Деловой туризм в современном мире

     Конференции, семинары и выставки - уже далеко не новые явления в современном  бизнесе. В связи с тенденциями  глобализации, распространения деловых  контактов, расширения рынков сбыта  и деятельности международных корпораций сегодня резко возросло число  и значение конференций, собраний и других подобных мероприятий, которые теперь проводятся в разных городах и странах по всему миру.

     Несомненно, это влечет за собой увеличение количества бизнес-путешественников. На сегодняшний  день половина и даже больше людей, пользующихся воздушным транспортом, - это люди, которые летят по делам бизнеса.

     Спрос на организацию совещаний, конференций  и поездок на подобные мероприятия  порождает соответствующее предложение  и формирует рынок конгрессного туризма, который является специализированным сегментом рынка туристских услуг.

     Обязательным  условием отнесения конференции  или иного мероприятия к рынку  конгрессного туризма является проведение вне помещения организации, выступающей  инициатором конференции. Использование  услуг туристских компаний при организации, подготовке и проведении мероприятия является существенным, но не обязательным условием. Однако, ни один инициатор серьезной конференции не сможет самостоятельно осуществить его полную организацию. В качестве специалистов–посредников обычно выступают компании-организаторы совещаний и конференций.

     В США, которые являются страной-лидером  по масштабам распространения конгрессного бизнеса, существуют следующие профильные ассоциации:

     The International Association of Convention and Visitors Bureaus (Международная ассоциация бюро по организации конференций и привлечению гостей);

     Meeting Planners Association (Ассоциация организаторов  совещаний и конференций);

     Association for Convention Operation Management (Ассоциация управления работой конференций);

     Professional Convention Management Association (Ассоциация профессиональных  организаторов совещаний и конференций).

     Принципиальными отличиями одного вида конференции  от другого являются их социальное и экономическое значение, сложность  организации и порядок проведения, численность участников (делегатов).

     Сегментация рынка конгрессного туризма может  быть проведена по целям созыва, характеру работы, количеству участников и их качественному составу, уровню компетенции созываемых совещаний, периодичности созыва. Тем не менее, основным критерием, по которому возможно провести сегментацию рынка конгрессного туризма, является природа инициатора созыва того или иного совещания. Именно природа инициатора определяет вид организуемой конференции, а также перечень необходимых услуг.

     Может быть выделено два сегмента: корпоративный  рынок конференций и не корпоративный  рынок конференций - сфера деятельности правительственных структур и отраслевых ассоциаций.

     Не  корпоративный рынок конференций  может быть подразделен на три категории:

     Конференции научного характера;

     Конференции торгово-экономического характера;

     Конференции членов ассоциаций, объединяющих людей  по различным «интересам», например, спортивным, клубным и т.п.

     Корпоративный рынок конференций может быть подразделен на три категории совещаний (см. Диаграмму 1).

     Организаторы  конференций могут организовать более чем один вид конференции. Поэтому общее относительное  число конференций в процентном отношении превышает 100%.

     Диаграмма 1 
 

     Внутренние  совещания. Данные мероприятия предназначены исключительно для сотрудников компании. По данным Международной Ассоциации конгрессов и конференций (ICCA) в 2002г. мероприятия, имеющие своей целью повышения продаж компании (Sales), составили 43% от всех внутренних совещаний. Обучение (Training) является целью 37% организуемых мероприятий. Велика доля совещаний, имеющих целью подведение итогов (Executive) – 31%. Доля совещаний, в ходе которых рассматриваются технические вопросы (Technical), и мероприятий, имеющих своей целью стимулирование сотрудников компании (Incentive) составляют по 21% .¹²

     Внешние совещания предназначены для  компаний, действующих на данном рынке. Соответственно, участниками подобных мероприятий выступают внешние  партнеры корпорации. Наиболее часто компаниями проводятся презентация продуктов (в 32% случаях), конференции дилеров/дистрибьюторов (20%), симпозиумы/семинары по обсуждению специального вопроса (25%). Также к категории внешних совещаний могут быть отнесены выставки (20%), собрания акционеров (8%) и пресс-конференции (13%).

