Организация работы менеджера туристического комплекса

3.5. Департменталізація

Департменталізація - процес розподілу різноманітних видів діяльності і ресурсів у логічні виробничі одиниці для виконання визначених організаційних задач. У зв'язку з цим виділяють такі напрямки діяльності менеджерів в області депарменталізації.

Функціональна департменталізація - це процес поділу на групи видів діяльності і ресурсів усередині фірми таким чином, щоб службовці, що виконують однакові або подібні види діяльності, були об'єднані в один відділ. Групи видів діяльності в цьому випадку зосереджуються на основних функціях бізнесу. У типовому виробничому бізнесі відділи звичайно затверджуються для того, щоб виконувати виробничі, фінансові і маркетингові функції. У туристській фірмі це можуть бути відділи реклами й інформації, фінансовий, збуту (реалізації путівок) і т.д.

Функціональна департменталізація є найбільше узвичаєним підходом для розподілу видів діяльності і ресурсів по групах. Це особливо широко поширено серед дрібних організацій. Основні переваги функціональної департменталізації:

• зосередження на одній функціональній області стимулює становлення що служать як спеціалістів у своїй справі;
• спостереження і координація спрощуються, оскільки менеджеру необхідно пам'ятати й інтегрувати тільки вузьке коло функціональних видів майстерності;
• функціональна департменталізація добре підходить до стабільних ситуацій.

У той же час функціональна  департменталізація володіє і декількома хибами:

• службовці прогаюють із виду цілі організації, тому що вони концентрують увагу лише на своєму відділі і своїй спеціалізації;
• термін для прийняття загальних рішень збільшується через необхідність прийняття рішень у кожній функціональній області;
• виникають конфлікти між вузькими спеціалістами різних функціональних відділів;
• можуть виникнути «проблемні місця» при переході роботи від одного відділу до іншого.

Особливе значення функціональної департменталізації складається в тому, що вона є, мабуть, основним базисом для підприємств, що займаються бізнесом. Альтернативний тип департменталізації, виникає по мірі росту виробництва, розвитку фірми, продукції і послуг, називається департменталізацією по продукту.

Департменталізація  по продукту - процес поділу по групах видів діяльності і ресурсів у залежності від типів продукції, що продає компанія. Стосовно до туризму це може бути, наприклад, лижний тур або оригінальна екскурсійна програма і т.п.

Департменталізація по продукту має ряд переваг. Продукція  стає центральним елементом, щодо якого  можуть координуватися всі задачі фірми. Рішення приймаються швидше й  ефективніше, чим у функціонально-організаційній компанії; обов'язку і продуктивність кожної людини чітко визначені. І останнє - департменталізація по продукту найбільше відповідає динамічному оточенню, оскільки вона підтримує гнучкість фірми і сприяє швидкому реагуванню на зміну умов.

Але департменталізація по продукту має і свої хиби. Відділи зосереджуються тільки на своєму виді продукції і слабко орієнтуються в проблемах всієї організації. Страждає узгодженість дій серед підрозділів, тому що кожний відділ діє самостійно. Фірми з такою структурою більш дорогі, чим функціонально організовані компанії, тому що кожний відділ повинний мати власний штат спеціалістів.

Департменталізація по споживачах - процес організації різних видів діяльності і ресурсів таким чином, щоб кожний відділ міг уважно реагувати на різноманітні потреби специфічних споживчих груп. Наприклад, серед туристів це аматори спокійного відпочинку, аматори спортивного відпочинку, аматори пригод і т.п.

Успіх департменталізації по споживачах залежить від спроможності організації визначити особливі категорії споживачів і досліджувати їхні специфічні потреби. Особлива перевага такого поділу праці в тому, що він дозволяє спеціалістам бути дуже чуйними у відношенні потреб особливих споживчих груп. Часто це дає організації перевага в передбаченні нових потреб клієнтів і дозволяє реагувати на них краще і швидше, що дуже важливо в умовах конкуренції. Широко поширений метод департменталізації по споживачах складається в тому, щоб одному відділу доручити питання продажу путівок споживачам, другому - роботу з транспортом, готелями і т.д.

