Организация корпоративной вечеринки для сотрудников РУП ПО «Беларуськалий» в честь 23 февраля

Бывают ситуации, когда мероприятие необходимо провести именно в рабочий день, в таких случаях в офисе остается минимум сотрудников. Они присоединяются к торжеству после окончания рабочего времени. За этими сотрудниками нужно обязательно отправить транспорт и поблагодарить за «жертву» во имя компании для удобства клиентов. 

Размер бюджета, безусловно, имеет большое значение для удачного проведения праздника. Подчеркну, что речь идет не только о средствах, выделенных непосредственно  на банкет, а и на всю корпоративную  вечеринку в целом. Обычно расходы на организацию застолья и прочие мероприятия соотносятся 50/50. Если бюджет очень скромен, допустимо соотношение 70/30, но не меньше, иначе праздник сведется лишь к угощению и возлияниям. 

Вряд ли «пьянка  за счет шефа» сплотит коллектив, останется для каждого сотрудника ярким воспоминанием. Нередко руководители после таких «мероприятий» чувствуют горечь от впустую потраченных средств и, что еще хуже, испытывают разочарование в своих работниках. Для организации «правильного» корпоративного праздника в зависимости от уровня торжественности сейчас необходимо 60–120 долл. на одного приглашенного. Яркие «публичные» праздники требуют значительно больших расходов - 300–500 долл. на одного человека. 
 

Формируя статьи расходов, исходите из своих возможностей. Обратитесь за помощью в ивент-агентства, расспросите знакомых, в компаниях которых проводились успешные корпоративные вечеринки, соберите частные объявления ведущих, продюсеров, организаторов шоу (обязательно обращайте внимание на их портфолио и рекомендации). 

На чем допустимо  экономить, если бюджет корпоративного праздника весьма скромен? Можно: 

1.  Самостоятельно  украсить место, где проходит  торжество.  

2.  Не приглашать  известных артистов и шоуменов.  

3.  Отказаться  от дорогих фейерверков и спецэффектов.  

4.  Выбрать  место проведения праздника рядом  с удачной транспортной развязкой  (например, возле станции метро), чтобы сэкономить на транспортных  расходах.  

5.  Не закупать  пригласительных открыток (достаточно  оповестить сотрудников в устной  форме и повесить объявление о дате и месте проведения праздника).  

6.  Не проводить  фото- и видеосъемку.  

7.  Вместо  оркестра или группы музыкантов  пригласить диджея с подходящей  музыкальной программой.  

8.  Выбрать  ресторан с хорошей репутацией, но не в центре города.  

9.  Написать  сценарий праздника, провести  конкурсы и игры своими силами. 

10.Последний  пункт «экономии» потребует от HR-подразделения серьезных усилий, но в любом случае на мероприятии  должен быть ведущий, иначе  за банкетным столом гарантированы скука и злоупотребление спиртным. 

11..Возьмите на  заметку: лучше назначить на  должность ведущего собственного  креативного и коммуникабельного  сотрудника (и изыскать средства  для его премирования, поскольку  это тяжелая работа), чем нанять  очень дешевого «тамаду» со стороны. Стиль ведения корпоративной вечеринки существенно отличается от «бытовых» свадебных или юбилейных торжеств. 

Не стоит экономить  на… 

1.  хорошей  кухне;  

2.  качественных  спиртных напитках;  

3.  достаточном  количестве и удобстве мест  для расположения сотрудников в помещении, в котором проходит праздник (1,5–2 м на человека);  

4.  хорошем  ведущем;  

5.  качественном  звуке (микрофонах, акустической  системе для усиления или воспроизведения  звука);  

6.  оригинальной  музыкальной программе;  

7.  символических  подарках, сувенирах, призах для  победителей конкурсов. 

Если ресторан, где планируется торжество, находится  вдали от транспортных развязок, на развозке сотрудников экономить  нельзя! В таком случае рекомендуется  заказать автобус, который доставит их от ресторана к метро или к крупным транспортным магистралям. 

10.  Секреты  успеха корпоративной вечеринки. 

Чтобы у сотрудников  остались хорошие воспоминания о  корпоративном празднике, следует  обратить внимание на ряд важных моментов в организации этого мероприятия. 

