Организация юридической службы

7. Учет и хранение нормативных актов

Учёт нормативных актов - бор действующих нормативных актов для обработки и расположения по определённой схеме с целью хранения государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями.

Учет осуществляется практически всеми государственными органами и юридическими лицами для удовлетворения собственных потребностей в правовой информации либо в коммерческих целях, для обеспечения правовой информацией иных субъектов.

Основной задачей учета является сбор и поддержание нормативных актов в состоянии, позволяющем оперативно находить нужную правовую информацию. Как правило, государственные органы и юридические лица нуждаются в знании действующих норм по определенной теме. Но вполне возможны ситуации, когда требуются сведения только об официальных реквизитах нормативных актов (их наименовании, дате принятия, номере акта и др.) либо тексты актов, утративших силу.

С учетом собственных информационных потребностей государственные органы, юридические лица осуществляют сбор законов Российской Федерации, актов Президента России, постановлений Правительства, нормативных актов министерств и ведомств Российской Федерации и других актов.

Сбор подлежащих учету актов осуществляется различными способами. Значительную их часть можно получить из официально публикуемых сборников нормативных актов.

Совокупность нормативных актов, взятых на учет, составляет информационный фонд, в котором нормативные акты хранятся в определенном порядке. Фонд, состоящий из нескольких сотен или тысяч актов, расчленяется на разделы, как правило, по пра-вотворческим органам. Внутри раздела акты размещаются в хронологическом порядке.

Чтобы знать, какие нормативные акты действуют, какие в них внесены изменения, дополнения, в тексты актов, взятых на учет, заносятся сведения обо всех их последующих изменениях и дополнениях, иначе говоря, они поддерживаются в контрольном состоянии.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Правила хранения всех документов в организации, включая нормативные документы, должны быть установлены единоличным исполнительным органом (т.е. директором, председателем правления и т.д.). Организация должна самостоятельно определить правила хранения и использования своих документов, в т.ч. нормативных, опираясь на требования действующего законодательства.

Нормативные документы организации, как правило, подлежат постоянному хранению.

Порядок хранения нормативных документов во многом зависит оттого, каким способом они были введены в действие:

1. Если нормативные документы утверждены распорядительными документами, то подлинники хранятся как приложения к соответствующим распорядительным документам.

2. Если нормативные документы подписаны руководителем организации как самостоятельный правовой акт или утверждены им (оформлен гриф утверждения), то нужно позаботиться, чтобы они "не потерялись". Для этого необходимо определиться с местом их хранения, и идеальным решением была бы организация централизованного хранения подлинников.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

8. Работа по обеспечению законности документов правового характера

Проверяя   соответствие   закону  представляемые   на   подпись руководителю предприятия проекты приказов, инструкций, положений  и других   документов   правового   характера,   юридической   службе необходимо прежде всего выяснить:

правомочен  ли  руководитель предприятия издать приказ  (другой акт  правового характера) по данному вопросу или решение  вопросов, предусмотренных  в  проекте, относится  к  компетенции  вышестоящих органов;

не  требуется  ли  согласование данного  проекта  с  фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза (ФЗМК);

правильно  ли  сделаны  ссылки на законы и  другие  нормативные акты.

Кроме    того,    следует   определить,   какими   действующими нормативными  актами  регулируется данный  вопрос,  и  изучить  эти акты.   Далее   следует  уточнить,  не  вносились   ли   изменения, дополнения  в  эти  акты, сличить содержание той части  проекта,  в которой  имеются  ссылки на нормативные акты,  с  содержанием  этих актов.  Если в проекте приказа (другого документов) воспроизводится текст  того  или  иного  нормативного акта, то  этот  текст  должен приводиться дословно.

Необходимо  проверить,  соответствует ли подготовленный  проект требованиям   нормативных  актов  вышестоящих  органов   управления (объединения,  министерства), а также ранее принятым актам  данного предприятия,   если  проект  не  предусматривает  их   отмену   или изменение.

Если  проект  не согласован с заинтересованными подразделениями предприятия,  а  в необходимых случаях с ФЗМК, то  он  должен  быть возвращен лицу, ответственному за его подготовку.

Убедившись  в  том,  что  проект  составлен  правильно  как  по существу,   так   и   по   форме,  начальник  юридического   отдела (юрисконсульт) визирует его.

В случае несоответствия данного проекта действующим нормативным актам  начальник  юридического отдела  (юрисконсульт),  не  визируя проект,   дает  заключение  с  предложениями  о  законном   порядке разрешения  рассматриваемых вопросов. В зависимости  от  конкретных обстоятельств  начальник  юридического отдела  (юрисконсульт)  либо лично  докладывает  руководителю  предприятия  свои  замечания   по проекту,  либо  представляет письменное заключение, которое  должно быть  мотивированным,  убедительным,  обоснованным  (в  необходимых случаях со ссылкой на закон).

На  начальника юридического отдела (юрисконсульта)  предприятия возложен  контроль  за  соответствием требованиям  законодательства приказов   и  других  актов,  изданных  руководителями  структурных подразделений  предприятия.  В связи с  этим  целесообразно,  чтобы работники юридической службы периодически (в соответствии с  планом работы)  проверяли  приказы и другие акты, изданные  в  структурных подразделениях.  Если  будет  установлено,  что   акты   изданы   с нарушением   действующего  законодательства,  то   следует   внести предложение  руководителю структурного подразделения  об  изменении или  отмене таких актов. При его отказе привести акт в соответствие с  требованием  законодательства, а также в других случаях  грубого нарушения  законности  юридическому отделу (юрисконсульту)  следует внести   руководителю  предприятия  предложения   об   отмене   или изменении этих актов.

9. Организация договорной работы на предприятии. Классификация коммерческих договоров.

В соответствии с 420 ст. Гражданского кодекса договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках.

Договорная работа является не просто одной из сфер управленческой  деятельности, - она представляет собой важный организационный ресурс экономического роста  всех без исключения российских предприятий и организаций.

Однако эффективное управление договорной деятельностью на предприятии начинается с создания системы договорной работы.

Система – множество элементов, находящихся в отношениях и связях  друг с другом, образующих определенную целостность, единство.

Именно системный подход к организации договорной работы на предприятии является  самым оптимальным  для многих хозяйствующих субъектов.

Для создания системы договорной работы необходимо:

1. Определение  целей и задач

Цель: создание системы договорной работой для минимизации экономических, правовых рисков.

Задачи:

создание единого порядка подготовки проектов договоров;

организация регистрации договоров, в т.ч. направление на государственную регистрацию в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством;

организация учета, оперативного хранения договоров, выдачи оригиналов и копий,  подготовка договоров к сдаче в архив;

организация учета и хранения документов контрагентов;

разработка локальных нормативных актов, регламентирующих договорную работу на предприятии;

организация разработки типовых договоров;

организация исполнения договоров;

2. Определение средства достижения цели, т.е.подразделения или работников, которые будут осуществлять договорную работу.

3. Организация процесса   документооборота договоров.

-подготовка проекта договора;

-согласование (в ряде случаев внешнее согласование);

-заключение;

-регистрация (включая государственную  регистрацию);

-учет и оперативное хранение, выдача копий (оригиналов),  подготовка договоров к сдаче в архив

-формирование  базы по документам контрагентов.

Виды коммерческих договоров

реализационные договоры -договоры, направленные на передачу права собственности на товары.