Системы электронного документооборота в делопроизводстве

       Второй  принцип создания ЭСУД – разработка "активного " программного обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

1. обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;
2. до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;
3. доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;
4. выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;
5. обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответствующей работы, «погружения » его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания).

     Модель "активного" программного обеспечения  принципиально отличается от традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии "workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов.

     Третий  принцип создания ЭСУД – программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

– методом компонентного проектирования;

– с использованием средств CASE – технологии проектирования ИС.

     Метод компонентного проектирования основан  на использовании готовых программных  средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения  отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе – после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы – на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

     Использование CASE – технологии проектирования ИС дает возможность осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим методом, который основывается создании CASE–модели системы и автоматической генерации программного кода. Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи:

1. Построение модели существующей в организации технологии работы – формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения.
2. На основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования.
3. Разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы – определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки. На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий эксплуатации.

4. Назначение  и содержание работ с модулем СЭДО. Требования к программному и техническому обеспечению

 

     СЭДО  предназначена для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей  при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

     СЭДО  имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием  и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной  для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы .

     Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы. Системы класса "docflow" ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

Требования  к программному обеспечению

  Требования  к ресурсам:

     1. Операционная система

     2. СУБД

     3. Зависимость от сторонних продуктов

     4. Аппаратная часть

  Стоимость продукта:

     1. Стоимость дополнительного программного  обеспечения (СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение ).

     2. Закупка нового оборудования.

     3. Затраты на обучение персонала.

     4. Затраты на подготовку готового  решения.

  Удобство  сопровождения:

     1. Документация

– соответствие документации текущей версии продукта

– наличие электронных обучающих материалов

– освещенность вопросов расширения системы

     2. Возможности расширения системы

     3. Техническая поддержка системы

  Удобство  использования:

     1. Простота выполнения базовых  операций пользователя

– доступность управляющих элементов

– количество элементарных операций для выполнения действий

Требования  к техническому обеспечению:

  Идентификация пользователей

     1. Аутентификация

– защищенность протокола связи

– интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

     2. Авторизация 

–  возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей

–  организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

     3. Разграничение прав доступа к  документам

–   возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей

– делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

  Хранилище документов:

     1. Производительность хранилища данных  (зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей)

     2. Поиск документов 

– поиск по полям документа

– контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

     3. Архивация документов 

– вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

     4. Устойчивость хранилища к сбоям  базы данных

     5. Репликация данных 

– только для чтения

– с возможностью сохранения изменений

  Работа  с документами

     1. Работа с типами документов 

– создание новых типов

– наличие конструктора форм

– справочные (подстановочные) поля

– история документа

– отслеживание версий документов

     2. Конвертация документов 

– сканирование

– импорт из других форматов файлов

     3. Электронная подпись

  Работа  с бизнес–логикой:

     1. Маршруты движения документов

     2. Задания (задачи) для пользователей

     3. Работа с пользовательскими сценариями 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют  возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

     В настоящее время наличие успешно  действующей системы автоматизации  делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится.

     Это положительно повлияет на работоспособность  сотрудников, поскольку приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации , а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Бобылева  М.П. Вопросы использования электронного документооборота внутри организации. –М: ВНИИДАД, 2008
2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Филинъ, 2007
3. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2008
4. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2007
5. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008
6. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2007
7. Кушнаренко Н.Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2008
8. Петров, В.Н. Информационные системы  – СПб.: Питер, 2010
9. Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве. – М.: Феникс, 2009
10. Тихонов В.И. Принципы архивного хранения электронных документов. – М: РАГЗ, 2009