Современные отечественные и зарубежные технологии создания выставок и экспозиций

- риск переноса сроков выставки. Экспоненту необходимо всегда учитывать возможность переноса сроков выставки, а также отмену ее проведения.[7]

Риски второго приоритета

Общий риск данного этапа выставочных работ  сводится к недополучению необходимого внимания аудитории из-за неэффективной маркетинговой кампании и ошибок подготовительных организационных работ.

Отсюда  можно выделить характерные ошибки, приводящие к снижению рентабельности проекта.

- риск недостаточного изучения и определения целевой группы посетителей заслуживает особого упоминания, если компания не считает нужным заниматься привлечением на свой стенд необходимых именно ей клиентов, полагая, что это обязанность организаторов выставки.

- риск неправильного установления целей рекламной кампании сводится к тому, что рекламная акция направлена не на ту группу потенциальных посетителей и с небольшой долей вероятности может называться эффективной.

- риск неправильного выбора рекламного канала касается выбора тех форм коммуникаций, которые в силу своей специфики не могут привлечь к себе в полной мере внимание потенциальной аудитории.

- риск недостаточной / избыточной рекламы. Реклама экспонента рискует оказаться недостаточной или избыточной по интенсивности, объему, частоте доведения ее в различных формах до объекта воздействия.

- риск отклонения фактической стоимости выполненных работ от плановой заключается в увеличении цен на ресурсы на последующих стадиях проекта выше уровня, который прогнозировался при составлении сметы.

- риск неправильного описания этапов выставочных работ, требований к ним и их взаимосвязям сводится к ошибочному определению характеристик выставочных работ.

- риск неправильной оценки продолжительности работ (детализация этапов) заключается в неверном временном планировании отдельных выставочных этапов.[7]

- риск невыдерживания сроков этапов (длительность этапа) предполагает нарушение временных границ подготовительной деятельности.

- риск неправильного определения стоимости каждого этапа проекта (бюджет этапа) означает ошибочное планирование бюджета и, как следствие, неверное определение затрат на финансирование проекта.

- риск несоблюдения сроков выполнения контрагентами текущих договорных обязательств выражается во вхождении в договорные отношения с контрагентами, не обеспечивающими надлежащую им работу в установленные сроки.

- риск выплаты надбавок за срочность выполнения работ связан с удорожанием заказов, которые компания может оказаться вынужденной разместить у альтернативных контрагентов, нагоняя график проекта.

Риски третьего приоритета

К рискам заключительной группы относятся риски, связанные с привлечением и обслуживанием  посетителей непосредственно во время прохождения выставки.

К рискам данной группы следует отнести риски, связанные с оформлением выставочной  экспозиции, первоочередная задача которой  достаточно очевидна – остановить внимание целевой аудитории. Если выставочный  стенд будет привлекать внимание каждого посетителя, то выставочному персоналу придется много работать для того, чтобы отделить квалифицированных  посетителей от неквалифицированных. В противном случае, если посетители будут игнорировать стенд, то целесообразность участия отсутствует.[7]

Таким образом, получаем три группы приоритетов  с общим перечнем рисков, характеризующий  их отрицательное влияние на результат. Важную роль в снижении рисков выставочного проекта играет приобретение дополнительной информации, поскольку этот процесс предполагает получение, переработку и практическое использование разного рода информации. Как показывает практика, решение об участии в выставке принимается в условиях, когда результаты не определены и информация ограничена. Отсутствие полной информации является одним из существенных факторов риска, и принятие решений в условиях неполной информации служит источником дополнительных финансовых и других потерь, следовательно, недополучения прибыли. Следовательно, цель приобретения дополнительной информации – уточнение некоторых параметров проекта, повышение уровня надежности и достоверности исходной информации, что позволяет снизить вероятность принятия неэффективного решения. В рамках успешного управления рисками выставочного проекта информация о рисках выставочной деятельности может поступить от одних участников проекта к другим в форме наиболее вероятных оценок проектных параметров. Как подчеркнуто выше, полезно посмотреть на выбранную выставку и в качестве посетителя, чтобы получить непосредственное впечатление, например в случае опоздания подачи заявки на участие или неуверенности в целесообразности участия. В этом случае можно увидеть и познать на опыте, как представлены участники и, соответственно, конкуренты (размер стенда, затраты на оформление стенда, показ товара) и как ведут себя посетители (наплывы в определенные дни, продолжительность пребывания на стендах). Можно также узнать, есть ли уже на выставке те, кто предлагает схожую продукцию, и какие аргументы приводят они посетителям. Затраты в любом случае будут ниже, чем те деньги, которые пришлось бы заплатить за участие, приняв хотя бы одно неправильное решение. Следовательно, чем полнее информация, тем больше предпосылок сделать свое участие более эффективным и снизить риск.[7]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Современные методы создания и проектирования выставок и экспозиций

 

В современных условиях, когда для  музеев нередко бывает затруднительно создание масштабных дорогостоящих  стационарных экспозиций, особое значение приобретает организация мобильных, динамичных и не очень дорогостоящих выставок. Они позволяют оперативно реагировать на потребности момента, оперативно вводить в научный оборот в специфически музейной форме результаты научных исследований сотрудников музея, увеличивают число доступных для широкого зрителя музейных предметов из фондов, позволяют показывать предметы из своего и других музеев в различных сочетаниях и контекстах, под разным углом зрения, таким образом увеличивая число возникающих смыслов, расширяя информационное поле каждого предмета и в целом - расширяя возможности музейной коммуникации. Во многих музеях система взаимосвязанных выставок в значительной степени заменяет основную экспозицию. Вопрос о разнице между экспозицией и выставкой ставился музееведами давно, но, как правило, подчеркивалась вторичность, второстепенность, временность выставки по отношению к "основной", "стационарной", "постоянной" экспозицией музея. В определенный период авторы трудов по музееведению вообще относили выставку не к экспозиционной, а к "массовой" работе музеев1. В последнее время в связи с описанными процессами этот подход подвергся пересмотру. В изданной в 1997 г. книге Н.В. Мазного, Т.П. Полякова, Э.А. Шулеповой "Музейная выставка: история, проблемы, перспективы" впервые были подробно рассмотрены природа, история, специфические особенности музейной выставки. Авторы книги делают вывод: "не существует абсолютных критериев, позволяющих четко разграничить выставочно-музейные и чисто музейные экспозиции" и считают, что "выставка может восприниматься как универсальная форма экспозиционной деятельности, способная осуществлять помимо своих собственных еще и практически все специфические функции основной экспозиции музея".[5]

