Инновационные методы в организации делового тура

     Необходимость организации и обслуживания индивидуальных и групповых корпоративных поездок, а также многочисленных мероприятий в сфере делового туризма, послужили причиной создания мощной сферы деловых услуг [Текст.25]

     Многогранную  инфраструктуру индустрии делового туризма составляют: выставочные и конгресс центры, авиакомпании, бизнес- отели и бизнес -центры, туристические и консалтинговые компании специализирующиеся в этой области, транспортные компании, страховые компании, платежные и банковские системы, современные компьютерные и телекоммуникационные технологии. Благодаря им, деловой человек вне зависимости от своего местонахождения способен «держать руку на пульсе своего бизнеса». И все эти организации вместе взятые составляют индустрию делового туризма (business travel) или MICE, как называют эту сферу в Европе (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) [Текст.32]

     Рынок делового туризма делится на не корпоративный и корпоративный сектора. Первый сектор – это проведение мероприятий по инициативе ассоциаций, а также правительственные мероприятия. Второй – проведение мероприятий по инициативе компаний, чьи основные мотивы часто носят внутренний характер: конференции, совещания по вопросам маркетинга и продаж, кадровым вопросам.

     Деловой туризм – это поездки со служебными целями без получения доходов  по месту командирования. Деловой туризм, по словам С. Смирнова, подразделяется на собственно деловые поездки (командировки) бизнесменов и предпринимателей, конгресс- выставочный и инсентив- туризм. В отличие от массового туризма решение о деловой командировке, источниках и размерах ее финансирования обычно принимают не сами деловые туристы («туристы на работе», выполняющие свои профессиональные обязанности за пределами обычной среды), а другие лица (руководитель или владелец компании, начальник отдела фирмы и др.). В мире деловой туризм считается основным сегментом рынка гостеприимства, одной из наиболее динамично развивающихся, ведущих, самостоятельных и высокорентабельных отраслей мировой экономики [Текст.16]

     Для выбора мест корпоративные организаторы привлекают сторонних помощников, т.е. различные агентства, имеющие опыт работы в этой сфере и имеющие собственную базу данных (иногда через эти агентства осуществляется 70 % резервирования). Одним из важных критериев выбора места проведения встреч является его расположение (конгресс -центры должны находиться не дальше от города или аэропорта чем в часе езды). Вторым по значению критерием можно считать возможности предоставления разных услуг досуга.

     Компании  и ассоциации, проводящие менее 10 встреч в году, обычно обращаются к консалтинговым компаниям, специализирующимся на организации мероприятий. Некоторые из таких крупных компаний проводят более 150 мероприятий в год. Помимо выбора места проведения мероприятий, консалтинговые компании оказывают поддержку организаторам в планировании мероприятия, координации различных вопросов, таких как определение необходимого количества инструкторов, обеспечение транспортными средствами для перевозки оборудования, контроль над процессом оплаты и др. В то же время от сотрудников этих компаний требуется достаточный профессионализм для решения незапланированных вопросов и непредвиденных обстоятельствах, например, задержка рейса в аэропорту или ухудшение погодных условий. Консалтинговые компании, работающие на международной арене, объединяются в профессиональные организации, например, в Международную ассоциацию профессиональных организаторов конгрессов (IAPCO).

     Профессиональные  организаторы мероприятий, в свою очередь, часто обращаются за помощью к  местным операторам, которые хорошо знают свой регион или город и могут обеспечить бесперебойный трансфер делегатов в отель и другое место назначения, организовать личные развлекательно-познавательные программы (ужин в достопримечательном месте города или на круизном судне, шопинг и др.) [текст.25]

