КИС: проблемы комплексной автоматизации управления на современном этапе

На этом этапе  происходит собственно адаптация интегрированной системы исходя из построенной модели бизнеса. Работа здесь выполняется в основном исполнителем. Заказчик может использовать это время для реорганизации управления в соответствии с построенной моделью бизнеса.

6. Технологическое внедрение. На этом этапе проводится установка у заказчика необходимого оборудования и соответствующих программ. Этап для крупных проектов может выполняться последовательно. Здесь же проводятся обучение пользователей работе с новой системой и ее опытная эксплуатация, по результатам которой могут вноситься определенные изменения в настройки системы. Этап завершается передачей системы в плановую эксплуатацию с оформлением соответствующих документов.
7. Сопровождение и развитие. В зависимости от условий договора на создание системы могут осуществляться необходимые консультации, поставка обновленных версий программных модулей, разработка при необходимости новых функциональных модулей и т.д.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВЫБОР И ВНЕДРЕНИЕ КОМПЛЕКСНОЙ СИСТЕМЫ  АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ

Требования  к системам комплексной автоматизации 

4.1. Требования к системе комплексной автоматизации в целом

При разработке требований к системе особое внимание целесообразно уделить следующим:

- Функциональные требования. Здесь необходимо отразить задачи системы по автоматизации координации взаимодействия служб предприятия и обеспечения информационной поддержки для принятия руководством управленческих решений.

- Отражение специфики бизнеса. Попросту говоря, система должна не мешать, а помогать работать персоналу предприятия. Внедрение системы не должно повлечь за собой необходимости выполнения сотрудниками дополнительных, не свойственных их профессиональным обязанностям операций.

- Простота перехода на новую систему. Здесь можно отразить такие требования, как удобство использования, квалификация персонала, легкая обучаемость, привычность используемой терминологии и интерфейсов пользователя программных средств.

- Возможность получения полной связной разносторонней отчетности. Эта группа требований может определять как заранее заданные состав и виды стандартных отчетов, формируемых системой, так и возможность формирования различных видов отчетной информации по запросам потребителей. В последнем случае содержание и форма отчета выбираются системой в зависимости от характеристик, указанных в запросе.

- Преемственность данных из старых систем. Если на вашем предприятии уже функционируют локальные автоматизированные системы, здесь следует определить, будут ли они использоваться после внедрения новой системы. Если будут, то нужно указать, ка¬кие данные из этих систем должны использоваться новой системой, и наоборот. Если старые системы использоваться не будут, нужно указать, следует ли единовременно ввести данные из старых систем в новую, для обеспечения преемственности.

- Получение отчетности в стандартных редакторах. Не желательна ситуация, когда автоматизированная система позволяет только распечатать отчетную информацию, да еще и только в одном, жестко определенном виде. В этом случае при формировании комплексных отчетов вашим сотрудникам придется выполнять до обидного глупую работу по перепечатке вручную данных из различных документов. Поэтому стоит задуматься о наличии в системе возможности выдавать отчетные данные в форматах распространенных редакторов (например, Microsoft Word) и (или) электронных таблиц (например, Microsoft Excel).

- Минимизация персонала. Здесь могут быть сформулированы требования по сокращению числа сотрудников, занятых выполнением определенных видов деятельности, после внедрения автоматизированной системы.

- Возможности удаленного доступа. В этой группе могут быть введены требования, определяющие работу с удаленными филиалами, а также возможность удаленного доступа сотрудников к системе. Например, ряд современных систем обеспечивает возможность  доступа с использованием Интернета. В этом случае сотрудник или руководитель предприятия, находящийся, скажем, в командировке, может работать с системой практически так же, как он работал бы с  ней, находясь в своем офисе.

- Безопасность. Здесь можно отразить две группы требований. Первая будет определять особенности защиты информации в системе от разрушения при сбоях и отказах оборудования (резервное копирование и т.п.), а вторая - особенности защиты информации от несанкционированного доступа с целью злоупотреблений или деструктивных воздействий (разграничение прав доступа к информации и др.)

