Методический и справочный аппарат систематизатора

В структуре рабочего времени каталогизатора, систематизатора должны быть предусмотрены кратковременные перерывы, так как на всем его протяжении невозможно сохранять один и тот же уровень внимания. Перерыв необходим для того, чтобы встать, расслабиться, снять эмоциональное и мышечное напряжение. Очень полезно выпить чашку чая или кофе (только не надо это делать непосредственно на рабочем месте!). Такой перерыв не требует больше 7–10 мин и предусмотрен трудовым законодательством.

1.3. Характеристика рабочего места.

В отечественной литературе об этом документе говорится уже более двух десятков лет, но во многих библиотеках система таких документов отсутствует. Характеристика рабочего места – полное описание функций, технологических процессов и связей каждой штатной единицы в библиотеке, дополненное квалификационными требованиями. Чтобы разработать комплект таких характеристик, приходится абстрагироваться от реальной кадровой ситуации, складывающейся в библиотеке в определенный момент. К примеру, имеются 12 штатных единиц. Чем они должны заниматься, каждая в отдельности и во взаимосвязи с другими, чтобы обеспечить выполнение всего комплекса задач, стоящих перед библиотекой? Не надо сразу же привязывать характеристику рабочего места к должности, тем более – к конкретному сотруднику библиотеки, не надо ограничивать требования, задавая себе вопрос: «Где я возьму такие кадры?». Характеристика рабочего места – документ стабильный, можно сказать, гораздо более постоянный, нежели персонал библиотеки.

Если комплект характеристик разработан, то становится гораздо проще решать организационно-кадровые вопросы – от приема на работу до продвижения сотрудников по должностным категориям. Принимая на работу, указываем в должностной инструкции функции в соответствии с характеристикой рабочего места. Цель должностной инструкции – «напрягать» сотрудника: тут-то и выясняется, что он этого не умеет, не знает, да и образование не очень соответствует указанному… Значит, он занимает должность с учетом того, что ему многое предстоит сделать. У нас же чаще получается, что сотрудник не только «вполне удовлетворяет», но и порой далеко опережает требования должностной инструкции. Зачем же ему повышать квалификацию?

Технологические инструкции, государственные стандарты, положения, памятки, которые обязан знать и выполнять каталогизатор (систематизатор), должны находиться вместе с должностной инструкцией и характеристикой рабочего места в ящике письменного стола сотрудника. Такова система, принятая в большинстве библиотек США: после завершения обучения все документы складываются в именную папку (она называется «Manual» – «Руководство») и вручаются сотруднику. На первой странице, под списком документов, сотрудник расписывается. Теперь он уже не может сказать, что не знал своих обязанностей или требований, изложенных в тех или иных документах.

Учетно-отчетные документы следует свести к минимуму. Статистический учет реальных показателей должна вести машина (для этого в структуре автоматизированной системы существует специальный модуль). Каждому сотруднику присваивается персональный номер, который вместе с датой и временем фиксируется системой на всех этапах, в ходе выполнения каждого процесса или операции. Нормы времени и выработки для каталогизатора (систематизатора) не существуют: он работает так, как может. Нормативами занимаются руководители, а не исполнители.

Учетная единица – объект каталогизации (название, но не экземпляр). Если работа по индексированию разделена между несколькими специалистами-отраслевиками, ведется раздельный учет времени. К обработке документа можно (а часто и просто необходимо) привлечь в качестве консультанта специалиста, углубленно владеющего отраслевыми знаниями или иностранным языком. Учет его работы ведется отдельно. В конце отчетного года все показатели анализируются. Если подразделение постоянно пользуется услугами специалистов, например по немецкому языку, это сигнал: надо принять на работу знающего язык или направить своего сотрудника на курсы иностранных языков[4].

Глава 2. Методический и справочный аппарат систематизатора.

2.1.  Справочный аппарат систематизатора.

Далеко не всегда систематизатор может найти всю информацию, необходимую для принятия классификационного решения, непосредственно в издании. Приходится уточнять сведения об авторе, термины, аббревиатуры, географическое расположение и многое другое. Оказывается, что в Интернете можно найти далеко не все. И, не так быстро, как в энциклопедиях, словарях и справочниках, географических атласах, Если, конечно, они находятся в непосредственной близости от рабочего места.