Департменталізація по географічному положенню - це процес поділу по групах видів діяльності і ресурсів у залежності від особливостей місця розташування фірми. Департменталізація по географічному положенню застосовується тоді, коли операції або ринки фірми широко поширені. Але вона використовується також і в однім місті. У туризмі такий поділ праці дуже поширено, тому що багато туристських фірм пропонують свої послуги в однім або декількох туристських регіонах: на Кіпрі, у Чехії, Франції і т.д.

Головна перевага департменталізації по географічному положенню в  тому, що вона сприяє кращому пристосуванню  організації до потреб особливих  споживачів і особливостям різноманітних  регіонів. Хиба такого поділу праці  складається в тому, що контроль за відділами організації й узгодження їхні роботи утруднені і потребують збільшення адміністративного штату.

Для туризму характерна ще і департменталізація за часом, тобто трудові процеси плануються й організуються у визначені періоди часу. Оскільки туризм має сезонний характер, то даний аспект поділу праці менеджеру потрібно обов'язково враховувати.

Особливий інтерес в  області поділи праці подає взаємозв'язок задач по поділі управлінської праці  в управлінській діяльності в  цілому.

Поділ праці припускає  його кооперацію, тобто об'єднання людей для планомірної і спільної участі в однім або різних, але пов'язаних між собою процесах праці. Оскільки кооперація виступає матеріальною основою об'єднання людей у спільному трудовому процесі, особливу актуальність набуває аналіз теоретичних аспектів її розвитки, що потребує як нового переосмислення спадщини й уроків минулого, так і узагальнення змін, що відбуваються в економіці й у суспільстві. Виникає необхідність осмислення нових підходів до кооперації, що об'єднує людей у колективи за принципом добровільності, а не примусовості.

 Так називана адміністративна  кооперація, що діяла до 1990 р., являла  собою об'єднання людей під  егідою адміністрації в напрямку  тільки вертикального поділу  праці. У ринковій економіці  кооперація набуває іншого змісту. У її основі лежать уже не наказ адміністрації, а колективні економічні інтереси. У цьому випадку кооперацію необхідно розглядати як добровільне об'єднання робітників на основі їхньої зацікавленості в співробітництві. Колектив являє собою співдружність однодумців, у якому створюються передумови до формування визначеного соціального середовища, що сприяє найбільше повному самовираженню і розвитку особистості. Виконання норм у такому колективі не гнітить особистість.

3.6. Технічне забезпечення і механізація роботи менеджера

 Щорічно в сфері  керування обертається множина  організаційно-розпорядницьких, планових, статистичних і інших документів. Для роботи з ними потрібно  численний апарат адміністративно-управлінських  і інженерно-технічних робітників. Полегшити працю апарата керування, підвищити його продуктивність і культуру і покликана організаційна техніка.

Необхідність широкого використання засобів організаційної техніки виникає також і в  зв'язку з переходом до ринкових відносин, зростанням виробництва і зміною номенклатури послуг, а також збільшенням обсягів інформації, що потребує швидкого опрацювання. Традиційні прийоми збору, опрацювання і передачі інформації стають малоефективними, а це потребує пошуку і упровадження високопродуктивних систем механізації й автоматизації управлінської праці. Так, упровадження навіть найпростіших засобів техніки керування скорочує що затрачається на опрацювання документів час приблизно на 20%, а системне їхнє застосування збільшує продуктивність управлінської праці в трьох разу. Крім того, широке використання різноманітних технічних засобів дозволяє здійснити перехід на якісно новий рівень керування, сприяє ефективному рішенню багатьох управлінських задач, забезпечує опрацювання інформації в мінімально короткі терміни.

Проте варто мати на увазі, що застосування технічних засобів  керування повинно здійснюватися  на основі комплексного підходу, з урахуванням  глибокого аналізу техніко-економічних  показників керованої системи. Це пов'язано  з тим, що засоби організаційної техніки не є самі по собі універсальним засобом підвищення продуктивності праці робітників адміністративно-управлінського персоналу.

Водночас вони можуть зробити діючу поміч у зниженні витрат часу на виконання технічних  операцій по опрацюванню інформації і тим самим збільшити ресурси часу на творчі процеси, зробити управлінську працю більш інтенсивним і результативним.

