Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др….,  используемые в деятельности:

· федеральных органов  государственной власти, органов  государственной власти субъектов  Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

· предприятий, организаций  и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

Основные правила  работы ведомственных архивов:

Правила условно  можно разделить на две части. В первой (разд. 2—4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

· требования к номенклатурам  дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

· порядок формирования дел в делопроизводстве;

· организация и  порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

· порядок выделения  документов к уничтожению;

· подготовка дел  к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5—14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное  хранение, а хранящих их у себя, правила  являются незаменимым подспорьем в  организации их архива.

Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой  или ведомственный)*.

Типовое положение  о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны  принципиальные положения по организации  работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки  исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки  по обращениям. Методика, изложенная в  Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отражает не только Федеральный закон о  бухгалтерском учете, но и Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и  организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями  и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов  новыми.

Но помимо того, что  надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных  документов, содержащих нормы времени  на работы, выполняемые работниками  управленческого аппарата. Работу с  документами отражают: 

• Межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по документационному обеспечению  управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации  от 25 ноября 1994 г. № 72);

• Нормы времени  на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министер­ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и  Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11—64);

• Межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по комплектованию и учету  кадров.

Последний нормативный  документ нужен для работы с кадровой документацией.

Все эти нормативы  рекомендуются для применения в  управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных  нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких  индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.

Организация документооборота

Проблема совершенствования  документооборота

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту  объемов информации. В то же время  производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее  производительности труда в управлении. Этот разрыв — одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой  продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются  с ростом количества документируемых  действий и количества адресатов, которым  эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов  документов значительным образом связано  с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

• бюрократизацию аппарата управления, с которой связано  увеличение количества проверяющих  инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование  законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных  деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

• незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых  документов;

• неквалифицированное  документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные  задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий из­данным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

• несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

• отсутствие прав у  подведомственных или подчиненных  организаций в решении стоящих  перед ними задач вынуждает постоянно  обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов; 

• некомпетентность управленческого персонала в  решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к  выбору нецелесообразных вариантов  их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении  принятого решения и т.д.;

• отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

• широкое распространение  копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях  приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;

• использование  в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной  стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в  числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим  как связанные с отдельной  личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями  требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация

Документооборот —  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так  как определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается  как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства — информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее  время связывают многие недостатки в организации документационного  обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного  обеспечения принимаемого управленческого  решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения  достоверной и достаточной информацией); доку­ментирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

Термин «документооборот»  появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки («кольцевая курьерская связь»).

Первая попытка  нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники  управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.