Пресс-конференция и брифинг как современные методы PR

     Поволжский  Государственный  Университет Сервиса 
 
 
 
 

     Реферат

       по дисциплине “Связи с общественностью”

          на тему “Пресс-конференция и брифинг

     как современные методы PR” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Выполнил студент группы СП – 301

     Федотов Александр 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     В современном мире электронных методов  передачи информации на любые расстояния и в любое время суток, когда  электронная почта, sms и блоги становятся все более популярными средствами коммуникации, на первый взгляд, пресс-конференции выглядят немного старомодно. Однако в действительности пресс-конференции продолжают быть одним из основных инструментов донесения информации о компании, основной формой живого общения представителей компании и журналистов и платформой для представления последних новостей и достижений.

     С точки зрения журналистов, пресс-конференция - это замечательная возможность  получить полную информацию о компании "из первых рук", встретиться с  бизнес-лидерами корпорации и, возможно, ее клиентами, ознакомиться с новыми продуктами и услугами.

     В условиях современного мира очень важна  быстрота реакции, время становится все более и более ценным ресурсом, а PR-менеджеры все чаще сталкиваются в своей работе с ситуацией, когда  необходимо максимально результативно  использовать бюджет, а основной целью  является достижение эффективных и  измеряемых результатов в фиксированные  и часто короткие сроки. Поэтому  вопрос о том, всегда ли пресс-конференция  является наиболее оптимальным средством  коммуникации и достижения поставленных задач приобретает все большую  значимость.

     Не  секрет, что довольно часто взаимодействие менеджеров по маркетингу и бизнес-менеджеров с PR-службой сводится к запросу запланировать пресс-конференцию или пресс-релиз. Но всегда ли эти столь популярные формы коммуникации являются наиболее продуктивными и эффективными для данного товара и в данной ситуации на рынке?

     "Наиболее  эффективным" способом донесения  информации до целевой аудитории  может быть тот, который имеет  лучший показатель соотношения  "затраты: полученный результат", или, например, когда при проведении  той или иной PR-работы охвачена  максимальная аудитория. Могут  быть и другие определения  наиболее эффективных PR-инструментов, но для коммерческой организации,  безусловно, одним из самых важных  критериев будет эффективность  потраченного бюджета в соотношении  с полученным результатом, т.е.  возврат инвестиций.

     Важно также отметить, что в разных странах  популярность и эффективность пресс-конференций  воспринимается и измеряется по-разному. Безусловно, опасно делать какие-либо обобщения, однако статистика показывает, что желание и заинтересованность журналистов посещать пресс-конференции  выше в Восточной Европе, чем, например, на Западе.

     АКТУАЛЬНОСТЬ  данной работы определяется возрастающим количеством коммуникаций в общественной и деловой жизни и необходимостью их детального исследования для правильного  построения менеджмента, маркетинга организаций. В частности в современном  мире получили распространение такие  формы коммуникации, как пресс-конференция и брифинг, которые практикуются органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

     ЦЕЛЬЮ работы является детальное рассмотрение таких современных методов PR, как пресс-конференция и брифинг, их эффективность и перспективы.

     Перед автором работы, Соловьевой И.В., стоят  следующие ЗАДАЧИ: осветить основные понятия, встречающиеся по ходу изучения вопроса подготовки и проведения пресс-конференции и брифинга, рассмотреть  детали подготовки и проведения упомянутых мероприятий, дать рекомендации по увеличению эффективности мероприятий.

     В частности, при подготовке работы была использована следующая ЛИТЕРАТУРА:

1. Связи с общественностью: Теория и технологии: Учебник для студентов вузов / В.Ф.Кузнецов. – 2-е изд., доп. и перер. – М.: Аспект Пресс, 2007.

     В данном издании автор в соответствии с государственным стандартом высшего профессионального образования «Связи с общественностью» рассматривает вопросы роли, места и функций связей с общественностью, систему связей с общественностью, особенности действия паблик рилейшнз в экономической, политической и социальной сферах.

2. «PR на 100%: Как стать хорошим менеджером по PR»: Альпина Паблишер/ Марина Горкина, Андрей Мамонтов, Игорь Манн - Москва; 2003

     Авторы  около 10 лет работают в сфере PR и  маркетинга, поэтому своей целью  они ставили написать книгу на основе своего опыта, книгу о том, что действительно нужно о PR-деятельности компании.

3. Варакута С.А. «Связи с общественностью: Учебное пособие» — М.: ИНФРА-М, 2009

     В книге рассматриваются сущность и теоретические основы связей с  общественностью, дается характеристика внутрифирменной системы управления коммуникациями, раскрываются особенности  подготовки и проведения специальных  мероприятий по установлению и поддержанию  общественных связей, исследуется специфика  выставочной деятельности компании, описываются правила работы с  печатными и электронными средствами массовой информации при осуществлении  связей с общественностью.

     При написании работы в качестве МЕТОДА ИССЛЕДОВАНИЯ использовался литературный обзор.

