Рабочее место секретаря

конструктивных  особенностей  (размер  ПЭВМ,  клавиатуры  и  др.),  характера

выполняемой работы. 

высота рабочей  поверхности должна регулироваться в пределах 680  -  800  мм;

при отсутствии такой возможности высота  рабочей  поверхности  стола  должна

составлять 725 мм. 

рабочий  стол  должен  иметь  пространство  для   подставки   ног,   которое

составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне  колен  -  не менее

450 мм и на  уровне вытянутых ног - не менее  650 мм. 

конструкция  рабочего  стула  (кресла)  должна   поддерживать   рациональную

рабочую позу при  работе с ПЭВМ, позволяет изменять  позу  с  целью  снижения

статистического  напряжения  мышц  шейно-плечевой  области   и   спины   для

предупреждения  утомления. 

рабочий стул (кресло)  должен  быть  поъемно-поворотным  и  регулируемый  по

высоте и углам  наклона сиденья  и  спинки,  а  также  расстоянию  спинки  от

переднего края сиденья. 

поверхность сиденья, спинки и других элементов стула  (кресла)  должна  быть

полумягкой  с  нескользящим,   не   электризующимся   и   воздухопроницаемым

покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений. 

 клавиатуру  компьютера лучше всего располагать  на расстоянии 10 - 15  мм  от

края  стола,  тогда  запястье  рук  будут  опираться  на  стол.   Желательно

приобрести специальную  подкладку  под  запястье,  которая,  как  утверждают

медики, поможет  избежать болезни костей. 

для  эффективного   использования   манипулятора   типа   «мышь»   необходим

специальный  «коврик»  -  планшет.   Коврик-планшет   должен   удовлетворять

основным критериям: во-первых, хорошо держаться на  поверхности  стола,  во-

вторых, материал верхней поверхности планшета  должен  обеспечивать  хорошее

сцепление с  шариком, но не затруднять движения мыши. 

центр  экрана  монитора  должен  находиться  примерно  на  уровне  глаз,   а

расстояние между  глазами и плоскостью экрана составлять не  менее  40  -  50

см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран. 

по отношению  к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди. 

от яркого  света  следует  защититься  плотными  шторами  на  окнах.  Однако

смотреть на экран монитора в  полной  темноте  не  рекомендуется,  необходим

дополнительный  источник   рассеянного   света   (можно   включить   люстру,

настольную лампу). 

    Рабочий  стол  секретаря  и  стол  для  ПК  лучше  располагать   ближе  к

естественным  источникам освещения, т.к. секретарю  приходится по  роду  своих

обязанностей много работать с документами. 

    Кресло  для работы секретаря должно  по размерам соответствовать  рабочему

столу. Лучше  всего  использовать  вертящееся  кресло  на  колесиках,  высоту

которого можно  регулировать. Это позволит секретарю  быстро переключаться  от

работы с техникой к работе с документами  или  с  посетителями,  т.е.  будет

отвечать практическим задачам работы секретаря. 

    Тумбы  для столов, включая и выкатные, имеют  комплект  взаимозаменяемых

выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего  рабочего

стола, придав каждому  из  них  определенные  функции.  Например,  выделяются

ящики  для  бумаги  и  канцелярских  принадлежностей;  рабочих   документов-

справочников, каталогов  и др.; папок с текущими документами  и  завершенными

работами; папок  с контролируемыми материалами; личных вещей. 

    Все  служебные документы  в   процессе  работы  должны  лежать  следующим

образом: поступившие  и необходимые постоянно - на рабочей  плоскости  стола;

используемые  периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих  плоскостях

приставок и  в шкафах. Каждое движение документа  из стола или в  стол  должно

быть проконтролировано;  все  отработанные  документы  должны  находится  на

строго определенном месте; надо уметь  по  индексации  определять,  в  каком

ящике  или  папке  находится  нужный  документ;  все  вкладываемые  в  папки

документы необходимо сразу же  индексировать  в  соответствии  с  планом  их

временного хранения. 

Оснащение и оборудование рабочих  мест 
 

    На  эффективность труда решающее  влияние оказывает оснащение рабочих

мест  техническими  средствами  для   выполнения   различных   обязанностей,

средствами связи  и служебной мебелью - так называемая оргтехника. 