К формированию справочного фонда надо подходить внимательно. Конечно, самое последнее издание энциклопедического словаря будет направлено в отдел справочно-библиографического обслуживания. Но это – повод для того, чтобы переставить в свой рабочий фонд предыдущее издание этого словаря. То же относится ко всем справочным изданиям. Можно в кармашек (в тот самый, куда вкладывается формуляр) положить справочную карточку для себя с указанием отдела или шифра хранения последнего издания, так как иногда может потребоваться самая актуальная информация.

В некоторых случаях каталогизаторам и систематизаторам очень хочется оставить у себя книгу, но делать это нельзя. Надо поступить очень просто: оставить у себя копию каталожной карточки с данными, позволяющими при необходимости оперативно разыскать книгу. «Проходит» обработку стандарт, который не входит в систему СИБИД, но так часто бывает нужен… Надо записать. Встретилось определение понятия, термина, который вы не знали? Надо его выписать. Так формируется справочная картотека, которую систематизатор может вести исключительно для себя.

2.2.  Методический аппарат систематизатора.

Под методическим  аппаратом в литературе понимается совокупность пособий, картотек и указателей, обеспечивающих единообразие методов систематизации, качество классификационных решений.

Книжные издания. В состав методического аппарата входят: практические пособия, учебники и учебные пособия, методические рекомендации, пособия по общей и частной методике систематизации. Задача систематизатора – выявить, собрать и учесть все пособия по методике систематизации из фонда библиотеки. Ранее давалась рекомендация ограничиться лишь изданиями по той системе классификации, которой пользуется библиотека. Практики подсказали: это не совсем правильно. Во многих пособиях содержатся рекомендации, «перевести» которые на свой информационно-поисковый язык (ИПЯ) не так уж сложно.

В последние годы появилось несколько учебных изданий, о которых, как правило, не знают библиотекари-практики. Так, учебник для вузов Аналитико-синтетическая переработка информации (Л. Б. Зупарова, Т. А. Зай­цева; под ред. Ю. Н. Столярова. – Москва : Изд-во ФАИР, 2007. – 399 с. – Специальный издательский проект для библиотек) – полностью отвечает современным программам. Его недостатком является некоторая конспективность. Авторского текста здесь почти нет, многие положения не объясняются, а излагаются. Стандарты пересказываются.

Несколько лет назад вышло учебно-методическое пособие Библиотечная обработка документа (Л. Б. Зупарова, Т. А. Зайцева, Л. И. Сазо­нова; под науч. ред. Ю. Н. Столярова. – Москва : Либерея, 2003. – 208 с.), к сожалению, не лишенное недостатков, отмеченных в рецензии (Пособие по библиотечной обработке документов / Э. Р. Сукиасян // Науч. и техн. б-ки. – 2005. – № 1. – С. 126–132).

Практические работники, пока еще используется пособие, сочетающее учебные и справочные функции, подготовленное на основе курса лекций для слушателей Высших библиотечных курсов, т.е. для системы дополнительного образования: Библиотечные каталоги : метод. материалы / Э. Р. Сукиасян. – Москва : Профиздат, 2001 – 191 с. – (Серия "Современная библиотека"; Вып. 19). Сегодня материал книги требует серьезного дополнения. За прошедшие годы ситуация в классификационном мире существенно изменилась: фактические сведения о классификационных системах устарели, переиздан ГОСТ 7.59–2003, появилось много новых изданий. Однако в части индексирования материал не устарел.

С практическими пособиями дело обстоит плохо. Последнее (Систематический каталог : практ. пособие / ГБЛ; сост. Э. Р. Сукиасян. – Москва : Кн. палата, 1990. – 182 с.) найти в библиотеках уже сложно, а предыдущие – два издания прекрасной книги Е. И. Шамурина «Систематический каталог и его организация» – вышли в 1930-х гг. Стандарт 7.59 подробно прокомментирован в 1991 г. (Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации : инструктив.-метод. указания / ГБЛ. СПК; сост. Э. Р. Сукиасян. – Москва, 1991. – 61 с.), переиздание в 2003 г. сопровождалось статьей (Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации. Переиздание ГОСТ 7.59–90 с изменениями / Э. Р. Сукиасян // Науч. и техн. б-ки. – 2002. – № 7. – С. 43–48).

