Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут  движения, который зависит от состава  и содержания документов, степени  регламентации функций руководителей  и структурных подразделений, распределения  обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы  образуют три направления движения: руководству организации, руководству  структурных подразделений, непосредственно  специалистам. Соотношение этих потоков  неравномерно — наибольшая часть  документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа  к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с  документами. Например, процесс регистрации  распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его  рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации  документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных  подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю  управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы  готовят специалисты в структурных  подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций  согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации  и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать  наиболее целесообразные, оптимальные  маршруты движения документопотоков. 

Документооборот как  движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших  в организацию и созданных  в ней за определенный период.* В  объеме документооборота необходимо учитывать  все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной  полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета  документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки  и отправки, а также по регистрационным  формам в службе делопроизводства и  в структурных подразделениях. Так  как регистрация ведется в  пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и  подсчет объема документооборота нужно  проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает  выражение его объема дробью, в  числителе которой указывают  количество подлинников, а в знаменателе  — количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при  таком подходе не отразится в  общем результате. Основное правило  подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие  сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния  документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.  

Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурных  подразделений и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных  подразделений или должностных  лиц;

• разработать мероприятия  по совершенствованию процессов  обработки документов в целом  или их отдельных операций;

• установить оптимальное  количество информации, необходимой  и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность  службы делопроизводства.

Прием, обработка  и распределение поступающих  документов

Прием и первичная  обработка

Как уже отмечено выше, организация работы с документами  зависит от объема документооборота, организационной структуры и  формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление  на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре  службы делопроизводства крупных организаций  для этого предусматривают создание специализированного участка —  экспедиции, как одного из структурных  подразделений службы. В канцеляриях  и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную  службу) создается уча­сток по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация  этих операций позволяет быстрее  доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку  документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на об­работку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с  этими способами доставки поступление  документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления  документов из всех источников, их первичную  обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность  доставки. Ошибочно доставленная  документация возвращается на  почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность  упаковки, сохранность печатей. Конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложений об этом сообщают  отправителю.

3. При поступлении  машиночитаемых документов обрабатывается  только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке  передаются по назначению.

4. Как правило,  конверты уничтожают. Сохраняют  конверты (подкалывая их к документу)  только в тех случаях, когда  на документе отсутствует обратный  адрес, когда дата на почтовом  штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с  пометкой «лично» не вскрываются,  а передаются адресату. Однако  в некоторых организациях количество  таких документов может быть  весьма значительным, В таком  случае экспедиционная обработка  поступивших документов предусматривает  учет их поступления, дата и  учетный номер проставляются  на пакетах.

6. Экспедиция ведет  учет всех поступивших документов  — на документе проставляется  штамп об их получении, где  указывается наименование организации,  дата поступления, порядковый  учетный номер документа. Обычно  в штампе предусмотрено место  для последующего проставления  входящего регистрационного индекса.

7. При первичной  экспедиционной обработке документы  сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки  — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется  секретарем. В помощь секретарю можно  разработать классификатор видов  документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые  курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной  обработки заканчивается раскладкой  рассортированных документов по  ячейкам сортировочного шкафа,  откуда документы забирают секретари  структурных под­разделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций  и учреждений обладает помимо почты  и другими каналами информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную  информацию, поступает в организации  по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних  организаций, происходит передача «из  рук в руки». Все эти способы  доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации  приема-передачи документов, результатом  чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью.* Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно рекомендациям  Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения  и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных  лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в  регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения  расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших  документов. Курьеры совершают два-три  обхода здания (территории) по заранее  разработанным маршрутам в установленные  часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется  их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация  первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес  руководства организации, руководства  структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения  документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.