До дійсного часу визначилися  два основних напрямки в механізації  й автоматизації управлінської  праці. Перше здійснюється шляхом упровадження сучасних електронно-обчислювальних систем, розробки економіко-математичних методів і моделей і використання їх на основі АСУ; друге - за допомогою застосування організаційної техніки і розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації й автоматизації управлінської праці.

У залежності від використання тих або інших засобів організаційної техніки можна виділити трьох  основних напрямку механізації й  автоматизації управлінської праці: механізація окремих операцій; механізація груп операцій і процедур керування; створення систем комплексної механізації й автоматизації процесів, усіх функцій керування.

Таким чином, організаційною технікою, або технікою керування, прийнято називати сукупність засобів, службовців для раціональної організації й автоматизації управлінських робіт із метою підвищення оперативності, ефективності і культури керування.

Ступінь механізації  управлінської праці різноманітна. Так, на етапі збору і передачі інформації праця робітників системи  керування по своєму змісту є переважно технічною, допоміжною. На етапі аналізу й опрацювання інформації переважають логічні операції. Хоча номенклатура засобів оргтехніки винятково широка (від авторучок і резинок до друкарських-множних і ЕОМ), у залежності від характеру роботи з інформацією їх можна об'єднати в такі основні групи.

• Засоби виготовлення документів.

Упорядкування документів - один із найбільше масових процесів в апараті керування. Дослідження  показують, що витрати на створення  документів ручним засобом багаторазово перевищують витрати на цей процес із застосуванням комплексу технічних засобів.

Основна частина документів, утворюваних в апараті керування, виготовляється на друкарських машинках (застосовується і комп'ютерний набір). За своїм характером машинописні роботи потребують значної уваги. Подальший розвиток машин здійснюється шляхом оснащення їх приставками. Поряд із друкарськими машинками в останні роки застосовуються пишучи автомати  - устрій, що автоматизує процес упорядкування текстових документів.

Значно підвищують продуктивність управлінської праці реєстратори  інформації, що одночасно створюють  первинні документи і машинний носій  інформації.

Диктофонна техніка  рятує апарат керування від необхідності готувати рукописні чернетки документів, забезпечує більш рівномірне завантаження друкарок, підвищує продуктивність їхньої праці на 40 - 50 %. Крім того, пришвидшується час проходження й опрацювання  інформації , що надходить.

• Засоби копіювання і розмноження документів.

Сучасна копіювально-множна техніка подана різноманітними устроями. Найбільше прогресивними методами є електрографія і мікрофільмування. Мікрофільмування прискорює пошук  інформації , що зберігається , і заощаджує до 90 - 95 % площі архівних помешкань. Найбільше часто використовуються ксерокси різноманітних модифікацій.

• Засоби опрацювання інформації.

Машини й устаткування цієї групи механізують роботи, пов'язані  з прийомом і опрацюванням документів. Їх можна використовувати окремо, а також об'єднувати в комплекси. Сюди входять устрої для скресання і заклеювання конвертів, фальцювальні машини й устрої, адресувальні і штемпельні засоби, засоби скріплення і документів і ін. У умовах АСУ засоби опрацювання інформації забезпечують керування ходом рішення задач по заданих алгоритмах і здійснюють обмін інформацією з устроями запровадження-висновка, із зовнішніми  устроями , що запам'ятовують, із лініями зв'язку. Сюди входять також обчислювальні машини, комплекси і процесори з оперативною пам'яттю різноманітних типів ЕОМ.

• Засоби збереження, угруповання і пошуку документації.

 Практика керування потребує організації централізованого збереження інформації. Для цієї цілі використовується спеціальне устаткування для збереження документів (блоки підвісного збереження, спеціальні шафи, секційні і рухливі стелажі), різноманітні комп'ютерні системи.

• Засоби передачі інформації.

Ці засоби повинні  забезпечувати передачу інформації і можливість функціонування інших  систем керування організацією.

Вони входять у число  основних систем технічної бази керування. Це системи фахового радіозв'язку (радіостанції, радіотелефони) і радіотелефонні системи, директорські комп'ютери, автоматичні номеронабирачі, автовідповідачі і різноманітні селекторні устрої.

• Засоби обчислювальної техніки.

Цю групу засобів  складають лічильно-клавішні механічні й електронні машини. Використовуються комп'ютерні моделі лічильно-вирішальних систем.