     К совещаниям, предназначенным как  для внутренних, так и для внешних  партнеров могут быть отнесены две  большие группы: рабочие семинары (Workshops) и мероприятия, имеющие своей  целью обучение (Training), на долю которых  приходится по 25% организованных мероприятий.

     На  диаграмме 2 представлены данные о расходах на одного участника конференции  на день в зависимости от направленности мероприятия в США.

Средний размер расходов на одного делегата на день в зависимости от направленности мероприятия.

     Диаграмма 2 
 

     Конгрессный туризм вносит значительный вклад в  национальный доход как развивающихся, так и высокоразвитых стран. К  примеру, в материалах, опубликованных Профессиональной Ассоциацией Менеджмента  Съездов, указывается, что в 2004 г. доля конгрессного туризма в валовом национальном продукте (ВНП) США составила 122,31 миллиардов дол. США, что отвечает двадцать девятому месту среди отраслей промышленности и сферы услуг, внесших наибольший вклад в ВНП. По этому показателю он обогнал таких общепризнанных гигантов, как фармацевтическая и медицинская отрасли промышленности. О его социальном значении свидетельствует и тот факт, что число непосредственно занятых в данном виде делового туризма в США оценивается в 1,7 млн. человек, – т.е. каждый 86 гражданин США прямо или косвенно занят в сфере конгрессного туризма.

     Рынок делового туризма в России в качестве бизнеса существует недавно –  речь идет только о последнем десятилетии, и сейчас находится в стадии становления.  В настоящий момент на рынке делового туризма в России действует порядка 15 – 20 фирм, специализирующихся исключительно на предоставлении услуг в сфере конгрессного туризма.

     Российский  рынок конгрессного туризма сегодня  является развивающимся, ненасыщенным рынком, где конкуренция пока еще недостаточно велика в связи с малым количеством его участников – компаний, предлагающих услуги по организации совещаний и конференций международного уровня. Для компаний это является перспективным направлением бизнеса. Еще одним фактором растущего спроса на данные услуги является то, что экономика России идет по пути устойчивого развития, что в свою очередь инициирует деловую активность различных отраслей бизнеса и общественных организаций внутри страны, а также привлекает внимание иностранных корпораций и компаний к российским рынкам и его участникам в части партнерства и инвестирования.

     Необходимо  также отметить, что конгрессный  туризм – достаточно непростой вид  бизнеса, и российским компаниям  необходимо накапливать опыт прогрессивных  технологий организации мероприятий высокого уровня и расширять диапазон высококачественных услуг, соответствующих международным стандартам, чтобы обеспечить весь цикл обслуживания мероприятия – от предварительной подготовки к конференции до постсобытийного обслуживания – и полностью отвечать запросам требовательной и опытной клиентской аудитории, каковой, безусловно, являются инициаторы конференций, в том числе и иностранные. Только при выполнении этих условий компании смогут эффективно функционировать и конкурировать на данном рынке.¹³

     Очевиден  также тот факт, что для проведения подобных мероприятий необходима соответствующая  инфраструктура – современные конгресс центры, бизнес-отели, выставочные площади. Поэтому сегодня Москва, являясь  столицей, динамично развивающимся мегаполисом и крупнейшим деловым центром России, обладая необходимыми ресурсами и технологиями и постоянно расширяя инфраструктурную базу, предлагает самые широкие возможности для организации конференций, выставок и других масштабных мероприятий. Соответственно, на сегодняшний день московский рынок является наиболее емким и перспективным сегментом российского рынка конгрессного туризма.

     Глобализация  и участие в международных  событиях. Все больше людей в настоящее  время отправляются за границу, чтобы присутствовать на различных совещаниях.