     В соответствии с целями индустрии делового туризма встречи представляют собой мероприятия, которые объединяют людей для обсуждения различных вопросов и могут принимать разнообразные формы, иметь разные названия. Например, конгресс – это формальная встреча делегатов, обычно принадлежащих определенной сфере человеческой деятельности или вовлеченных в специальное исследование в определенной области, для обсуждения разных вопросов. Конференция подразумевает формальный обмен мнениями на встрече или собрание для обсуждения общих для всех участников вопросов. Саммит – та же конференция с участием высоких должностных лиц, вплоть до руководителей государств. Съезд – встреча людей, имеющих общие цели, в частности, собрание делегатов политических партий с целью формирования политики и выборов в руководящие органы. Симпозиум – мероприятие, сопровождающееся беседами в непринужденной обстановке, или формальная встреча, когда специалисты делают короткие сообщения на определенную тему или несколько тем, связанных друг с другом. Семинар – лекция, сопровождающаяся обменом мнений участников [Текст.29]

     На  рынке могут использоваться различные  средства проведения встреч и конференций, от крупных конгресс -центров, специально построенных для этого, до концертных залов, театров, учебных заведений, церквей, музеев, теплоходов, тематических парков. Однако наибольшая часть различного масштаба все-таки проводится в отелях, способных комфортно разместить делегатов.

     Выставки  и торговые ярмарки обычно проводятся для презентации продуктов и  услуг приглашенным представителям для стимулирования продажи или  информирования гостей. В этом случае выставка представляет собой форму рекламы, где продукт можно изучить визуально, на ощупь, а в некоторых случаях даже попробовать. Как средство рекламы выставки играют важную роль в маркетинге продуктов и услуг и стимулируют торговлю как внутри страны, так и за рубежом. В качестве сектора делового туризма организация и проведение выставок генерирует денежные средства для местной экономики за счет местных и иностранных гостей.

     Выставки  повышают спрос на разные секторы  индустрии туризма, а именно на средства размещения, рестораны, агентства путешествий. Иностранные гости выставок и ярмарок считаются самыми расточительными бизнес- туристами, а вышеперечисленные индустрии туризма, естественно, выигрывают от таких клиентов [Текст.31]

     В последнее время выставки и ярмарки все чаще сопровождаются конференциями и семинарами в целях повышения интереса к предмету мероприятия, а также для получения новой дополнительной информации, знаний от выставки. А некоторые торговые и технологические ярмарки предоставляют программу рабочих групп, разные демонстрационные курсы и форумы.

     С другой стороны, многие конференции  сопровождаются соответствующими выставками, которые повышают визуальное и практическое восприятие, а также обеспечивают дополнительные доходы организаторам конференций.

     В последние годы все чаще выставки проводят участники индустрии встреч, где под одной крышей собираются как организаторы разных мероприятий, так и потенциальные участники. В роли участников выставки выступают  организаторы конгрессов, гостиничные и транспортные компании, а в роли гостей – корпоративные организаторы компаний, организаторы профессиональных мероприятий, агентства по поиску проведения встреч и др.

     1.2 Опыт решения проблемы метода и организации деловых туров.

     Процесс создания туроператором туристского продукта, в частности делового тура, в целом включает следующие этапы:

     1.Генерирование  идей относительно потребительских  и стоимостных свойств и оценок  нового тур продукта. Эта работа проводится постоянно на основе маркетинговых исследований действительного и потенциального  Потребительского спроса, обобщёния собственных наблюдений и замечаний потребителей, изучения опыта конкурентов. Так, например анализ статистики поездок российских туристов за границу, показывает наиболее популярные направления и сезоны  туристских путешествий. Изучение  рекламы конкурентов и различные социологические опросы потенциальных клиентов помогает выяснить предпочтительность тех или иных видов туризма (отдых, экскурсионно-познавательные туры, лечение  и др.), а также содержания и классности пакета услуг. Указанные источники информации позволят также определить уровень средних рыночных цен на тот или иной тур продукт.

