Сучасні вимоги до оформлення службових документів

      Рисунок 2.1. Організація документообігу в ТОВ ТПП «Універсал» [14, с. 10] 

      Основними завданнями ТОВ ТПП «Універсал» у сфері діловедення є: встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Відповідно до цих завдань структурні підрозділи та відділ канцелярії виконують таку роботу із службовими документами:

      - розробляють номенклатури та описи справ філії і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

      - організовують за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечують документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи;

      - здійснюють роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

      - організовують друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

      - здійснюють уніфікацію систем  документації і документів з  урахуванням можливості їх машинної  обробки, вживають заходів до  скорочення кількості форм і  видів документів;

      - контролюють якість підготовки  і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі підпорядкованих відділеннях, вживають заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнюють і аналізують дані про хід і результати цієї роботи;

      - здійснюють приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

      - реалізують єдиний порядок відбору,  обліку, збереження, якості обробки  та використання документів, що  утворюються у діяльності філії  і підвідомчих відділень, для  передачі на державне зберігання;

      - удосконалюють форми і методи  роботи з документами в установі  і підвідомчій мережі завдяки  використанню організаційної техніки  і засобів обчислювальної техніки;

      - здійснюють організаційно-методичне  керівництво роботою з документами  у філії та підвідомчій мережі;

      - організовують підвищення кваліфікації  працівників установи щодо роботи  з документами;

      - впроваджують державні стандарти,  уніфіковані системи документації  та інші нормативи у філії  та підвідомчій мережі;

      - завіряють печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

      При цьому структурні підрозділи та відділ канцелярії ТОВ ТПП «Універсал» Хмельницької філії керуються Законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами. 
 
 

2.2. Вимоги до документаційного  оформлення службових  документів в установі 

      Правильне використання службових документів безпосередньо впливає на функціонування підприємства і на якість наданих  населенню послуг. У хімчистці «Універсал» Хмельницької філії порядок роботи з документами чітко встановлений.

      Установа  постійно підтримує зв’язок із іншими закладами та населенням за допомогою добре організованої роботи із вхідними та вихідними документами. Уся кореспонденція, що надходить до хімчистки «Універсал» Хмельницької філії поштою, факсом чи доставляється кур'єром, приймається канцелярією, референтом директора або секретарем. У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів, тих, що мають напис «особисто» чи адресованих громадським організаціям установи (профком тощо), які передаються за призначенням.

      Для реєстрації вхідних і створюваних документів в хімчистці «Універсал» Хмельницької філії застосовуються реєстраційно-контрольні картки, придатні для обробки засобами обчислювальної техніки. Автоматизована реєстрація документів в філії проводиться двома операторами комп’ютерного набору. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки або шляхом прямого вводу в ПК з документа реквізитів реєстрації.

      Діловодство в кожному структурному підрозділі хімчистці «Універсал» Хмельницької філії покладається на одного з працівників-діловодів. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі.

      Діловод підрозділу щодня у встановлений час одержує кореспонденцію від  секретаря, референта директора чи в канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.

      Уся вихідна кореспонденція хімчистці «Універсал» Хмельницької філії обробляється та відправляється канцелярією. Зазвичай вона відправляється у день її одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

      Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно  залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

      Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці  зобов’язані передавати в канцелярію до встановленої години. Діловод реєструє вихідні документи в журналі  реєстрації вихідних документів, їм присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу структурного підрозділу та порядкового номера документа з початку року.

      Для того, щоб забезпечити своєчасне  здійснення документів, у хімчистці «Універсал» Хмельницької філії виконується контроль за їх виконанням. Він покладається на канцелярію. У структурних підрозділах контроль здійснюють діловоди.

      Контроль  за виконанням документів відображається у ресстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких розраховуються на ПК при взятті документів на контроль. На лівому полі першої сторінки документа проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві. Контроль за виконанням документів проводиться також за допомогою комп'ютерної техніки.

      Якісне  надання послуг хімчисткою «Універсал» Хмельницької філії населенню неможливе без прийому пропозицій, скарг і заяв громадян. Вони надходять як усні, так і письмові, і приймаються у робочі дні тижня протягом 12 годин, у суботу – протягом 8 годин. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто. Усні – висловлюються на особистому прийомі чи передаються по телефону. Останні узагальнюються письмово у вигляді довідки. Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу і підлягають ретельній перевірці.

      У структурних підрозділах хімчистки «Універсал» Хмельницької філії ведуться журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Термін розгляду заяв і скарг громадян не повинен перевищувати 1 місяця. При цьому заяви і скарги, що не вимагають додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження. Строк розгляду питань, що містяться у пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження до організації.

      Встановлення  єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів для державного зберігання у процесі  діловодства забезпечує номенклатура справ. У хімчистці «Універсал» Хмельницької філії канцелярією ведеться індивідуальна номенклатура справ. Вона складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів. Номенклатуру справ кожного структурного підрозділу розробляє діловод із залученням провідних спеціалістів.

      Використання службових документів у хімчистці «Універсал» Хмельницької філії добре організоване, що полегшує роботу працівників, покращує співпрацю установи з підпорядкованими відділеннями та партнерами і забезпечує якісне надання послуг. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ В ПІДПРИЄМСТВІ 

     Будь-яка  праця сьогодні удосконалюється  шляхом впровадження нових машин  та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з  документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в документах.

     Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги. Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку  оформлення, викладу тексту.

     Документ  також можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.). Дані вимоги встановлює ДСТУ 4163-2003[11, с. 22].

     Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють  систему документації. Державний  стандарт дає визначення системи  документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності.

     Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої  та ін. Таким чином, кожний управлінець  повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи,

 а  також контракти і трудові  угоди. Але найбільш загальними  є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові -акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів - листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити.

     Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.

     Реєстрація  документів - важливий етап. В процесі  реєстрації ведеться облік отриманих  документів, але найголовнішим є  запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті.

     З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап -контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.

     Від постановки реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі - на картках або в автоматизованому - на комп'ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках.

     Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей  етап пов'язаний з проблемою прямоточності  руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації  управління. При чіткому розподілі  обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання. При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору - від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.