     Клонирование  выставок и шоу. Некоторые международные  выставки и шоу не могут сами перемещаться на большие расстояния (например, сельскохозяйственная техника). Поэтому существуют организации, такие, как Bleinheim и Reed Exposition Group, которые берут отдельные составляющие этих выставок и шоу и создают аналогичные мероприятия в других странах.

     Технологии. Индустрия стремится быть более  современной, масштабной и интерактивной.

     Число проводимых мероприятий увеличивается ежегодно со скоростью 5–10%.

     Надо  отметить, что вскоре традиционные для проведения выездных конференций  регионы столкнутся с серьезной  конкуренцией. Дело в том, что компании, занятые организацией деловых встреч и конференций, сейчас активно ищут новые интересные места для их проведения, стремясь не только разнообразить предложения, но и существенно снизить расходы. Именно по этой причине столь популярны сейчас многие города Восточной Европы. Активно развивается деловой туризм в Болгарии, Эстонии, Латвии. В Варне, Таллине и других городах строятся современные экспоцентры и конференц-залы, развивается инфраструктура. Цены здесь пока еще существенно ниже, чем в западноевропейских столицах, а уровень организации крупных мероприятий уже вполне отвечает мировым стандартам. Поэтому Варшава, Будапешт, Прага, Любляна сейчас активно позиционируют себя на мировом туристическом рынке как центры проведения международных встреч и конференций.

     Популярные  сезоны для конгресс-туризма –  осень и весна. Страны, ориентирующиеся на пляжный отдых, такие как Турция, Греция, Испания, Италия и др., имеют развитую гостиничную сеть, рассчитанную на прием многомиллионного контингента туристов. В период падения спроса здесь не возникает проблем с бронированием большого количества номеров – таким образом отели решают проблему сезонности.

     Основными заказчиками выездных конференций  традиционно являются фармацевтические компании, представители автомобильной  промышленности, IT-сектора, финансовые, информационные и страховые структуры.

     Выездные конференции можно условно разделить на внутренние, внешние и смешанные. Целью внутренних мероприятий может быть повышение объема продаж, обучение, подведение итогов какого-либо проекта, решение технических задач, стимулирование сотрудников. Внешние совещания предназначены для компаний, действующих в определенном секторе рынка. Участниками подобных мероприятий являются партнеры корпорации. Наиболее часто проводятся презентация продуктов, конференции дилеров/дистрибьюторов, симпозиумы/семинары по обсуждению специальных вопросов. Смешанные конференции, предназначенные как для внутренних, так и для внешних партнеров, могут быть объединены в две большие группы: рабочие семинары и мероприятия, имеющие своей целью обучение.

     Средняя продолжительность конгрессов составляет примерно два дня, с учетом дороги и культурной программы пребывание туристов-«конгрессменов» в стране (или городе) длится до четырех-пяти дней. Статистика свидетельствует о том, что в последние годы организаторы делового туризма сталкиваются с сокращением числа участников при одновременном увеличении средней продолжительности конгрессов.

     Сейчас  на рынке делового туризма в России действуют около 15–20 компаний, специализирующихся на предоставлении услуг в сфере  конгрессного туризма. Это весьма перспективный, но непростой вид бизнеса. Надо признать, что использование услуг предприятий индустрии туризма при подготовке и проведении мероприятия не является обязательным условием, однако ни один инициатор по-настоящему серьезной конференции не может самостоятельно осуществить ее полную организацию. Поэтому для крупных компаний наличие постоянного партнера в сфере туризма, которому можно было бы доверить организацию любой поездки, стало необходимостью.

     Работу  с конкретной заявкой на организацию  мероприятия эксперт начинает с подбора нескольких вариантов поездки (размещение в отеле, детали авиаперелета, организация трансферов и т.д.), предоставляя клиенту возможность выбора. Затем, учитывая все пожелания заказчика, менеджер-куратор подбирает наиболее удобные время авиаперелета и условия размещения, что в результате помогает сократить затраты и оптимизировать бюджет.¹⁴