Сучасні вимоги до оформлення службових документів

     ЗМІСТ 

     Вступ...........................................................................................................................3

     1. Теоретико-правові засади оформлення службових документів.......................5

      1.1. Суть, класифікація та зміст службової документації.....................................5

      1.2. Документаційне оформлення службової документації..................................9

     2. Особливості оформлення службової  документації у хімчистці «Універсал»........................................................................................................................12

     2.1. Організаційно-правова характеристика  хімчистки «Універсал».................12

     2.2. Вимоги до документаційного оформлення  службових документів в установі...............................................................................................................................17

     3. Шляхи удосконалення документаційного  оформлення службових документів  в підприємстві................................................................................................20

     Висновки..................................................................................................................24

     Список  використаних джерел................................................................................26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВСТУП 

     У сучасному українському суспільстві  документ все частіше виступає як ресурс особливого виду. Адже він є  основним видом ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує  її достовірність та об'єктивність.

     Документ  як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення  управлінського, виробничого та господарського характеру. Документи, в більшості  випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору. А тому керівники підприємств несуть, в першу чергу, персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше збереження, як основних об'єктів, що відображають діяльність установ у всіх сферах практичного втілення виробничих, господарських і наукових завдань.

     За  походженням документи поділяються  на :

     - службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

     - офіційно-особисті, що створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

     Службові  документи є одним із найважливіших  факторів розвитку підприємства. Дотримання стандартів в організації роботи з ними сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму і тяганини.

     Хімчистка «Універсал» - це перша у місті Хмельницькому хімчистка з новим рівнем сервісу, якості чищення та обслуговування.

     Запорукою успішного розвитку стало найсучасніше обладнання визнаних світових лідерів «АМА Universal», «Veit», «Imessa», передові технології та високоякісні хімічні реагенти виробництва Німеччини, Італії. Персонал хімчистки пройшов навчання на спеціалізованій хімчистці у Варшаві (Польша), регулярно відвідує тематичні семінари, виставки. Технологія чистки постійно вдосконалюється з огляду на швидку зміну моди на тканини, фурнітуру, оздоблення.

     Організація роботи із службовими документами у хімчистці «Універсал» впливає на функціонування всієї організації і є надзвичайно важливим завданням. Створення, обробка, зберігання і передача таких документів вимагає великої відповідальності, сумлінності і кваліфікованості працівників. Дана курсова робота є особливо актуальною, оскільки вона досліджує використання службових документів в хімчистці «Універсал» м. Хмельницького.

     При написанні цієї курсової роботи були використані такі методи дослідження: порівняння, синтезу, аналізу.

     Фахівців, керівників, спеціалістів, службовців завжди цікавили і цікавлять різні способи організації роботи із службовими документами на підприємстві, в установі, організації. Видатні вчені, науковці, таких як Гончарова Н. І., Данюк В. М., Палеха Ю. І. , Стенюков М. В. та багато інших, часто ідуть їм на зустріч, досліджуючи і висвітлюючи це важливе питання.

     Предметом даної курсової роботи є службові документи як один із видів документів.

     Об'єктом  є використання службових документів у хімчистці «Універсал» м. Хмельницького.

     Метою цього дослідження є поглиблення теоретичних та практичних знань про роботу із службовими документами на підприємствах, в установах та організаціях.

     Для втілення цієї мети потрібно виконати наступні завдання :

     - розкрити поняття службового  документа;

     - ознайомитися із класифікацією  службових документів;

     - визначити роль організації службових  документів в установі;

     - отримати інформацію про структуру  хімчистки «Універсал», його документацію та документообіг;

     - дослідити специфіку використання  службових документів в хімчистці «Універсал».

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИКО-ПРАВОВІ ЗАСАДИ ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ 

1.1. Суть, класифікація  та зміст службової  документації 

       Предметом документознавства є створення  наукового знання про документ у  єдності його інформаційної й  матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

       У сфері інформації діють закони прискорення  розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

       У той же час значення інформації в  житті людей постійно зростає. Визначною  рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам.

       Поняття «документ» є центральним, фундаментальним  у понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві [2, с. 320].

       Це  поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності в тому числі і в діяльності ремонтно-транспортних підприємств. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа. В цьому полягає актуальність даного дослідження.

       Документ  — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує  її достовірність, об'єктивність.

       Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність.

       Юридична  чинність документа - це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії [1].

       Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

       Система документації - це сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності й однакових вимог до їх оформлення.

       Документи, що становлять одну систему документації (СД), пов'язані єдністю цільового  призначення й у комплексі  забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції  або виду діяльності.

       Забезпечення  документування - це лише одна складова ДЗУ, друга його складова - організація роботи з документами. Організація роботи припускає організацію документообігу, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації.

       Документообіг - це сукупність взаємозалежних процедур, що забезпечують рух документів з моменту їх створення (надходження) до завершення виконання або відправлення в зовнішнє середовище.

       Невід’ємною частиною знання про документ є обізнаність  з основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає у необхідності надання інформації про основи стандарту України в галузі діловодства.

       Отже, документ - основний засіб комунікації. Він повинен мати таку форму й зміст, щоб[4, с. 400]:

       - сприяти більш оперативному руху інформації з інстанцій;

       - забезпечувати точне розуміння змісту документу одержувачем;

       - забезпечувати досягнення цілей менеджменту.

       Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

       Протягом  усього періоду розвитку науки і  культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.

      Документ  - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

      Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

      Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній  та перфострічці, дискеті, перфокарті.

      У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

      Діяльність  кожного підприємства супроводжується  складанням різних видів службових  документів, кожен з яких має своє конкретне призначення. Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів[8, с. 142]:

      - організаційні документи закладу  (статут, установча угода, структура  та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

      - розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

      - документи по особовому складу  підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф.Т-2, особові : рахунки по зарплаті, трудові книжки);

      - фінансово-бухгалтерські документи  (головна книга, річні звіти,  бухгалтерські баланси, рахунки  прибутків і витрат, акти ревізій,  інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги та ін.);

      - інформаційно-довідкові документи  (акти, листи, факси, телефонограми,  доповідні записки, протоколи  та ін.).

      Від державних органів та організацій  можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності (податки, охорона навколишнього середовиша та ін.). Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.

      В самостійну підгрупу можна виділити комерційні контракти та договори, які є основними документами підприємницької діяльності.