Пресс-конференция и брифинг как современные методы PR

     Рассадка  журналистов и участников буквами  «Т» или «П» - провальный вариант. Во-первых, репортеры вынуждены сидеть к участникам боком, повернув голову в сторону: их учат, что контакт  глазами с интервьюируемым обязателен. Во-вторых, это крайне неудобно для телеоператоров. Самые выгодные позиции заняты столом и сидящими за ним коллегами. Наиболее удобен для съемки зал с фронтальной рассадкой участников и корреспондентов – друг напротив друга. При этом между столом участников и первым рядом для репортеров, а также позади репортерских мест должно быть достаточно свободного места для передвижения нескольких человек с камерами.

     Участники пресс-конференции и репортеры  должны хорошо слышать друг друга. Особенно вторые – первых. Поэтому, если зал  достаточно большой, нужно предусмотреть  усиление звука. Освещение должно быть достаточно ярким и удобным для  видеосъемки. В частности, если участники  пресс-конференции посажены спиной к окну, на видео получатся темные фигуры с уродливыми лицами и ореолом  «святых» из-за «контрового» света.

4. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции.

     Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции. Они содержат:

• тему;
• полное имя основных докладчиков;
• немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить
• редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс-конференцию отпало;
• дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;
• полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.

     Пресс-конференция  идеальна для газетчиков. Картинка им не нужна. Они набирают информацию, записывают мнения участников и отправляются к себе в редакции писать материалы. Отлично чувствуют себя и репортеры  с радио. Что касается телевизионщиков, то у них другой подход. Картинка на пресс-конференциях убогая – «говорящие головы», стены зала да пишущие что-то в блокнотах коллеги. Снимать  особо нечего. Конечно, можно сделать  приличный сюжет с помощью  архивного видео или съездить что-нибудь снять. Но на такое способен лишь заинтересованный репортер, прежде всего – захватывающей темой. Поэтому на пресс-конференции «средней ценности» телевизионщики часто отказываются ездить. К этому пресс-служба должна быть готова. (4)

     Впрочем, проблему можно попытаться решить следующим  образом: предоставить или показать во время пресс-конференции видео  или фото по теме, устроить выставку, принести интересные документы и  артефакты.

5. Пресс-пакет.

     Желательно, чтобы пресс-пакет был оформлен в отдельную папку. Он должен содержать  следующие материалы (в зависимости  от ситуации, они могут варьироваться):

• текст анонса, который высылался (желательно),
• пресс-релиз по теме пресс-конференции,
• анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
• цифры и факты (по необходимости),
• список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
• дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
• визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
• программа пресс-конференции,
• ручка, блокнот, сувениры.

6. Подготовка текстов докладов.

     Тексты  всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а  после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали.

     Общие требования к составлению речей:

• сохранять в каждой речи узнаваемый слушателем, собеседником сложившийся имидж руководителя, стиль его публичных выступлений;
• подчинять каждое выступление руководителя целям данной кампании, определенному направлению его постоянной деятельности;
• добиваться интереса аудитории к очередному выступлению шефа (достигается включением в текст новой, еще ни кем из членов команды руководителя не оглашенной информации, отвечающей личным интересам, личной выгоде слушателей, целевой аудитории);
• юмор, шутка, крылатое выражение, употребленные с чувством меры, сразу устанавливают доверительное отношение к оратору; однако нельзя сводить все выступление к шуткам и анекдотам;
• знать все оттенки служебных отношений в команде шефа, чтобы не строить речи шефа в угоду его ближайшим помощникам (интересы дела, требования темы, профессиональный подход к созданию речи - вот основы независимости составителя речей от влияний конъюнктурщиков и подхалимов).

     Автором речи составитель не считается. Речь руководителя - коллективная работа всей творческой группы команды (советники  и референты изучают предложенный вариант речи, вносят в него поправки). Сам шеф волен изменить и композицию речи, и аргументацию ее, - вплоть до коренной переработки текста. Авторы речи - это и составитель, и сам  руководитель, и его советники, и  эксперты по проблеме, затрагиваемой  в выступлении.

7. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

• открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

• вступительное слово ведущего;
• выступления (информационные сообщения);
• вопросы и ответы;
• закрытие;
• неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

     Вступительное слово пресс-секретаря - это объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречу  с журналистами. Регламент оглашается ведущим пресс-конференцию; в дальнейшем он же следит за его соблюдением. Выступления  представителей организации (фирмы) должны быть краткими (в расчете на последующие  вопросы). Тексты выступлений (заранее  отпечатанные) размещаются или на специальном столике, или на информационном стенде. Их включают и в информационный пакет документов (пресс-кит). Вопросы  журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они, далее, не могут  принимать форму собственных  заявлений и деклараций. Ведущий  может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок  работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается. Ответы выступающих согласуются с их компетенцией. По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов более всего "подходит" вопрос. Не отвечать на вопросы на пресс-конференции не принято. Нужно избегать здесь таких фраз, как "Без комментариев!", "Не для печати". Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

     Видеоматериалы  демонстрируются после закрытия пресс-конференции (они всегда несут  дополнительную, детализированную информацию, их показ в ходе пресс-конференции  обязательно затягивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов).

     Репетиция всех участников будущей пресс-конференции  необходима для новичков, впервые  выходящих на встречу с журналистами. Но и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция  вопросы и ответы репетируются с  участием статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или  произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту.

8. Накануне пресс-конференции:

• проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;

• уточняются порядок и содержание выступлений;
• делаются телефонные звонки - напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;
• составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.

9. В день проведения пресс-конференции.

     Все приготовления должны быть закончены, по меньшей мере, за 30 минут. У входа  установлены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, полу чают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.

     Докладчики  рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с  именами и должностями (надписи  сделаны крупным шрифтом и  видны с задних рядов).

     Сотрудники, задействованные в пресс-конференции, должны иметь бейджи - нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.

     Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

     После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ.

     По  просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.

10. Предусмотреть помехи.

     Пресс-конференция  может считаться безнадежно испорченной (по крайней мере, для радио и  телевидения), если во время ее проведения будут мешать ненужные шумы и световые эффекты. Наиболее распространенные варианты:

• гудение или мигание «лампы дневного света»;
• стук отбойного молотка за окном;
• громкие голоса и стук женских каблуков в коридоре,
• телефонные звонки в соседнем кабинете,
• мельтешение помощников за спиной у участников пресс-конференции

11. По окончании пресс-конференции, как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.

12. Подведение итогов.

     Пресс-конференция  окончена. Теперь нужно определить насколько результативным оказалось  мероприятие:

• После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
• Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
• Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг⃰ по итогам пресс-конфренции.
• Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.

     Идеальная пресс-конференция должна «явить»  собой выполнение следующих задач:

• максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
• создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
• безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
• освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

     2.3 Подготовка брифинга 

     Брифинг - краткая, сжатая во времени инструктивная  встреча журналистов с представителями  официальной структуры (государственного учреждения) называется обычно брифингом.

     Здесь сообщение информации имеет односторонний  характер: официальный представитель  или зачитывает долгожданный документ, сообщает о самом факте принятия соглашения, или излагает самую суть позиции, занятой в ходе переговоров  одной из сторон.

     Брифинг проводится как по итогам завершившейся  работы (события), так и по ходу самого процесса выработки управленческого  решения, позиции, оценки. Главные цели брифинга связаны с удовлетворением  информационных потребностей аудитории  сообщением сведений, фактов от лица официальных  властей, высшего руководства. При  этом четко сопоставляются разные подходы  участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная  точка зрения, кратко мотивируется выработанная позиция. Информационный обзор документов, принятых решений  не подразумевает попутных высказываний мнения, оценки, уточнения, ссылки на прецедент  и т.п. Бесстрастный перечень или  сокращенный пересказ основных положений (тезисов, фактов), относящихся к  событию, подчеркивают официальность  информации, однозначность ее толкования. Ориентировка, или конспективно-тезисное изложение темы брифинга, может быть предложена журналистам для уточнения  ключевых идей, фактических подробностей встречи (Ф.И.0. действующих лиц, дата, статистика, термины, официальное название документа и пр.). Личные мнения, цитаты и т.п. отсутствуют.