     СТРУКТУРА работы состоит из трех глав: первая глава посвящена краткому теоретическому освещению вопроса и подбору  определений интересующих терминов, вторая глава раскрывает практические нюансы вопроса – подготовки и  проведения пресс-конференций и  брифингов, третья глава несет в  себе анализ накопленного опыта и  практические советы по увеличению эффективности  рассматриваемых мероприятий.

 

   

1. Общие понятия

 

     В результате ослабления возможностей массовой рекламы руководителям фирм все  чаще обращаются к связям с общественностью  как к эффективному и низкозатратному способу повышения осведомленности, охвата местных потребителей и специальной аудитории. При обращении к такому элементу комплекса маркетинга, как PR, необходимо определить маркетинговые задачи, сделать выбор обращений и средств PR, отследить выполнение плана маркетинговых PR, и дать оценку результатов. Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер. Они взаимовыгодны и постоянно возобновляются как журналистами, так и представителями деловых кругов, отдельных коммерческих, общественных и государственных структур.

     Одним из самых популярных способов быстрого и массового сообщения с представителями  СМИ являются брифинги и пресс-конференции. Законы Российской Федерации не устанавливают  никаких ограничений на организацию  пресс-конференций и брифингов. Приглашение  журналистов на пресс-конференцию, равно как и участие представителей СМИ в подобных мероприятиях, - естественное проявление свободы мысли и слова, закрепленное в Конституции РФ, Всеобщей декларации прав человека. Брифинги и  пресс-конференции представляют собой  встречи официальных лиц с  представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам.

     Пресс-конференция - собрание представителей средств  массовой информации, проводимое официальными лицами с целью информирования по актуальным вопросам; встреча государственных, общественных деятелей, ученых и др. с журналистами для беседы и ответов  на их вопросы. (1)

     Брифинг (английское briefing), - встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т.д. (2)

     Можно сказать, что брифинг – это  аналог пресс конференции, от которой  его отличает отсутствие презентационной  части, этапа обсуждения информации и меньшая официальность. Обычно брифинг проводится в качестве пост-PR кампании какого-либо делового мероприятия.

 

   

     2. Прежде чем провести, нужно подготовить 

     Некоторые пресс-службы, то ли чтобы отчитаться перед начальством, то ли просто не зная иных форм работы, устраивают пресс-конференции  по любому поводу: подведение итогов работы за семь с половиной месяцев, день рождения главного начальника и т.п. Сама по себе информационная открытость заслуживает одобрения. Однако часто  все ограничивается тем, что «высаженные» к прессе люди читают доклад и не в состоянии ответить на вопросы, хоть немного отклоняющиеся от темы. Пресс-конференция – мероприятие  серьезное, ради него журналисты часто  жертвуют другими информационными  поводами, и их время не должно быть потрачено впустую.

     Пресс-конференция  хороша, если посвящена действительно  важной теме, выходящей за рамки  одного учреждения и представляющей всеобщий общественный интерес. Часто  корреспонденты пользуются случаем, чтобы  задать значимым лицам вопросы на другие темы, поэтому участники должны быть компетентны настолько, чтобы  ответить на них.

     Идеальный вариант, когда в ходе пресс-конференции  не перетираются абстрактные цифры  и давно известные факты, а  звучит новая, лучше – сенсационная информация. 

1. Проведение  пресс-конференции  оправдано

 

     1) в организации есть “горячие”  новости и необходимо сделать  важное сообщение, по которому  у журналистов могут возникнуть  вопросы, или необходимо срочно  отреагировать на определенное  событие; 

     2) в город приезжает известный  специалист, интересный человек,  готовый выступить перед представителями  СМИ; 

     3) журналисты предпочитают личные  информационные контакты с официальными  лицами.

     В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом, и необходимости  в проведении пресс-конференции  нет.  

     2.2 Ближе к деталям 

     Пресс-конференция - важнейшее средство PR, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов.

1. Виды пресс-конференции:

     Оперативные пресс-конференции проводятся в  спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением  итогов голосования, окончания переговоров  и пр. Регулярные пресс-конференции  организуются в предварительно объявленное  время в специально приспособленных  помещениях. Пресс-конференцию ведет  пресс-секретарь (или ответственный  за это мероприятие сотрудник  пресс-центра или PR -агентства).

2. Выбор даты и времени проведения конференции:

• пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;

• день и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет.
• если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

     Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию  во вторник, среду или четверг  не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.

3. Выбор подходящего помещения.

     Оно не должно быть слишком большим, чтобы  зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции  могут быть организованы в бизнес-центрах отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях, расположенных в мало удаленных от представителей СМИ районах.

     Необходимо  проверить наличие:

• соответствующего количества стульев;
• места для размещения TV-камер;
• микрофона;
• стойки для микрофона на платформе;
• электропитания (розетки для TV -оборудования);
• стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;
• стола и стульев для докладчиков;
• пепельниц;
• стендов (при необходимости);
• минеральной воды для участников (желательно).