- Использование специализированного оборудования. Если особенности бизнеса вашей организации предполагают применение Кассовых аппаратов, сканеров штрих-кодов и другого специализированного оборудования, здесь указывается тип оборудования и ориентировочное количество используемых устройств каждого типа.

- Бюджет и сроки внедрения системы. Здесь следует указать ориентировочную сумму, которой по тем или иным причинам считается целесообразным ограничить затраты на создание автоматизированной системы управления, а также предполагаемые исходя из конкретных особенностей состояния бизнеса сроки выполнения работ.

Следует, вероятно, еще раз подчеркнуть, что здесь  дана только канва для определения  требований к системе в целом. Перечисленные выше общие группы требований должны быть не просто продекларированы, а наполнены конкретным количественным или качественным содержанием. Только при этом условии данные требования могут послужить одной из реальных основ выбора адаптируемой интегрированной  системы и организации процесса ее внедрения. Кстати говоря, в каждом конкретном случае может быть изменено ранжирование приведенных выше групп  требований, а при необходимости  введены новые группы, определяемые спецификой предприятия.

В организационном  плане для решения вопросов выбора системы целесообразно организовать рабочую группу, включающую, например, представителей бухгалтерии, финансовой дирекции, отдела по работе с клиентами и поставщиками, отдела информационных технологий и др. (список может быть уточнен в зависимости от особенностей предприятия).

Эта группа должна изначально обладать директивной информацией по поиску системы (сколько готовы потратить, что хотим автоматизировать, какую информацию нужно получать, какой персонал будет задействован и др.) или подготовить такую информацию на начальном этапе работы. Основной задачей этой группы должно явиться обоснование выбора конкретной системы на основе анализа характеристик систем, имеющихся на рынке, и требований к системе, вытекающих из задач автоматизации управления на вашем предприятии. В дальнейшем эта группа может войти в проектную команду, непосредственно занимающуюся вопросами адаптации и внедрения выбранной системы.

Процесс определения требований к КИС в целом может носить итеративный характер. Ряд первоначально сформулированных требований впоследствии в результате контактов с консалтинговыми фирмами или поставщиками интегрированных систем может быть некоторым образом изменен. При этом, однако, важно, чтобы руководитель предприятия за всеми «умными» словами, которые могут на него обрушиться в процессе этих контактов, не потерял основной нити своих соображений по поводу необходимости и целей создания КИС на предприятии.

4.2. Требования к адаптируемой интегрированной системе, выбираемой в качестве инструмента реализации комплексной системы управления

В этом разделе  мы рассмотрим основные современные  требования к адаптируемым системам комплексной автоматизации. В дальнейшем степень соответствия системы рассмотренным  требованиям может послужить  вам критерием при выборе конкретного  варианта системы.

Из сформулированного  в предыдущем разделе списка общих  требований к системе автоматизации  в целом вытекают следующие требования к интегрированной системе, которые  необходимо учитывать при ее выборе.

Возможности адаптации. Здесь имеется в виду гибкость настройки программного обеспечения  системы под специфику бизнеса  конкретного предприятия.

Комплексность. Здесь следует остановиться на двух аспектах. С одной стороны, нужно  учитывать степень охвата системой направлений деятельности, характерных  для вашего предприятия. Программное  обеспечение интегрированной системы  должно охватывать все аспекты вашего бизнеса, и чем полнее это делается, тем лучше. С другой стороны, масштаб  приобретаемой интегрированной  системы должен соответствовать  масштабу актуальных для вашего приятия  задач. В противном случае возможны непроизводительные затраты на приобретение системы. Кстати, при определении  ИХ требований нужно учитывать не только то, что умеет делать система, но и то, насколько удобно для  вас она это делает.