11.  Место проведения.  

Это может быть любое помещение, где комфортно  разместится весь коллектив: ресторан, кафе, бар, клуб, база отдыха, дворец или  дом культуры, театр, теплоход, парк, спортивный комплекс, стадион (для организации соревнований), остров в зоне отдыха и пр. Место проведения зависит от цели торжества, числа приглашенных и, конечно же, от бюджета. 

Эйчар должен позаботиться о том, чтобы на празднике было достаточное количество обслуживающего персонала (официантов, барменов, уборщиков), чтобы помещение хорошо освещалось, работал гардероб. Если речь идет о фуршете или барбекю (либо об особо ответственном мероприятии с большим количеством VIP-гостей), штат официантов и барменов необходимо удвоить. 

12.  Музыка.  

Музыка должна соответствовать цели мероприятия и гармонировать с его настроем. Для празднования 8 Марта вряд ли подойдет уголовный шансон, а для юбилея управляющего крупной компанией - тяжелый рок или хип-хоп. 

У входа гостей должен встречать представитель  компании с атрибутами почетной должности - галстуком корпоративной расцветки, значком или эмблемой с логотипом компании на лацкане пиджака. 

При выборе места  проведения праздника рекомендуется  заручиться письменным подтверждением (за подписью директора заведения) вашего права на обслуживание в определенный день. Иначе возможны накладки: нередки случаи, когда устная договоренность с администратором по тем или иным причинам аннулируется буквально накануне мероприятия. Арендуемую площадку необходимо осмотреть самостоятельно, даже если ее рекомендовал лучший знакомый. Обратите внимание на форму зала (должен быть хороший обзор для всех гостей), наличие сцены, места для музыкантов и аппаратуры. Поинтересуйтесь у администратора, гарантирует ли он именно такое оформление помещения в день проведения праздника, чтобы быть уверенным: ковровые дорожки не исчезнут, гардероб будет работать, столы окажутся нужной формы и пр. 

Настоятельно  не рекомендуется проводить торжество  в помещениях компании, даже если у  вас есть просторный офис или конференц-зал (столовая). Экономя на аренде помещения, вы экономите на самом духе праздника. Кроме того, организация вечеринки  «в родных стенах», как правило, не обходится без привлечения (скажем прямо - эксплуатации) сотрудников, что тоже мало способствует настрою на отдых. О каком праздничном настроении, предположим, к 8 Марта, может идти речь, если сотрудницы после полного рабочего дня вынуждены идти в магазин за покупками к фуршету, а потом целый час делать бутерброды в столовой? Вряд ли они будут благодарны руководителю, «отстегнувшему» деньги на такой, с позволения сказать, «банкет». 

На рабочем  месте корпоративную вечеринку  целесообразно организовывать лишь в случае, когда компания отмечает, например, дни рождения всех сотрудников за месяц. Но и тогда не стоит забывать об атрибутах праздника - украшении помещения, заказе фуршета в столовой или ресторане с доставкой в офис. 

Определение ответственных за организацию торжества. В зависимости от количества приглашенных это может быть один сотрудник компании или группа людей, наделенных специальными полномочиями. Если таких распорядителей несколько, необходимо назначить главного ответственного за мероприятие, а зоны ответственности - четко распределить. 

Подспорьем для  эйчара станет обращение к услугам  ивент-агентства - компании, специализирующейся именно на организации торжеств, гарантирующей  «настоящий» праздник. Однако стоимость  таких услуг не всегда может устроить компанию. 

Организация праздника  собственными силами, безусловно, имеет  очень большой «плюс»: идея торжества, воплощенная самими сотрудниками, крепче сплачивает коллектив, воспринимается как результат совместной деятельности. Кроме того, инвентарь, приобретенный компанией для первого праздника, остается в ее собственности и может быть использован в дальнейшем. Если мероприятие в целом удалось и запомнилось положительными эмоциями, можно провести «работу над ошибками» (от них любители не застрахованы) и в следующий раз постараться их избежать. Если же корпоративный праздник планируется как публичный, с приглашением почетных гостей, рисковать и организовывать его лишь собственными силами не рекомендуется. 

13.  Меню. 

