Сучасні вимоги до оформлення службових документів

      Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД). Виняток становлять фінансово-бухгалтерські  документи, які мають специфічні особливості складання та обробки  (Рис.1.1). 

 

      Рисунок 1.1. Групи службових документів закладу [10, с. 383] 

      Окрім того, управлінська документація з  погляду застосування, класифікується таким чином:

      - офіційний документ - створений організацією  або посадовою особою і оформлений  у відповідному порядку;

      - власний документ – офіційний  документ, що засвідчує особу  або її права, обов'язки, службове  чи офіційне становище (посвідчення,  паспорт, перепустка, військовий  квиток, трудова книжка, диплом, свідоцтво,  атестат і т.ін.);

      - документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності (лист, скарга, позовна заява та ін.);

      - справжній документ – документ  з інформацією про час і  з відомостями про місце створення,  які є в документі або виявлені  якимось іншим способом і відповідають дійсності (супровідн. листи, циркуляри, інструкції та ін.);

      - оригінали – перший або єдиний  примірник документа;

      - дублікат – повторний примірник,  що має склад інформації оригіналу;

      - копія – відтворений з оригіналу  документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

      - витяг – копія, оформлена з  документа, яка відтворює тільки  його частину і завірена юридичною  особою у встановленому порядку.

      В залежності від об'єктивних (профіль  закладу) і суб'єктивних (вимоги керівника  підприємства чи ділових партнерів) факторів яка-небудь група може переважати або бути незначною у діловиробничому процесі. 

1.2. Документаційне оформлення  службової документації 

      Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

      Службові  документи оформляються на бланках  установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

      Кожний  вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.

      Найменування  виду документа (за винятком листів вказується на бланку).

      До  кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від  його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання "Про що документ".

      Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які  друкуються на папері формату А5.

      Документ  адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

      Найменування  установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку.

      При адресуванні документа керівнику  установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата.

      Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.

      При адресуванні документа громадянину  спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача.

      Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі  проставляється трьома парами арабських  цифр (10.12.03), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль.

      Допускається  також така послідовність написання  дати: рік, потім місяць і число  місяця. У текстах документів, що містять відомості фінансового  характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 2004 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

      До  складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка.

      При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків  у складі комісії.

      У випадках, передбачених чинних законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою.

      Відбиток  печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину  найменування посади особи, яка підписала  документ.

      Якщо  документ має додатки, повна назва  яких наводиться в його тексті, то в  додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників.

      Якщо  документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно  перерахувати після тексту із зазначенням  кількості аркушів у кожному  додатку та кількості примірників, наприклад: "Додаток: дублікат договору-купівлі продажу на 2 арк. У 1 прим. " При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту[13, с. 256].

      На  документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.

      На  вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.

      Кореспонденція  надсилається адресатам поштою або  передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі.

      Видача  дублікатів документів провадиться  в порядку, передбаченому Інструкцією  про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ У ХІМЧИСТЦІ «УНІВЕРСАЛ» 

2.1. Організаційно-правова  характеристика хімчистки  «Універсал» 

      Дiяльнiсть  хімчистки «Універсал» регулюється установчими документами Товариства, законодавчими та іншими нормативно-правовими актами України. Ці документи відіграли велику роль у створенні і розвитку організації.

      Компанія  за швидкий проміжок часу трансформувала торгівельну діяльність у дистрибуторську  і вже 13 років працює на ексклюзивних умовах з багатьма відомими виробниками. Серед них –  «Юнілевер», «Tchibo». В кожному з восьми обласних центрів Західної України підприємство має свої дистрибуційні фірми з власним транспортним господарством та складськими приміщеннями. В інших обласних  центрах інтереси компанії «Універсал» представляють дистрибюційні компанії. «Універсал» - на ексклюзивних правах представляє на території Україні [14, с. 2]:

      - Концерн «MASPEX»(Польща) -  виробника кавових напоїв та інших продуктів харчування (т.м. «La Festa»», «Brumi», «VAN», «Coffeeta», «Ekland»);

      - «Tetley Overseas Limited» - виробника чаю т.м. «Tetley» (Індія, Великобританія, Польща).

      - «Gimoka» - виробника натуральної кави;

      - LUBELLA S.A. – виробника макаронніх виробів «Lubella»;

      - WILBO – виробника рибної консервації т.м. «Neptun»

      З 2001 року розпочав роботу новий структурний підрозділ – хімчистка «Універсал» у м.Хмельницькому.

