Системы электронного документооборота в делопроизводстве

     Качество  организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами – обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организация документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот. Документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю. В экономической системе выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного структурного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно – распорядительной документацией (ОРД). Документы, обрабатываемые в структурных подразделениях, составляют специализированный документооборот (например, бухгалтерской, плановой, маркетинговой, юридической документации и т.д.), обеспечивающий документами конкретное направление деятельности организации (хотя в него может входить и организационно – распорядительные документы).

     Формирование  и хранение документов в архиве – это определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из основных делопроизводственных задач.

     Существуют  системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила –задача сложная и не тривиальная. Отсюда вытекает вывод о том, чтобы автоматизировать делопроизводство и документооборот на предприятии, необходимо предварительно хорошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание делопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях России.                                                                                                           

     В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обрабатывает, эти системы делятся на четыре класса:

1. к первому классу относятся СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс. документов в год;
2. ко второму классу относятся системы, обрабатывающие от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
3. в третий класс входят системы с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
4. в четвертый – менее 10 тыс. документов в год.

     Выделенным  классам в свою очередь соответствуют  следующие организационные формы  СДОУ:

1. Управление делами (например, Управление Делами при Президенте РФ);
2. Общий отдел (в министерствах);
3. Отдел делопроизводства (на предприятиях и в организациях);
4. Секретарь руководителя (в небольших фирмах).

     Наиболее  массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроизводства, структура которого представлена на рис. 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1 Организационная структура СДОУ 

     Руководитель  данной службы подчиняется непосредственно руководителю.

     Подразделение "По рационализации делопроизводства системы" предназначено вести  нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии  в целом и контролировать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг делопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов.

     Подразделение "По приему и отправке корреспонденции" осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии.

     Подразделение "По контролю исполнения корреспонденции" выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений.

     "Архив"  осуществляет сбор и хранение  исполненных документов после их обработки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления.

     Подразделение "Машинное бюро с корректорской  группой" предназначено для печати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения.

     Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и отслеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполнения. Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях РФ.

     На  сегодняшний день в Российской Федерации  действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

–     обеспечение юридической силы документа;

– закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;

– создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

     В 1991 г. была создана Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ).

     ГСДОУ – это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др.

     Этот  документ был направлен на нормативное  закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления.

     Составными  компонентами ГСДОУ являются:

1. Единые правила составления и оформления документов по РФ.
2. Рациональные принципы документооборота.
3. Единые правила создания учетно–справочной системы.
4. Формы и методы контроля исполнения документов.
5. Правила составления номенклатуры дел.
6. Принципы формирования дел.
7. Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.
8. Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.

     С 1993 г. действует "Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств", устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

     Основные  нормативные документы имеют  ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ)". В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

     Согласно  рекомендациям, разработанным в  ГСДОУ к числу основных функций, которые должны выполнять в СДОУ предприятия относят:

– прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

– оформление и отправка исходящих документов; стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

– формирование дел, сдача их в архив;

– хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреждения;

– совершенствование процесса документарного обеспечения;

– контроль за ведением документационных операций.

     Еще один аспект регламентации работы с  документами – их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются "Основные правила работы ведомственных архивов", вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К "Основным правилам" прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.

     Практическое  значение при организации архивного  хранения документов в организации  имеет такой нормативный документ, как "Перечень типовых документов", образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список документов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. "Перечень " дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет.

     В последние годы был принят ряд  правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Согласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд РФ входят архивные документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. "Распоряжение правительства Российской Федерации " от 21.03.94 №358–р установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.

     Еще одним способом регламентирования  делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТов и инструкций. ГОСТ 6.38–90 "Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительных документов. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе.

     Согласно  ГОСТу 6.38–90 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

     Важной  частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами  эта задача была решена с помощью  разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487–83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена с введением ГОСТ 6.10.1–88.

     Инструкции  по делопроизводству – это основной руководящий материал, определяющий организацию работы с документами в учреждении. Инструкции создают трех видов:

1. Типовые инструкции, которые разрабатываются вышестоящими организациями для ряда однородных учреждений и носят обязательный характер.
2. Примерные инструкции, разрабатываемые вышестоящими организациями для ряда неоднородных учреждений и носят рекомендательный характер.
3. Индивидуальные инструкции, которые разрабатываются на основе примерной и типовой инструкции.