     2.Выработка  концепции нового тур продукта. Имеется в виду проектирование конкретных потребительских  свойств и качеств туристского продукта, включая выбор направления (страны) путешествия, маршрута и продолжительности тура, вида туризма, программы путешествия, содержание пакета услуг, их качества (классность), вида транспорта. Калькуляция стоимости продукта. Определение сезона для путешествий. Планирование объёма продаж. При проектировании тур продукта  должны обязательно учитываться  установленные международные, национальные и отраслевые стандарты, нормативы в области туризма. Следует особо подчёркнуть, что в международном туризме, концепция туристического продукта приобретает своё окончательное содержание только  после её согласования с иностранным партнёром.

     3.Позиционирование  тур продукта. Наделение нового тур продукта особыми конкурентоспособными свойствами, способными  привлечь внимание значительной части рыночно спроса,  например: более удобная и комфортабельная гостиница; её особое местоположение (в центре города или у самого моря); особо интересная экскурсионная программа; участие туристов в национальных фестивалях или народных гуляниях; специальные  цены; и т.п. При позиционировании тур продукта нужно учитывать спрос и пожелания того целевого сегмента, для которого турфирма проектирует новый тур продукт.

     4. Выбор стратегии продвижения и продажи нового тур продукта. Планирование использования необходимых средств массовой информации и посреднической тур агентской сети.

     5. Подробный маркетинг. Выход на  рынок с небольшим объёмом  нового тур продукта для накопления опыта его реализации, выявления возможных проблем в этом процессе и внесения необходимых корректив.

     6. Коммерциализация нового туристского  продукта. Начало его массовой  продажи с учётом результатов  пробного маркетинга. Проведение  постоянного мониторинга за реализацией  нового тур продукта на рынке [Текст.10]

     В результате активной деятельности туристских фирм, рынок туристских услуг, как  в России, так и за рубежом переполнен предложениями самых различных  видов и форм путешествий. Основная конкурентная борьба между туристскими  фирмами в области формирования тур продукта, как заметила в своей работе Т. Горбунова, идёт в двух стратегических направлениях: диверсификация и повышение качества [Текст.7]

     Диверсификация  тур продукта означает создание  большого разнообразия туров, способных удовлетворить запросы даже самых небольших рыночных сегментов, нош и даже отдельных индивидуумов. Стратегия диверсификации, в частности, предусматривает разнообразие и совершенствование туров по основным направлениях (странам) работы турфирмы. Большинство туроператоров специализируются на одной – двух странах.

     Среди особых мер диверсификации туристского  продукта можно особо выделить:

     1.Освоение  новых направлений (стран). Часто  меняющаяся мода на туристские  путешествия, давление конкурентов  и желание расширить своё присутствие на рынке обуславливают решение турфирмы разработать туры в новые страны или по новым маршрутам.

     2.Указанные  выше обстоятельства также вынуждают  турфирмы обратиться к использованию  новых видов туризма, например, автобусных и круизных, экзотически и других путешествий

     3.Общий  интерес для всех туристских  фирм представляет увеличение  специальных туристских  путешествий  в несезонный период, когда количество  поездок по традиционным маршрутам  и видам туризма резко сокращается [Текст.3]

     Методы организации делового тура.

     Методы  организации делового тура включает в себя следующие этапы: 
           1. Маркетинговые исследования (выявление потенциальных возможностей и формирование тура):

• ПЭСТ анализ (политические, экономические, социальные, технологические силы);
• ПНВУ (преимущества, недостатки, возможности, угрозы);
• сегментация рынка (мотивация, цели) – «название тура».

      2. География маршрута (перспективное  планирование тура):

• выявление ресурсно-технического обеспечения тура (основные и 

     дополнительные  объекты показа, транспорт, питание, размещение);

• тип маршрута (линейный, радиальный, кольцевой).

     Договорный  этап (заключение договоров с партнерами). На этом этапе происходит определение партнёра или поставщика услуг. В договоре указывают: предмет договора, основные условия, права и обязанности поставщика, ответственность сторон, порядок расчётов, юридические адреса сторон, форс-мажор.

       Договор с гостиничным предприятием  должен содержать:

• стоимость номеров, их бронирование;
• скидки;
• условия размещения;
• график заездов;

       материальная ответственность.