В среднем на человека требуется около 1 кг пищи и 700 г спиртных напитков. В меню должны преобладать мясные и рыбные блюда, одно горячее (можно на выбор), овощи. Спиртные напитки - шампанское, вино, водка/коньяк/виски. Классическое соотношение: 1/4/2 (100 г шампанского, 400 г вина и 200 г крепких спиртных напитков на человека). Вино, как правило, предпочтительнее сухое. Безалкогольных напитков и воды нужно не менее 1,5 л на гостя. Десерт не обязателен (либо может быть минимальным: фрукты и/или торт из расчета 100 г на человека). 

Администрация многих ресторанов разрешает привозить  на корпоративные праздники спиртное, таким образом можно уменьшить  затраты. В этом случае напитки необходимо доставить заранее, чтобы персонал ресторана подобрал посуду и закуски. 

Затраты на банкет не должны составлять менее 40–50 долл. на человека, иначе люди уйдут голодными. Если же компания планирует легкий фуршет (например, во время презентации нового структурного подразделения или продукта/услуги, организации спортивного мероприятия или концерта/спектакля), соотношение меню/прочие расходы на праздник может быть в пропорции 30/70. Меню для фуршета - это легкие закуски, «одноразовые» порции (бутерброды-канапе); спиртного потребуется вдвое меньше, чем для классического банкета, однако желательно предложить более разнообразный десерт или более изысканный торт. 

Если корпоративный  праздник организован на природе, не допускается использовать скоропортящиеся  продукты. При транспортировке продовольствия необходимо соблюдать санитарные нормы. Кроме того, количество обслуживающего персонала должно быть, как минимум, вдвое больше, чем в ресторане. Мебель для банкета/фуршета на природе можно взять в аренду (либо купить и потом использовать для последующих праздников, если в компании есть возможность ее складировать). Существует даже надувная мебель для таких мероприятий. На природе допускается использование одноразовой посуды (исключение представляет банкет/фуршет с приглашением VIP-гостей). В любом случае, этот вопрос необходимо обговорить с персоналом ресторана, помогающим компании провести торжество. 

14.  Украшение  места праздника.  

Воздушные шары - наиболее удобны и красочны. Из них  легко сделать тематические украшения, составить логотип компании. Привлекательно и нарядно смотрятся фигуры из четырех–пяти шаров или гирлянды (цепочки). Для праздника, на который приглашены 100 человек, в среднем понадобится 200–300 шариков. Надувают их самостоятельно или с помощью компрессора (его можно взять в аренду). Украшать помещение шарами рекомендуется не ранее чем за два часа до начала торжества. Советуем придерживаться корпоративных цветов; как вариант можно нанести на шары логотип компании. Шести – восьми человекам на украшение воздушными шарами помещения, где планируется разместить 100 человек, потребуется не менее часа. 

В первую очередь, позаботьтесь об украшении входа  к месту проведения праздника (именно здесь начинается торжественное  мероприятие, это своего рода его  визитная карточка); проходов, сцены (или  трибуны, за которой пройдут выступления); места для конкурсов.  
 

Помимо шариков  можно использовать другие аксессуары: цветы и композиции из них (в том  числе из сухих или искусственных), экзотические растения, подвесные панели с различными украшениями и рисунками, декоративные ширмы, стеклянные или  ледяные скульптуры, фонтаны, световое оформление, мыльные пузыри - все зависит от размера бюджета и фантазии организаторов. 

Не стоит забывать о том, что параллельно с украшением помещения идет другая подготовительная работа по организации праздника. Стоит обговорить время и очередность работ с организаторами, чтобы избежать излишней суеты в этот ответственный период. 

15.  Приглашения.  

Элегантно оформленное  приглашение - это и «визитка»  корпоративного праздника, и своеобразное начало торжества; оно должно мотивировать принять участие. Если мероприятие проходит в VIP-формате, рассылка приглашений обязательна. Каких-либо строгих требований к их форме и содержанию нет, главное - четко указать день, время и место проведения события. Нередко в пригласительных открытках обозначается дресс-код, продолжительность мероприятия, количество приглашенных (с указанием VIP-персон), возможность присутствия на вечере супруга или близкого друга, краткое содержание праздника. Это помогает разгрузить организаторов от необходимости отвечать на стандартные вопросы.