      Це  перша хімчистка з новим рівнем сервісу, якості чищення та обслуговування. Запорукою успішного розвитку стало  найсучасніше обладнання визнаних світових лідерів «АМА Universal», «Veit», «Imessa», передові технології та високоякісні хімічні реагенти виробництва Німеччини, Італії. Технологія чистки постійно вдосконалюється з огляду на швидку зміну моди на тканини, фурнітуру, оздоблення.

      Такі  ж підприємства зводяться в Чернівцях  та Івано-Франківську, Львові. А всього їх років за три має бути вісім, в кожному обласному центрі західного регіону держави.

      Будівельно-монтажне управління ТОВ ТПП "Універсал" як окремий функціональний підрозділ  розпочало свою діяльність 4 січня 2005 року. БМУ є спеціалізованою проектною і будівельно-монтажною організацією, що була створена на базі ТОВ ТПП "Універсал". Маючи у своєму складі бригади робітників і фахівців, підрозділ виконує завдання з будівництва, реконструкції, ремонту та експлуатації будинків і споруд, також створено проектний підрозділ. Розширюючи сферу своєї діяльності, організація працює як в м.Хмельницькому так і в регіонах, постійно вдосконалюючи свій професіоналізм і здобуваючи новий досвід, що ґрунтується на практичному впровадженні нових технологій, матеріалів та обладнання.

      Також допоміжними є в «Універсалі» й транспортне господарство, яке  налічує близько 60 одиниць різноманітної  техніки – від легкової до великовантажної.

      На  нього покладено функції з  доставки товарів до магазинів та регіональних дистрибуторів. Парк автопідприємства нараховує понад 70 одиниць техніки різного класу та різної вантажопідйомності. Більшу частину автопарку складають авто, виготовлені виробниками країн СНД. Надійність, економічність та невелика вартість технічного обслуговування та ремонту стало підтвердженням правильно обраного напрямку. Штат водіїв, який складається переважно із спеціалістів першого класу, своєчасно та надійно доставляють вантаж до місць призначення.

      В 2004 році компанія відкрила новий напрямок діяльності -виробництво жіночої нижньої білизни[14, с. 5].

      У тому ж році світ побачили перші  моделі й була зареєстрована ТМ «A JOUR». Сильна конкуренція в цьому  сегменті ринку з перших днів зажадала високої якості вироблених товарів  і рівня обслуговування клієнтів.

      У рамках такої стратегії був спеціально розроблений проект і побудований  виробничий корпус, при цьому за основу були взяті проекти провідних  фабрик Франції, країни, що донині є  законодавицею в галузі виробництва  жіночої білизни. У квітні 2005 року був заснований Дім Модної Білизни «Ажур», основною метою якого стала розробка дизайну та створення колекцій жіночої білизни, які відповідають найактуальнішим тенденціям світової моди.

      Сьогоднi правильна організація роботи із службовими документами передбачає оптимальну організаційну побудову служби, вибір раціональної системи діловодства, чіткий розподіл функцій між працівниками, нормування праці кожного працівника, правильне визначення кількісного складу працівників, застосування обчислювальної техніки, організаційне та методичне керівництво діловодством. Тому у ТОВ ТПП «Універсал» встановлені єдині вимоги до створення та опрацювання документації.

      Згідно  з цими вимогами у ТОВ ТПП «Універсал» використовують змішану форму роботи з документами, тобто частина операцій здійснюється канцелярією, деякі – структурними підрозділами. Хмельницька філія складається з таких підрозділів[14, с. 7-8]:

      - технічна частина;

      - фінансово-економічний відділ, що проводить бухгалтерський облік та керує фінансовими операціями;

      - відділ маркетингу, який надає різні послуги населенню;

      - відділ будівництва, що відповідає за створення нових відділень хімчисток.

      У кожному з цих підрозділів  є своя номенклатура справ, де зберігаються документи. Відділ канцелярії опрацьовує вхідну і вихідну інформацію (телеграми, листи, факси тощо), організаційні (статут, установча угода, штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку) та розпорядчі (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення) документи у підрозділах.

      Документообігом філії управляє група при керівництві (директор, референт директора, секретар та оператори комп’ютерного набору) (Рис. 2.1)