Унификация и стандартизация управленческих документов. Организация контроля исполнения документов

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно  по вопросам информационно-методического  характера, а также вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право  подписи указаний делегируются руководителем  своим заместителям или руководителям  подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным  порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами "Предлагаю" ("Обязываю"). Указания нумеруются по порядку в  пределах календарного.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать  закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих закону. Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают  на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной  деятельности (в случае постановлений  и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний). Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и  подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа  на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание. 
 

Стадии  подготовки приказа.

Приказ является основным нормативно-правовым актом, регулирующим управленческий процесс. От грамотного его составления во многом зависит  эффективность принимаемого решения.

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности. Подготовка его включает в себя следующие этапы:

•  инициирование  издания приказа;

 •  сбор  необходимой информации;

 •  подготовка  проекта документа;

 •  согласование;

 •  проверка  правильности оформления;

 •  подписание;

 •  доведение  приказа до исполнителей.

В структурном  подразделении, ответственном за подготовку проекта приказа, разработку его  осуществляет назначенный в резолюции  руководителя подразделения исполнитель. Он готовит проект документа, оформляет  его в бумажном и электронном  виде и согласовывает со своим  непосредственным руководителем и  руководителем структурного подразделения. Далее проект приказа подлежит согласованию с подразделениями, компетенцию которых он затрагивает. Копии проекта нормативного акта направляются на заключение им последовательно или параллельно. Затем структурное подразделение, ответственное за подготовку приказа, осуществляет свод поступивших замечаний и предложений и вносит их при необходимости в проект документа. При этом результаты свода замечаний и предложений могут быть оформлены в виде таблицы учтенных и отклоненных замечаний и предложений по проекту.

После внесения замечаний исполнитель направляет проект документа на согласование руководителю своего структурного подразделения. Завизированный проект документа вместе с таблицей замечаний направляется на повторное  согласование - последовательно или  параллельно - согласно установленному порядку. Повторное согласование осуществляется в форме визирования текста проекта  приказа. Процесс согласования должен осуществляться в определенный срок, но не превышать пяти дней с момента  получения проекта визирующим лицом, так как информация, зафиксированная  в документе, может потерять значимость. Если проект завизирован без замечаний и предложений, он передается для визирования следующему должностному лицу. Если замечания принимаются, проект возвращается на доработку, при этом все предыдущие визы могут аннулироваться.

Если приказ согласован всеми визирующими, то он направляется на подпись руководителю организации. Передача документа на подпись может осуществляться как  службой ДОУ, так и исполнителем или секретарем, в зависимости  от принятой процедуры подписания.

Процедура подготовки проекта приказа может иметь  и более упрощенный характер, в  зависимости от масштабов организации  и значимости принимаемых решений.

Приказ оформляется  на общем бланке формата А-4. Перед  подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или  стилистических ошибок. Приказ подписывается  руководителем или заместителем руководителя предприятия.Независимо от формы фиксации принятого решения формулировка распорядительных документов должна быть четкой в определении цели, иметь адрес исполнителя и срок исполнения, а также указание путей и средств выполнения принятого решения. 

Из  каких частей состоит  текст приказа?

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются  цели и причины распоряжения. В  ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

наименование  организации;

наименование  вида документа;

дата, номер;

место издания;

заголовок;

текст;

подпись;

отметка о согласовании. 

Порядок визирования распорядительных документов.

Визы могут  проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа  документа под подписью), на обороте  последнего листа документа или  на отдельном листе согласования (визирования).

 При визировании  распорядительных документов виза  чаще всего проставляется на  обороте последнего листа документа  (подлинника) или отдельном листе  согласования. Лист согласования  оформляется следующим образом: 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

 проекта приказа  “О…”  

 Наименование  должности лица Подпись, дата  И.О. Фамилия  

 Наименование  должности лица Подпись, дата  И.О. Фамилия  

 Наименование  должности лица Подпись, дата  И.О. Фамилия 

 …  

 Исполнитель  – И.О. Фамилия, должность, подразделение,  телефон 

 Под визами  и указанием исполнителя на  листе согласования могут указываться  сведения о рассылке. Оформляется  это, как правило, следующим  образом:  

 РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

 Должность,  фамилия работника, при необходимости  – количество экземпляров. 

Лист согласования является неотъемлемой частью документа  и помещается в дело на хранение вместе с документом. Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.

 В соответствии  с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.

 Например:  

Начальник коммерческого  отдела

 В.А. Сидоров  

25.08.2008

Если должностное  лицо, визирующее документ, имеет замечания  по проекту документа или в  принципе не согласно с предлагаемым решением, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются 

 Начальник  коммерческого отдела 

 В.А. Сидоров 

25.08.2008

или:

Не согласен

 Начальник  коммерческого отдела 

 В.А. Сидоров 

25.08.2008

 Виза может  включать и иные записи, например: “С проектом не согласен”, “Имею замечания”, “Согласен с учетом замечаний и дополнений” и др. Мнение должностного лица оформляется на отдельном листе в виде справки и вместе с проектом возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель может согласиться с замечаниями и учесть их при доработке проекта документа, но может остаться при своем прежнем мнении и не учитывать высказанные замечания. Если при доработке проекта остаются неучтенные замечания, исполнитель обязан представить их руководителю вместе с окончательно оформленным проектом документа, поскольку окончательное решение всегда принадлежит руководителю. Не исключено, что руководитель может согласиться именно с мнением, не учтенным исполнителем, и тогда исполнителю придется еще раз дорабатывать проект документа с учетом мнения руководителя.

Особенности оформления общих  бланков организации. 

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие  виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа (за исключением  письма).

Общий бланк  может быть использован для составления  любых видов документов, кроме  писем.

Общий бланк  содержит следующие реквизиты:

- Государственный  герб Российской Федерации (герб  субъекта Российской федерации  или города). Такой реквизит устанавливается  для организаций, имеющих на  это право;

- эмблему организации  (при наличии герба не проставляется);

- наименование  вышестоящей организации (если  она имеется);

- наименование  организации (предприятия).

ОАО ДИАЛОГ

 Россия, 107082, Москва, Рубцовская наб., 23

Тел.(095)2639946 Факс(095) 267 53 12

E-mail: mav@office.(tetog.ru

WWW: htlp;/7www.cHatoQ.m

ОКПО 04314569

______No______

Ha No____от___

На общих бланках  допускается указывать трафаретные  части таких реквизитов, как дата я регистрационный номер документа, например:

_____No____

На общих бланках  рекомендуется также проставлять  ограничительные уголки для следующих  реквизитов документа:

- гриф утверждения;

- заголовок к  тексту;

- отметка о  контроле.

Бланк письма содержит реквизиты:

- Государственный  герб Российской Федерации (герб  субъекта Российской Федерации  или города). Такой реквизит устанавливается  для организаций, имеющих на  это право;

- эмблему организации  (при наличии герба не проставляется);

- код организации  (предприятия) по ОКПО;

- наименование  вышестоящей организации (если  она имеется);

- наименование  организации (предприятия);

- справочные  данные об организации (почтовый  адрес, номера телефонов, а  также, по усмотрению организации,  номера телефаксов, адрес электронной  почты, Web-страницы в Интернет, номера  счетов в банке, банковский  идентификационный код (БИК) и  идентификационный номер налогоплательщика  (ИНН), номер и дату лицензии).