Все издания по вопросам индексирования (пособия и методические рекомендации по вопросам общей и частной методики систематизации) стоит собирать в рабочем фонде, на полках или в шкафу в непосредственной близости от своего рабочего места. Как их организовать, расставить – решайте сами (варианты: по году издания, по авторам и названиям, по тематике). На другой полке полезно хранить таблицы классификации, списки предметных рубрик, тезаурусы – те издания, с которыми вы повседневно не работаете (в том числе – тех классификационных систем, которые не применяете).

Методические материалы, полезные и  нужные систематизаторам, часто публикуются в периодической печати, продолжающихся изданиях, сборниках статей. Надо помнить: «встреча» с ними – дело случайное, однажды увидели, прочитали, источник «растворился» в фондах библиотеки. Материалы надо брать на учет – достаточно вести свою рабочую картотеку, указывая в записях место хранения источника. Многие опытные систематизаторы ведут досье – собирают копии таких материалов.

Фонд книжных изданий, тем более собранные в папке ксерокопии и другие материалы, надо регулярно просматривать, чтобы не тратить время на поиск при возникновении потребности.

Методический аппарат в таблицах классификации оказывает систематизатору повседневную помощь. Наименование деления может быть дополнено одним или несколькими предложениями. Затем в таблицы вводятся методические указания различного характера, ссылки (см.) и отсылки (см. также). В таблицах УДК ссылки обозначаются одним и тем же знаком →, однако не составляет труда (по месту размещения ссылки) понять, что именно имеется в виду.

Систематизатор должен знать принципиальную разницу между ссылками см. (ранее она называлась полной ссылкой или отсылкой) и см. также (ранее – частная ссылка). Терминологическим стандартом 7.76–96 (п. 5.5) допускается применение форм см. и см. также. Их семантику надо разъяснять читателям: если сказано см., то надо посмотреть туда, куда рекомендовано, в то время как см. также означает – посмотреть и здесь, и в рекомендованном делении. Между прочим, следует помнить, что правилами общей методики систематизации повторное отражение в двух делениях, связанных ссылками, не рекомендуется.

Особое внимание нужно обращать на методические  указания, которые адресованы не только систематизатору, но и пользователям (например о порядке детализации материала). Такие указания в карточном каталоге выносятся на каталожные разделители и помогают пользователю при поиске.

Игнорирование методического аппарата в таблицах классификации приводит к грубым ошибкам, которые порой не могут быть сразу обнаружены. Например, литература по одной и той же теме не собирается вместе, а расходится по разным индексам. Опытный систематизатор  не только увидит ошибку, но и  определит причину: систематизатор торопился, увидел индекс в указателе и поставил его, не открывая таблиц, не читая методических  указаний и ссылок[5].

Систематическая контрольная картотека (СКК) к АПУ – полезный методический  аппарат. Она находится на столе систематизатора. К каждому индексу, имеющемуся в рабочих таблицах, приписаны предметные рубрики АПУ. Прежде чем ставить индекс, посмотрите в СКК и решите: будет ли книга, которую вы систематизируете, на месте? Есть ли для её содержания предметная рубрика?

Пособия по общей методике систематизации. Общая методика систематизации – совокупность принципов, правил и приемов систематизации, изложенных безотносительно к какой-либо определенной отрасли знания или к определенным разделам конкретной системы классификации. Изучению общей методики должно предшествовать изучение системы – её основных частей, общей структуры, типизации (применительно к УДК – системы общих определителей), индексации (системы обозначений), правил комбинирования индексов (построения сложных и составных индексов).

Нередко то, что называется «общей методикой», подменяется на 70% описанием системы и её правил. Но правила системы далеко не всегда согласуются с правилами общей методики. Поясню: у них разные цели. Правила классификационной системы создаются и развиваются (в переизданиях) прежде всего в целях сохранения её стабильности, её своеобразия, всего того единичного, чем характеризуется система. Правила общей методики функционально, по своему назначению должны обеспечить создание поискового аппарата.

Анализ классификационных признаков документа, выявление основных (сущностных, содержательных) и, наряду с ними, дополнительных (например отражающих общие категории места, времени, языка, типа издания и прочих) меньше связаны с той или иной классификационной системой. Условно можно считать, что в пособиях по общей методике 5/8 будет посвящено общей методике и 3/8 – системе классификации. В наши дни пока никому не удалось написать универсальное пособие по общей методике (с примерами из нескольких систем классификации). Последние такие монографии принадлежат Ш. Р. Ранганатану (1892–1972) и созданы к середине прошлого века.