Деловое совещание в структуре современного делового общения

    Обсуждение - любой из участников может взять  слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда  проблема уже обсуждалась, и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на данный момент не решен.  

    Правила эффективного совещания

    В каждом совещании есть два момента, которыми необходимо управлять ведущему. Есть предмет совещания, конкретный вопрос, который нужно решить, согласовать, либо просто довести до сведения участников. И есть отношения между людьми – участниками совещания. На каждом этапе совещания ведущему важно иметь в виду как минимум две задачи. В целом, правила эффективных совещаний можно сформулировать следующим образом:

1. Поставьте конкретную цель – зачем вы проводите совещание. Обязательно проверьте, действительно ли эта цель может быть достигнута с помощью совещания.
2. Определите, с помощью каких приемов проведения совещания вы достигните этой цели.
3. Установите время совещания и добейтесь того, чтобы оно не только началось, но и закончилось вовремя.
4. Вне зависимости от цели совещания обязательно оставьте время на то, чтобы участники задали вопросы и высказали свою позицию.
5. Определите лимит выступления участников, в том числе и свой лимит. Речи, занимающие более семи минут, не допустимы, даже если слово берет руководитель.

 
 
 

    1.2. Типы совещаний и их характеристика

     Можно различать типы совещаний в зависимости  от управленческих функций.           

     Рассмотрим  следующие типы совещаний.

     1.Совещания  по планированию. На таких совещаниях  обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.

2. Совещания по мотивации труда. Обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива, отдельных работников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причин низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения включенности людей в дело, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре.
3. Совещания по внутрифирменной организации. Предметом обсуждения на таком совещании становятся: вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за изменений во внешней среде; вопросы ответственности и др.
4. Совещания по контролю за деятельностью работников. Посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной деятельности, достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинам этих явлений. Обсуждаются вопросы коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способов контроля и пр.
5. Совещания, специфические для фирмы (предприятия). Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.
6. Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние  подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские) проблемные.

     Цель  инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений "сверху вниз" по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводится принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручения. Цель оперативных (диспетчерских) совещаний -  получение информации о текущем состоянии дел.

     В отличие от конструктивных совещаний, информация поступает "снизу вверх" по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах.     Оперативные  совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней. Цель проблемных совещаний - поиск наилучших решений - определение проблем в кратчайшие сроки.        Оптимальное решение можно  получить, используя следующие способы:

1. нахождение решения без предварительной подготовки возможных решение 
   на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;
2. выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
3. принятие решения, найденного руководителем до заседания, по средствам убеждения  сомневающихся в его правильности.

     В качестве основной коммуникативной  задачи следует определить необходимость  принятия коллективного решения на основе равного  (право каждого высказать и обосновать свое мнение), при условии, что  в решение вопрос затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений, организации или фирмы, когда для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных работников.

     Суть  обзора основных задач деловых совещаний  заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета  самых разных мнений, а это значит, руководителю совещания нужно иметь способность адаптироваться в сложившемся коллективе, быть коммуникабельным, умеющим работать с аудиторией, и работать на положительный конечный результат.

     Практика  деловой жизни показывает, что  деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

     Основная  цель делового совещания - принятие определенных решение или, как правило, координация  взаимных действий.

     Особенность подготовки внутреннего совещания  – общение коллег по общим для  всего коллектива проблемам, это часть корпоративной культуры предприятия - -это совокупность основных  убеждений, которые оказались достаточно эффективными, чтобы считаться ценными, потому передаются новым членам коллектива в качестве правильного образа восприятия, мышления и отношения к конкретным проблемам. Они включают в себя как неформальные (запреты, табу, обычаи, традиции кодексы и чести и т.д.) так и формальные правила (конституции, законы, права собственности и т.д.), а также систему санкций за их несоблюдение.

     Задолго до создания теории менеджмента отмечалось: что - стабильность, бережливость и общая благонадежность работников  важны так же, как и их развитие.

     Тип речевого жанра совещания - информационно-убеждающий.

     Характер  общения при переговорах - ролевой, официальный, публичный устный.

     Особенность речевой ситуации деловых переговоров - общение происходит в конкретных условиях, в официальной обстановке, между профессионалами, как правило, в коллективе единомышленников. Это  придает общению особый личностный характер, тогда как у собеседников есть определенное сложившееся мнение друг о друге.

     В связи с этим, как и в рассматриваемых  выше ситуациях делового общения, участники  говорят на "своем языке", т.е. знают специфику данной профессиональной речи с ее особой фразеологией, профессионализмами сленгом.

     В композиционно-структурное единство совещания входят:

     1)открытые  вопросы для получения общей  картины проблемы, включают вопросы  типа "что" для выявления   фактов и "какие" для понимания  отношения к этим фактам;

     2)поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов. Тем самым вы получаете более полную информацию;

     3)обратная  связь, которая может осуществляться  в виде пересказа, чтобы выступающий  понимал, что его правильно  услышали;

     4) отражение и признание чувств, что дает понять собеседнику, что вы заметили основные эмоции  выступающего;

     5)резюме, которое систематизирует, организует  факты и эмоции. 
 

     1.3 Обзор основных задач, классификаций деловых совещаний

     Одна  из основных задач ведущего делового совещания привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить   сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы.   Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения, но сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы.   Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло. В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

     - постоянно поддерживать разговор;

     - немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения;

     - выслушивать мнения всех оппонентов;

     - нетерпимо относиться к экскурсам  в прошлое и к отклонениям  от темы;

     - при необходимости уточнять сообщения  отдельных участников:       Что именно вы имеете в виду?»;

     - чаще подводить промежуточные  итоги, для того чтобы продемонстрировать  участникам, что они уже близки  к цели.

     Если  кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к  спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, как правело,  пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его  знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

     Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть  техникой проведения дискуссий.

     Прежде  всего, надо стремиться вести групповую  дискуссию цивилизованно.

     Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно  внимательно следить, чтобы деловой спор  между участниками был определенным и  имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим. При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за  истину, подобрать наиболее весомые аргументы.   Особенно впечатляют цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

     Деловые совещания представляют собой вид  организации труда, действующей  очень короткие сроки и имеющий  определенную целенаправленность. Совещания классифицируются по следующим признакам:

     По  назначению:

     - вырабатывающие и принимающие  решения;

     - разъясняющие и уточняющие задачи  по реализации ранее принятых  решений;

     - подводящие итоги и дающие  оценку принятым ранее решениям;

     - оперативные (диспетчерские).

     По  периодичности (частоте) проведения:

     - разовые;

     - регулярные;

     - периодические.

     По  количеству участников:

     -  узкий состав (до пяти человек);

     - расширенные (до двадцати человек);

     -  представительные (свыше двадцати  человек).

     По  степени стабильности состава участников совещания:

     -  с фиксированным составом;

     - с приглашаемыми по списку, составленному  для каждого совещания; 

     - комбинированные.

     По  принадлежности:

     - партийные (и других общественных  организаций);

     - административные; - научные и научно-технические;