Рабочее место секретаря

                                    План

Введение    3

Планировка рабочего места    5

Оснащение и  оборудование рабочих мест   12

Условия труда    16

Освещение   19

Влияния микроклимата и шумовых эффектов.     23

Психофизиологические  условия труда      29

Вывод 31 

Введение 
 

    Приемная  офиса - это центр работы фирмы,  ее сердце. Самый талантливый  и

умный руководитель не сможет справиться с работой, если  плохо  организована

работа приемной. Главное же лицо  в  приемной  -  это  секретарь.  Все  чаще

должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера. 

    Качество  работы приемной  напрямую  связано   с  грамотной  организацией

внутрифирменного  пространства в целом и пространства приемной  в  частности.

От того, где  расположена  приемная,  как  она  оснащена,  каков  дизайн  ее

интерьеров зависит  и скорость решения вопросов и  общее впечатление от  фирмы

у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу. 

    Современный   офис  должен  отвечать  требованиям   экономичности,   что

особенно важно  при высоких ценах на  офисную  площадь,  высокой  технической

оснащенности, органичного  дизайна и безопасности с точки  зрения  как  защиты

информации, так  и  личной  безопасности  сотрудников  фирмы.  Именно  потому

вопросы организации  офисного  пространства сейчас  волнуют всех  думающих

руководителей. 

    Тесный,  темный,  плохо  оборудованный   «предбанник»  перед   кабинетом

руководителя  сразу представит фирму  в  невыгодном  свете  перед  возможными

ценными клиентами. 

    Кроме  того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения

соответствующего  оборудования  рабочего  места  секретаря,  для  документов

текущего делопроизводства,  справочно-информационной  литературы,  рекламных

изданий, для  необходимой конторской  техники  и,  конечно,  для  посетителей

фирмы. 

    Большое   значение  имеет  рациональная   организация   рабочего   места

секретаря. Для  этого  вначале  надо  уточнить  и  выявить  основные  функции

секретаря,  информационные  связи,   распорядок   рабочего   дня,   перечень

материалов, которые  должен  он  иметь.  Затем  выбрать  мебель,  инвентарь,

технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности. 

Планировка  рабочего места 
 

    Рациональный  ее вариант предполагает размещение 1СТВ и предметов  труда

в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов.  Их  принято

называть рабочими зонами. 

    Рабочая   зона  —  пространство  на   стационарном   рабочем   места   в

горизонтальной  или вертикальной плоскостях, в  делах  которых  работник,  не

перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную. 

    Нормальная  рабочая  зона  в  горизонтальной  плоскости  ограничивается

воображаемой  дугой,  очерчиваемой  концами  пальцев  правой  и  левой  рук,

согнутых в  локтевом  суставе  при  свободно  опущенном  плече.  Такая  зона

занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм  в  глубину.  Здесь  располагаются

наиболее  часто  используемые  средства  и  предметы  труда  и   выполняется

основная работа. 

    Максимальная  рабочая зона  в  горизонтальной  плоскости  ограничивается

воображаемой  дугой, очерчиваемой концами  пальцев  полностью  вытянутой  руки

человека. В этой  зоне (работник действует вытянутыми руками)  располагаются

средства труда, используемые  реже.  Взаимоперекрываемая  при  этом  площадь

(для двух  рук) определяется около 1500 мм  по фронту  и  500  мм  в   глубину.

Обычно габариты стола принимаются несколько  большими, чем максимальная  зона

досягаемости. 

    В  вертикальной плоскости различают  пять зон: нижняя неудобная  зона  (до

750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм);  удобная  (от  925

до 1675 мм); верхняя  в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя  неудобная  (от

1925 мм и выше). 

    Основное  требование, предъявляемое к рациональной  планировке  рабочего

места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и  предметов  труда  и

сокращение физических  усилий  работника.  Для  этого  необходимо  соблюдать

следующие правила: 

на рабочей  поверхности стола не должно быть ничего лишнего; 

каждый  предмет  и  средство  труда  должны  иметь  свое  место,   поскольку

беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени.  В

зарубежной практике используется закон «свободного  стола»:  на  столе  может

находиться лишь одна работа с необходимыми для нее  документами и  средствами

труда, все остальное  должно быть внутри стола; 

канцелярские  принадлежности  (карандаши,  ручки,  скрепки  и  т.п.)  следует

хранить в ящике  стола со специальными разделителями; 

все средства коммуникационной  техники  (телефон  и  др.)  надо  располагать

слева или на специальной подставке, чтобы можно  было пользоваться ими  левой

рукой, оставляя правую свободной для работы; 

документы, с  которыми работает секретарь, помещаются в зоне,  обеспечивающей

их обзор, для  обработанных документов целесообразно иметь специальные  лотки

или отделения  в ящике; 

документы  и  средства  труда  располагаются   так,   чтобы   обеспечивалась

наилучшая последовательность выполнения работы; 

движения  работника  должны  быть  оптимальными,  т.е.  более  короткими   и

экономными с  позиций затрат времени и сил. 

