Сучасні вимоги до оформлення службових документів

     Наступний етап - поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах[11, с. 23].

     Номенклатура - найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися . в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

     Складання номенклатури справ, формування справ  та їх збереження пов'язані з експертизою  цінності документів. Під експертизою  розуміють визначення практичного  та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25-75 років) та постійні. Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються ''Переліки документів за термінами зберігання''. Вони бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлінських документів, науково-технічної документації, кіно- і фотодокументів; відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров'я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

     І, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки - поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб'єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил. Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів. 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВИСНОВКИ 

      Службові  документи відіграють величезну  роль у сучасному суспільстві. Їх використовують всюди: у всіх установах, організаціях, на підприємствах, адже документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, а хто володіє інформацією – володіє світом. Тому я думаю, що кожна людина, кожен працівник, який поважає себе, повинен вміти використовувати документи і у роботі, і в повсякденному житті. Від якості роботи із службовими документами працівника залежить добробут установи, у якій він трудиться. Ця установа, в свою чергу, має встановлювати чіткі норми складання, обробки, одержання та зберігання задокументованої інформації, щоб полегшити роботу своїх працівників.

      Саме  тому була написана дана курсова робота, яка розкриває поняття службових  документів, визначає їх класифікацію, роль організації службових документів в установі на прикладі ТОВ ТПП «Універсал» Хмельницької філії, надає інформацію про структуру ТОВ ТПП «Універсал» Хмельницької філії, його документацію та документообіг, досліджує специфіку використання службових документів.

      Я вважаю, що на даний момент документація в цьому закладі організована добре. Про це свідчать збільшення кількості клієнтів і покращення якості наданих їм послуг.

      Проте, на мою думку, є і деякі недоліки у організації використання документів даної установи. Насамперед – це відсутність єдиного нормативного документа, що встановлює правила документообігу і справочинства в Товаристві. Дуже часто через велику кількість розпоряджень, положень та інструкцій працівники не знають, до якого із джерел звертатися, щоб правильно організувати роботу із службовими документами. Другим фактором є нечіткий розподіл обов’язків між канцелярією та діловодами структурних підрозділів закладу. Це призводить до невчасного виконання службових документів і сповільнює роботу філії загалом. Погано впливає на швидкість документообігу і те, що в закладі є тільки двоє операторів комп’ютерного набору, які не встигають опрацьовувати велику кількість документів.

      Для покращення роботи установи я б запропонувала  керівництву ВАТ «Укртелеком» видати єдину інструкцію з діловодства, якою б могли користуватися у роботі всі працівники установи, і в якій було б точно вказано обов’язки структурних підрозділів, канцелярії та групи при керівництві при використанні документів. Необхідно також збільшити кількість працівників у сфері комп’ютерного набору, що значно прискорить документообіг закладу.

      Отже, у даній курсовій роботі на прикладі ТОВ ТПП «Універсал» Хмельницької філії розкриваються всі особливості використання службових документів в установі та вплив організації діловодства на функціонування закладу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 

1. Правила надання  та отримання хімічно очисних послуг // Постанова Кабінету Міністрів України від 9 серпня 2005 року, № 720.
2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2005. – 320 с.
3. Брус М. П. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. – Івано-Франківськ: Тіповіт, 2004. – 205 с.
4. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., перероб. і доп. – К.: А.С.К., 2005. – 400 с.
5. Гончарова Н. І. Документаційне забезпечення менеджменту: Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 206 с.
6. Данюк В. М. Кадрове діловодство: Навч. посібник / В. М. Данюк, Л. П. Кулаковська. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.
8. Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Кулініченко В. Л., упоряд. – К.: Укр. центр духовної культури, 1996. – 144 с. – (Б-чка підприємця). – Бібліогр.: с. 142.
9. Загорецька О. Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства та архівної справи в Україні // Секретарь-референт. – 2006. – № 1. – С.19. – 24.
10. Палеха Ю. І. Управлінське документування: Навч. посібник у двох частинах. Ч.1. Ведення загальної документації(зі зразками сучасних ділових паперів) – 3-тє вид., доп. – К.: Видавництво Європейського університету, 2003. – 383 с.
11. Работа со служебными документами // Секретарь-референт. – 2003. – № 12. – С. 22 – 25.
12. Свердан М. Р. Основи діловодства: Навч. посібник. – К.: А.С.К., 2005. – 282 с.
13. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Прибор, 1995. – 256 с.
14. Танюшкина С. «Универсал» крупным планом // Инвестгазета. – 2006. – № 22. – С. 1-16.
15. Шевчук С. В. Ділове мовлення. Модульний курс: Підручник. – К.: Вища школа, 2006. – 270 с
16. Шевчук С. Телефонный разговор // Секретарь-референт. – 2005. – № 2. – С. 46 – 47.