Открытость. Это  требование подразумевает свободное  взаимодействие программного обеспечения  системы с другими приложениями как на уровне обмена данными, так и на уровне обмена различного рода управляющими воздействиями (например, запуск приложений и др.).

Аналитичность. Это требование подразумевает предоставление качественной аналитической информации на различных уровнях управления.

Эргономичность  интерфейса. Современные средства разработки программного обеспечения позволяют реализовать самые изощренные варианты интерфейса пользователя, в том числе и настолько вычурные, что разобраться в них не сможет и сам разработчик через полгода после сдачи системы. Однако в системе по возможности должны применяться стандартизованные средства интерфейса пользователя, соответствующие характеру выполняемых человеком операций.

Особенности решения  проблемы распределенности бизнеса. Здесь имеются в виду конкретные требования по возможности работы с распределенными базами данных, использованию доступа с применением Интернета, возможностям консолидации отчетности при наличии удаленных филиалов и т.п.

Защищенность  данных. Особое внимание здесь следует  уделить порядку назначения и реализации прав доступа к информации.

Соотношение: цена - качество. Это интегрированный  критерий, который далеко не всегда можно выразить количественно. Однако на понятийном уровне смысл его достаточно прозрачен. Приведем простые примеры. Если при прочих равных условиях одна из предлагаемых систем дешевле другой, то приобретать ту систему, которая дороже, не имеет практического смысла. Если более дорогая система выполняет ряд функций, которые вы не будете использовать, то ее приобретение тоже вряд ли целесообразно. С другой стороны, следует избегать случаев неоправданной экономии при приобретении интегрированной системы. Часто в дальнейшем это может повлечь куда более значительные затраты.

Анализируя полноту  выполнения перечисленных требований в конкретной интегрированной системе, вы можете определить, насколько вам подходит та или иная система. Рекомендуем вам познакомиться с примером анализа выполнения этих требований в конкретной системе в гл. 6.

4.3. Основные услуги, предоставляемые в процессе адаптации и внедрения адаптируемых систем

Разработка КИС  на базе адаптируемых интегрированных  систем дается, как правило, на основе соответствующего договора между заказчиком и исполнителем. Содержание этих договоров  при работе различными поставщиками систем может, естественно, быть достаточно разнообразным. Здесь приводится характеристика полного комплекса услуг, который, с нашей точки зрения, должен оказываться  поставщиком системы потребителю. Состав этого комплекса услуг  выбран на основе критического анализа  вариантов внедрения различных  систем, присутствующих на отечественном  рынке. В соответствии с особенностями  предприятия можно выделить из приведенного перечня необходимые услуги. Наличие  и качество выполнения этих услуг  может являться одним из критериев выбора вами адаптируемой интегрированной системы.

4.3.1. Управленческо-организационный консалтинг

Этот вид услуг  подразумевает под собой консультации по вопросам организации бизнес-процессов, управленческого учета, организации  процесса реформирования компании. В  общем случае он жег включать ряд  работ, рассмотренных ниже. Экспертная диагностика вашего бизнеса в  целом. Это не финансовый анализ деятельности компании по каким-то показателям, экспертная оценка эффективности управленческо-организационных механизмов компании, способов ведения работ, выполнения бизнес-процессов. Фигурально выражаясь, это взгляд независимых экспертов на деятельность компании. Процессу экспертной диагностики может сопутствовать и финансовый анализ эффективности протекания бизнес-процессов, хотя, как показывает практика, его по разным причинам не всегда возможно осуществить.

Именно на этом этапе выявляются истинные проблемы компании, и намечаются контуры путей  их решения. В зависимости от особенностей текущего состояния и областей деятельности предприятия работы по экспертной оценке могут выполняться в разных масштабах и с разной детализацией.

Формирование  и организация работы проектной  команды. Подразумевается организация  обсуждений, постановка проблематики, генерирование предварительных предложений. Задача проектной команды - непосредственное участие в выработке решений проблем и воплощение этих решений в жизнь.