    Организация   рабочего  места  секретаря   с  учетом  требований  научной

организации труда  к  его  планировке  и  обслуживанию,  а  также  с  учетом

требований  и  возможностей  использования  современной  оргтехники,  к  его

оборудованию  и оснащению является необходимым  условием  достижения  высокой

эффективности, оперативности и качества труда, сохранения  работоспособности

в  течение  всего  рабочего   дня,   обеспечения   действительно   полезного

секретарского обслуживания. 

    Рабочее  место секретаря является важной  ячейкой  организации  трудового

процесса в  учреждении. Поскольку секретарь - «лицо  учреждения»,  то  и  его

рабочее место  должно  быть  образцом  правильной  организации,  показателем

высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее  место  секретаря,

нередко судят  о работе всего учреждения. 

    Планировка  рабочего  места  секретаря   должна  обеспечить  максимальные

удобства при  выполнении возложенных на него обязанностей и  в  то  же  время

отвечать требованиям  экономии площади помещения: 

рабочее место  секретаря в приемной обычно располагается  рядом  с  кабинетом

руководителя, в  центре комнаты, недалеко от дверей в  кабинет  и  так,  чтобы

легко можно  было видеть всех входящих; 

в  помещении  приемной  должны  находиться  только   предметы,   требующиеся

секретарю и  другим сотрудникам непосредственно  в процессе работы; 

мебель для  посетителей должна  находиться  в  зоне,  хорошо  просматриваемой

секретарем, удобной  для ее размещения. 

      Большую  часть  рабочего  времени  секретарь  работает  сидя,  а  это

утомляет,  поэтому  он  должен  иметь  возможность  удобно  вытянуть   ноги,

свободно вставать,  менять  позу  для  письма,  работы  на  пишущей  машине,

чтения. 

    Рабочее место секретаря -  это,  прежде  всего удобный и достаточно

просторный рабочий  стол. Специалисты рекомендуют использовать  универсальный

стол, за которым  можно работать  с  документами,  а  также  вести  беседу  с

посетителями.  Для  этих  целей   лучше   всего   подойдет   стол,   который

непосредственно  перед  сидящим  человеком  уже,   чем   по   бокам.   Такая

конструкция  позволяет  иметь  достаточно  места  на  столе  для  размещения

находящихся  в  работе  документов  и  в  то  же  время   вести   беседу   с

посетителями. 

    Его  плоскость мысленно делят на  два поля. В левом кроме текущей   работы

и  связанных  с  ней   документов   располагают   телефонное   оборудование,

настольную лампу, канцелярский прибор, лоток  с  входящими  документами.  На

правом поле стола размещают лоток с исполненными  документами  и  письменные

принадлежности. Здесь же ставят  лоток с документами, которые  надо  подшить

в дело. 

    Все  орудия труда размещают на  плоскости стола в пределах 160 х 160  см,

что позволяет взять  их  рукой,  не  вставая.  Каждому  предмету  выделяется

определенное  место,  те  или   иные   предметы   располагаются   комплексно

(например, ручки  и блокноты  для  записи  телефонных  переговоров  размещают

рядом   с   телефонными   аппаратами).   Следует   разделять    канцелярские

принадлежности, имеющие разное назначение. 

    Помимо  рабочего  стола,  лучше   использовать   отдельный   стол   для

персонального  компьютера.  Такие   рабочие   столы   предполагают   удобное

размещение дисплея, клавиатуры и  процессора,  а  также  сканера,  принтера,

модема и др. 

    При  этом стол для ПК лучше размещать  таким образом, чтобы экран  дисплея

был  развернут  в  противоположную  от  посетителей  сторону.  Это  позволит

защитить конфиденциальную информацию,  которая  может  находится  на  экране

дисплея в момент прихода неожиданного посетителя. 

    А  теперь немного общих требований  к организации и оборудованию  рабочих

мест с ПЭВМ. 

конструкция рабочего стола должна  обеспечивать  оптимальное  размещение  на

рабочей поверхности  используемого оборудования с  учетом  его  количества  и