – на аренду, декорации, техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшаяся часть уйдет на организацию шоу-программы, т. е. на артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы и, возможно, на оплату услуг компании – организатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае.

      Организационное обеспечение и контроль проведения праздника

      Особое  внимание следует уделить организационному обеспечению и контролю над проведением праздника.

      При подготовке праздника желательно придерживаться определенного порядка.

      Сначала нужно определить цель и смысл  проведения праздника, его задачи. Потом  – общие условия праздника: день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения, требования к программной части, примерный бюджет праздника. Кроме того, необходимо назначить ответственного за организацию праздника сотрудника, и, если это возможно, наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению любых деталей в этой связи.

      Первым  делом ответственный за мероприятие, должен определить: какие вопросы  он может решить самостоятельно (например, найти «площадку» – место для  проведения праздника); что целесообразно выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т. д.).

      Существует  несколько типов организаторов, действующих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и иных праздников.

      Специализированные  компании – организаторы торжеств.

      Среди них есть и фирмы, готовящие праздник «под ключ» и организации, выполняющие  лишь часть работ (например, подбор площадки, плюс шоу-программа, плюс кейтеринг). Кроме того, некоторые компании специализируются на каких-то видах мероприятий (например, преимущественно организуют свадьбы).

      Компании, работающие «под ключ», могут взять  на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению праздника – от разработки оригинальной концепции, печати приглашений и аренды помещения до координации выступлений артистов и развозки гостей по домам. Это очень удобно, но никто не заставит вас покупать непременно все услуги, вы можете выбрать только то, что не в состоянии организовать сами.

      Фирмы, профессионально занимающиеся проведением  мероприятий, как правило, имеют  в своем штате (или на условиях подряда) специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов и т. д. Кроме того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами и т. д. Так, например, работая с вами над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить вам на выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, рассказать об особенностях их работы, предоставить их фотографии, видеоматериалы и дать свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.

      Услуги  таких компаний-организаторов обычно оцениваются в размере 10-15 % от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить фиксированную сумму – это может быть и 0-900, и 00-4000, и даже более, в зависимости от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании.

      Кстати, разработка концепции праздника (идеи и оригинального сценария) практически  всегда оплачивается отдельно, а если приглашать к разработке какого-нибудь известного шоумена, то сценарий может стоить намного больше.

      Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые  и тренинговые компании и т.д. могут быть прекрасными организаторами в своей основной сфере деятельности, но в области проведения корпоративных  праздников они, как правило, исполняют  функцию посредников, передавая заказ стороннему организатору и контролируя его работу.

      С одной стороны, это лишнее звено  в цепи, что увеличивает и сроки  исполнения работ, и затраты. Но, с  другой стороны, бывают случаи, когда  их привлечение оправданно. Например, если предстоящий праздник тесно связан с вашей рекламной кампанией, то имеет смысл поручить его разработку «своему» рекламному агентству.

      Продюсеры и продюсерские центры многие путают с организаторами массовых мероприятий. А смыслом работы продюсера является не организация праздников, а создание, продвижение и продажа творческих проектов, таких, как музыкальные коллективы, спектакли, шоу-постановки и так далее.

      Арт-менеджеры  работают в клубах и ресторанах. Их основная задача – создание тематических сезонных и вечерних (пятничных и субботних) программ. И хотя эти программы тоже развлекательные, они имеют свои особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и, что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними столиками. Развлекательная программа проходит фоном, и, конечно же, в ней отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в основном рассчитаны на аудиторию определенного возраста, следовательно, и артисты, и развлечения, и ведущие, в ней задействованные, – соответствующие. Часто исполнители, предлагаемые арт-менеджерами, очень соблазнительны по цене, но это просто артисты, с которыми обычно работает этот ресторан или клуб, а это вовсе не означает, что они вам подходит.

      Но  если по каким-то причинам вам подходит клубная или ресторанная программа со всеми ее особенностями, вы вполне можете заказать ее организацию у Арт-менеджеры забронированного вами заведения.

      Артисты и ведущие часто предлагают поручить им организацию всего мероприятия. Конечно, зная лично какого-то конкретного человека, вы можете испытывать к нему определенное доверие. Но, во-первых, вы ставите себя в зависимость от его основной профессиональной деятельности, которая может помешать ему работать на вас в полную силу. Во-вторых, случись что с вашим доверителем, его некому будет заменить или подстраховать, в отличие от работы с компанией-организатором. В третьих, и это самое главное, каким бы хорошим ни был, например, ведущий, он привык наблюдать за происходящим на празднике со сцены, и его опыт вряд ли сослужит вам хорошую службу, скажем, в случае проблем с арендой помещения или с заказом корпоративных подарков.