Унификация и стандартизация управленческих документов. Организация контроля исполнения документов

На бланках  письма допускается указывать трафаретные  части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа  и ссылка на регистрационный номер  и дату документа, например:

__ No__; НаNo__ от __.

На бланках  письма ставятся ограничительные уголки для следующих

реквизитов;

- адресат;

- заголовок к  тексту;отметка о контроле.

Бланк конкретного  вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:

ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т. п.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей  предприятий, организаций, ведомств - должностные  бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например; Директор Федеральной пограничной  службы Российской Федерации, Генеральный  директор ЗАО Реал и т. п.

Если организация  имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк  структурного подразделения, например:3АО АРСЕНАЛ

ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

Бланки структурных  подразделений и должностных  лиц разрабатываются в том  случае, если руководители подразделений  и должностные лица имеют право  подписи документов.

Стандарт рекомендует  два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

Продольный бланк  предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль  верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для  писем, так как правый верхний  угол используется для указания адресата. По подсчетам специалистов, угловое  расположение экономит до 20% площади  листа документа.

Продольное расположение реквизитов чаще применяется при  оформлении общих бланков, а угловое - для бланков писем.

Реквизиты наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место  составления или издания документа  могут быть расположены одним  из способов;

- фланговым (каждая  строка реквизита начинается  от границы левого поля и  окончания строк не выравниваются);

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием  реквизитов бланка на языке партнера или английском языке.

Организации субъектов  РФ как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.

Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также  отдельные должностные лица, то организация  может иметь бланки структурных  подразделений и должностных  лиц.

При изготовлении служебных бланков используют два  основных стандартных формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (147х210 мм). Допускается использование бланков форматов АЗ (420х297 мм) и А6 (148х105 мм)

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

левое и верхнее - 20;

правое и нижнее -10.

При печатании  бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих  ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

Особый порядок  работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов:

при поступлении  бланков:

- наименование  вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного  документа;

- наименование  организации - поставщика гербовых  бланков;количество экземпляров;серия и номера гербовых бланков;при выдаче бланков:

- наименование  вида гербового бланка;

- количество  экземпляров;

- серия и номера  гербовых бланков;

- наименование  структурного подразделения организации,  фамилия и инициалы должностного  лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в  получении;

- примечание (отметка  об уничтожении и т.д.). Уничтожение  испорченных или устаревших гербовых  бланков оформляется актом с  отметкой в регистрационной форме.

Машинописное  оформление документов

Текст документа  печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме  текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный  интервал. Составные части реквизитов “Адресат”, “Гриф утверждения”, “Отметка о наличии приложения”, “Гриф  согласования” отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами,

например:

СОГЛАСОВАНО 1,5

Директор предприятия“Контакт”А.Н.Иванов

Реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи  в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между  инициалами и фамилией.

Если заголовок  к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы  правого поля. Точку в конце  заголовка не ставят.

При печатании  документов используют 8 стандартных  положений табулятора пишущей машинки:

О - от границы  левого поля для печатания реквизитов “Заголовок к тексту”, “Текст” (без  абзацев), “Отметка о наличии приложения”, “Отметка об исполнителе”, “Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело”, наименование должности  в реквизитах “Подпись” и “Гриф  согласования”, заверительной надписи “Верно”, а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ

1 - после 5 печатных  знаков для начала абзацев  в тексте;

2 - после 16 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных  знаков для реквизита “Адресат”;

5 - после 40 печатных  знаков для реквизита “Гриф  утверждения”, “Гриф ограничения  доступа к документу”.

6 - после 48 печатных  знаков для расшифровки подписи  в реквизите “Подпись”;

7- после 56 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов, для  печатания слова “Копия” при  снятии копий с документов  об образовании, со свидетельств  о браке и с других личных  документов граждан.

При наличии  нескольких грифов утверждения и  согласования их располагают на одном  уровне вертикальными рядами, начиная  от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии  в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова “Примечание” и “Основание” печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся  к ним текст - через один межстрочный  интервал. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа

Допускается реквизиты  Герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации  и гриф ограничения доступа к  документу располагать на верхнем  поле документа (на расстоянии не менее 3 мм от верхнего края листа).

Эмблему организации  рекомендуется располагать над  серединой наименования организации. Допускается расположение эмблемы  и наименования организации на одном  уровне. Эмблема фирмы в идеале должна соответствовать корпоративному стилю и виду деятельности организации.

Бланки предприятия  могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков, водяные знаки, специальные сорта бумаги.

Бланки следует  изготавливать на бумаге, предназначенной  для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным  оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как не сворачиваемость  при перегревах или смачивании и  отсутствие пыления с поверхности  листа, а также соответствовать  требованиям по плотности - от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88% до 98%.

Бланки следует  печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных  аппаратов.