Единого и абсолютного критерия отличия музейной экспозиции от музейной выставки сегодня нет, вернее, нет  жесткой грани, отделяющей одно от другого. Тем не менее на повседневном практическом уровне в большинстве случаев любой музейный сотрудник это отличие понимает.

Сегодня ряд отечественных выставочных операторов – это бизнес-структуры, сложившиеся исторически в результате сращивания в одну организацию нескольких составляющих, необходимых для подготовки выставок: 

- владельцев бренда и носителей ноу-хау экспо-проекта;

- обладателей экспо-, PR-, IT- и других технологий, а также хозяев материальных экспоресурсов;

- отраслевых союзов и промышленных ассоциаций.

Такие интегрированные экспокомпании недостаточно динамичны, непроизводительны, недешевы и громоздки, узкоспециализированны. Отчасти из-за этого на российском выставочном рынке господствуют высокие цены при среднем качестве экспоуслуг, наросло немало «лишних» выставочных структур. Но времена меняются. Число выставочных операторов у нас сокращается. Цены на экспоуслуги все больше регулируются конкуренцией. Они уже стабилизировались и вот-вот пойдут вниз. На отечественный экспорынок приходят иностранные конкуренты. Поэтому сегодня российские выставочники вынуждены думать о рационализации структуры своего бизнеса, осваивать новые методы управления, а также искать пути снижения издержек и экономить.

Для принятия адекватных мер и верных управленческих решений экспоменеджерам необходимо сконцентрироваться на специфике выставочной деятельности и правильно расставить приоритеты, ибо экспобизнес (в отличие от других форм деловой активности в сфере услуг) имеет ряд особенностей.

1. Цикличность – работа выставочной  компании делится на два неравных  периода: 

- подготовка выставки (несколько месяцев);

- проведение выставки (несколько дней).

2. Неравномерно распределенная  во времени нагрузка на персонал.

3. Концентрация значительных человеческих  и материальных ресурсов непосредственно  для проведения выставки.

В период организации и по ходу выставки экспокомпаниям приходится обеспечивать решение широкого круга разноплановых и разноуровневых задач. 

1. Формирование экспозиции:

- активный поиск и переговоры с клиентами;

- заключение контрактов;

- ведение баз данных клиентов.

2. Застройка выставочных павильонов:

- переговоры с заказчиком по вопросам оснащения экспостендов;

- компьютерная разработка планов экспозиций;

- монтаж-разборка стендов.

3. Международные проекты:

- работа с иностранными отраслевыми объединениями, агентами, коллективными организаторами и зарубежными компаниями – потенциальными экспонентами; 

- заключение контрактов, агентских договоров и бартерных соглашений с иностранцами; 

- проведение национальных коллективных экспозиций; 

- размещение рекламы в иностранных специализированных изданиях.

4. Рекламные и PR-проекты, коммуникационный менеджмент:

- разработка и реализация рекламной кампании;

- подготовка и издание каталога выставки;

- работа со СМИ;[1]

- дизайн и верстка макетов для рекламной полиграфии; 

- оказание рекламно-информационных услуг экспонентам.

5. Коммуникационный менеджмент:

- формирование общественного мнения о выставке в отрасли и экспосообществе;

- составление пресс-релизов, рекламных текстов, материалов для размещения на сайте, аналитических статей;

- обеспечение поддержки и патронажа.

6. Маркетинговые и промоутерные акции:

- почтовые рассылки;

- работа на смежных и конкурентных выставках;

- привлечение корпоративных клиентов;

- распространение рекламной и сувенирной продукции; 
— интернет-маркетинг.

7. IT-проекты:

- обслуживание компьютерного парка и локальной сети;

- администрирование сайта и информационных систем;

- разработка и внедрение специального программного продукта;

8. Организационные и сопутствующие вопросы:

- расселение иногородних экспонентов и посетителей;

- визовая поддержка иностранных клиентов;

- решение вопросов с таможней;-

- оказание транспортных услуг.

9. Официальные и презентационные  мероприятия: 

- церемония открытия выставки;

- тематические лекции, семинары, деловые встречи, совещания, круглые столы, конференции;

- конкурсы и наградная компания;

- шоу-программы.[1]

10. Сбор и анализ статистических  данных выставки (выставочный аудит).

11. Общие вопросы:

- бухгалтерский и налоговый учет;

- юридическая служба; 

- HR;

- охрана и уборка.

Не осилить этот объем работ  своими силами ни одному устроителю![1]

Российские организаторы выставок ведут сегодня бизнес в условиях насыщения отечественного рынка  экспоуслуг и роста конкуренции. Это ставит экспоменеджеров перед необходимостью овладения современными технологиями управления для выбора путей повышения конкурентоспособности своих выставок и способов снижения затрат, связанных с деятельностью своих компаний. Возможны как внутренние решения, подразумевающие повышение эффективности деятельности всей фирмы или отдельных ее сотрудников, так и внешние средства, предусматривающие привлечение субподрядчиков.