Унификация и стандартизация управленческих документов. Организация контроля исполнения документов

 
 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ  АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Новый сибирский  институт. 
 

Контрольная работа

По  дисциплине «ДОУ». 
 
 
 

1. Тема: «Унификация и стандартизация управленческих документов.

2. Организация контроля исполнения документов.» 
    
    
    
    
    
    
   

Выполнила студентка группы МО-91

Марченкова  Е.А.

Проверил  преподаватель

Белых В.И. 
 

Унификация  и стандартизация управленческих документов. 

 Обязательным  условием организационной и управленческой  деятельности на предприятиях, в  учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются  разнообразием и повторяемостью  рабочих ситуаций и предпринимаемых  действий по их разрешению. Отсюда  большое разнообразие документов  и необходимость их унификации  и стандартизации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для  всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются  в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и  стандартов предприятий, учреждений и  организаций (СТП).

Унификация документов  проводится  в  целях  сокращения  количества применяемых  документов,   типизации   их    форм,    повышения    качества, снижения   трудоемкости     их    обработки,    достижения    информационной совместимости  различных   систем    документации    по    одноименным     и смежным   функциям     управления,    более    эффективного    использования  вычислительной техники.

    Работа  по унификации включает:

.  разработку   УСД,    которая     осуществляется     министерствами     и   ведомствами,  ответственными       за       соответствующие       системы  документации;

.   внедрение   межотраслевых        (межведомственных)        УСД        в   республиканских и отраслевых УСД:

. внедрение  разработанных ОКТЭИ;

.  ведение   УСД   и   ОКТЭИ   с     целью     поддержания     достоверности информации и их  дальнейшее развитие;

.   разработку   комплексов      отраслевых      унифицированных       форм  документов, отражающих  специфику   отрасли  и  не  вошедших  в  УСД,   а также их  государственную регистрацию;

.   разработку    отраслевых      классификаторов     технико-экономической   информации, отражающих специфику отрасли.

    Организационное    и   методическое    руководство    унификацией      и стандартизацией    документов,    координацию     работ      и      контроль осуществляет  головная    организация    по    координации    внедрения    и ведения УСД  и ОКТЭИ в республике.  На  отраслевом уровне эту  работу    ведет головная  организация   по  внедрению и ведению УСД  и ОКТЭИ в   отрасли.

          Унификацию  и  стандартизацию  управленческих  документов  следует  рассматривать   как   один   из   факторов   повышения    производительности управленческого   труда.  Унификация  документов  -  это  выбор  рациональных  структур  их  построения,  приведение  документов  единообразию  на   основе установления рационального  количества их форм  и  типизация   их  построения. Она применяется   не  только  к  управленческим  документам,  но  и  к  новым  системам. Например, унифицированы  проездные, авиационные  и   железнодорожные билеты.

   Основными  принципами унификации документов  являются:

- унификация  от общего  к  частному.  Заключается   в  построении  формуляра- образца  документов для конкретной системы   документации  и  установлении  на его основе состава реквизитов  для  данной  системы  документации,  отдельных видов документов, конкретного  документа и т. д.;

-  единообразие  форм  документов  и  правил  их  построения,   составления,  оформления. Обеспечивается путем   максимальной  типизации  и   трафаретизации документов, унификации расположения  данных  на  поле  документа,  выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность  унификации. При ее проведении  должны  предусматриваться  все  требования к документу на  всех стадиях его создания,  заполнения,  обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться  психофизиологические  возможности  человека и параметры технических  средств;

- информативность.  Означает включение в  документы   только  тех  реквизитов, которые  нужны для решения  конкретных  задач,  для  поиска  и   подтверждения юридической силы  документа;

- сокращение  числа видов документов. Достигается  за  счет  совершенствования методов   управления,  например,  в  направлении   повсеместного   применения оргтехники;

- стабильность  требований  к  документам  (установлены  государственными  и отраслевыми стандартами);

- сопряжение  с действующими системами классификации  и  кодирования  технико- экономической информации;

- экономичность.  Достигается за счет обоснованного   включения  документов  в систему документации, широкого применения бланков,  рациональной  компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

    Существует  3  способа унификации  текстов:  трафарет,  анкета   и таблица.

Трафарет- это  способ  фиксации  постоянной  информации  в  виде  связанного текста с пробелами для переменной информации. В  форме  трафарета  создаются ряд приказов, заявлений. 

Анкета-  способ   представления   унифицированного   текста,   при   котором постоянная информация  располагается  в  левой  части  листа,  а  переменная вносится в документ в процессе его  составления  в  правую  часть  листа.  В унифицированной системе  документации  на  организационно-  распорядительные документы  анкетным  методом  смоделированы  приказы  по  приему,  переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства  анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы;  создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица  -  разорванный  текст,  расположенный   по   определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике,  а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк.  Обладает  большой информационной  емкостью,  позволяет  строго  классифицировать,   кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен  в  машинописи.

В табличной  форме в УСД по  ОРД  представлены:  штатное расписание,  график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от  унификации  и  стандартизации  управленческих  документов  бывает косвенным  (  повышение  качества  управления,  эффективности  использования оргтехники,  ускорении  оборачиваемости  финансовых  средств)  и  прямым   ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на  заработную  плату)  при работе с  документами,  расхода  материалов  на  их  изготовление,  удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация  – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

    - безопасности  продукции, работ и услуг; жизни  и здоровья

    - технической  и информационной совместимости,  а так же взаимозаменяемой

      продукцией

    - экономии  всех видов ресурсов.

          Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

      В целях сокращения количества  применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).    УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      В основе создания УСД лежит  метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

      Государственная система документированного  обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

     Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

      Основные положения ГСДОУ охватывают  вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Организация контроля за исполнением документов.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций  управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают: контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения  вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

 В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению  руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.