Унификация и стандартизация управленческих документов. Организация контроля исполнения документов

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

 постановку  документов на контроль;

проверку своевременности  доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документов с контроля;

учет и обобщение  хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или  созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его  имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными  сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции  определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем  поле проставляется отметка о контроле . Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут  быть установлены длительные сроки  исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить  на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока  исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование  хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются  в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут  проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой  контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).  

Снятие документа  с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его  поручению служба ДОУ, снятие документа  с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении  его в дело .

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и  материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная  служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку  без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа  на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов  контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного  обеспечения и ответственные  исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной  службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и  т.п., или специально назначенным  лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению  и т.д.) ведется по поручению руководителей  в соответствующих структурных  подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока  исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием  нового акта, индивидуальные — распоряжением  руководителя, который их установил.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в  регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые  при регистрации документов. 

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого  документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов (приказы министра, решения  коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем  порядке: заданий последующих лет  — не реже одного раза в год, заданий  последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения  срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием  о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с указанием  даты исполнения и содержания соответствующих  мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется  на общих основаниях.

Служба документационного  обеспечения или лицо, ответственное  за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные  руководителем, но не реже одного раза в месяц.

 Формирование  дел — группировка исполненных  документов в дела в соответствии  с номенклатурой дел. Дела формируются  в организациях централизованно  или децентрализовано. Формированием  дел в структурных подразделениях  занимаются лица, ответственные  за документацию. Контроль за  правильным формированием дел  в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные  документы в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к  разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением  переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного  и временного сроков хранения; помещать вдела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОБЩЕСТВО  С  ОГРАНИЧЕННОЙ  ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ПРОТИВОПОЖАРНЫЕ  ТЕХНОЛОГИИ» 

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ ГОРОД  МУРАВЛЕНКО 
 
 
 

П Р И К А З 
 

1 сентября 2011г                                                                                            № 76- од 

О введении в организации  пропускного режима 

          В  целях  соблюдения мер безопасности на территории и в помещениях здания ООО «Противопожарные технологии»  

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести пропускной  режим при  входе на территорию  ООО «Противопожарные технологии»  с  1 октября 2011г .

2. Шумаковой Н.В. – главному инженеру обеспечить монтаж и настройку оборудования, предназначенного для считывания пропусков в срок до 30 сентября 2011г. 

3.  Главному  бухгалтеру ООО «Противопожарные технологии» (Терехиной Л.Ч.) оплатить оборудование за счет сметы расходов  ООО «Противопожарные технологии».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

  
 
 

Генеральный директор                                                                                Иванов И. И.  
 
 
 
 
 
 

Рассылка: бухгалтерия 
 
 
 
 

С  приказом  ознакомлена: 

_______________________ Шумакова  Н.В.________________2011г 
 
 
 

Какие распорядительные документы  издают органы управления в соответствии с  действующим законодательством?

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие  вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным  вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Постановление принято определять как "правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения *. Однако в законах "О краевом областном Совете и краевой областной администрации" и "О местном самоуправлении" постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.  

Решение как  распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом  и т.д.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного  вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.