    Выделяют  следующие виды (классы) средств  труда: 

средства составления документов: пишущие машинки (ручные  и  электрические),

диктофоны,   средства   копирования   и   размножения   документов,    ручки

автоматические, карандаши; 

средства  обработки  и  оформления  документов:  резальное,  скрепляющее   и

склеивающее  оборудование   и   материалы,   адресовальные   и   штемпельные

устройства, машины для нанесения защитных покрытий; 

средства хранения и группировки документов: средства  скрепления  документов

(сшиватели,  специальные  папки  с   зажимами),   разного   рода   картотеки,

специальные шкафы  и стеллажи для хранения  документов,  чертежей,  магнитных

лент, машины для  уничтожения ненужных документов; 

средства  выполнения  вычислительных  операций:  счетно-справочные  линейки,

микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ; 

средства  обеспечения  оперативной  связи:  телефонная  связь,   радиосвязь,

директорские  коммутаторы, позволяющие вести  разговор  (проводить  совещания)

с  несколькими  абонентами   одновременно,   концентраторы,   автоответчики,

двусторонняя  радиотелефонная поисковая связь  и др.; 

специальная служебная  мебель: мебель  и  оборудование  для  рабочих  мест  в

служебных помещениях. 

    При  выборе необходимых средств оргтехники  следует  иметь  в  виду,  что

приобретение  и использование  оргтехники  -  не  самоцель,  а  средство  для

повышения оперативности  выполнения и  снижения  трудоемкости  управленческих

работ,  а  также  решение  ряда  социальных  проблем  управленческого  труда

(снижение доли  затрат на выполнение рутинных  операций,  средство  мотивации

труда, престижности работ и др.). Поэтому  прежде  чем  выбрать  и  закупить

средства технического оснащения, надо проанализировать реальные  потребности

в том или  ином средстве и оценить преимущества его применения. 

    При  выборе конкретного образца оснащения  необходимо учитывать  характер

выполняемых операций, объем  и  трудоемкость  работ,  служебные  взаимосвязи

между отдельными работниками и  различными  службами.  Следует  выбрать  тот

вариант, который позволяет выполнять работу более экономично. 

    Решая  проблему выбора тех или иных  средств оргтехники, целесообразность

их внедрения  в процессы  труда,  учитывают  не  только  преимущества,  но  и

издержки*. 

    В  состав рабочего места секретаря  обязательно должны  входить шкафы для

документов и  справочной литературы. В целях экономии  рабочего  пространства

такие шкафы  могут  размещаться  на  стене  или  перегородке  около  рабочего

стола. Шкаф для  документов в целях обеспечения  сохранности последних  должен

запираться на ключ. В том случае, если у  секретаря  хранятся  и  документы,

составляющие  коммерческую  тайну,  лучше  оборудовать  его  рабочее   место

специальным сейфом для документов. 

    Полки   для  канцелярских   принадлежностей,   телефона,   также   лучше

закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе  больше  пространства

для работы. 

    Желательно  оснастить рабочее место секретаря   специальным  переговорным

устройством, которое  позволит секретарю,  не  входя  лишний  раз  в  кабинет

руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию. 

    В  состав рабочего места секретаря  должны входить три зоны:  основная  -

стол с приставками; вспомогательная -  комбинированные  шкафы;  обслуживания

посетителей. 

    Общая  площадь рабочего места должна быть в пределах 12 -  16  кв.м.  По

мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это  визитная  карточка

учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда.  Эта

зона должна быть продуманной и уютной.  Если  посетителя  по  тем  или  иным

причинам сразу  не может принять руководитель, то  посетитель  должен  удобно

сесть, его должен  окружать  красивый  цветовой  и  световой  художественный

ансамбль, включающий окраску  помещения  ,  источники  света  и  озеленение.

Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря  должен

быть  журнальный  столик  и  одно-два  удобных  кресла.  На  столик  следует

положить свежие газеты  и  журналы,  чистую  бумагу,  карандаши  или  ручки.

Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком  много  места

и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме. 

    Именно  поэтому специалист не  рекомендуют   ставить  в  приемной  мягкую

мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и  деформируется. В то  же

время использование  стульев и обычных столиков на колесиках позволит  быстро

изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату  для  совещаний

и т.п. 

    В  том случае, если в  фирме   нет  специального  гардероба,  в  приемной

должна быть или вешалка, или  шкаф  для  одежды,  где  посетители  могли  бы

повесить верхнюю  одежду. 

    Для  зрительного комфорта  и  общего  впечатления  от  приемной  большое

значение  имеет  и  ее  эстетическое  оформление.  Прежде  всего,   следует,