Системы электронного документооборота в делопроизводстве

Рис. 5 Схема состава АРМ для СДОУ

     ИС  можно классифицировать по нескольким признакам.

     По  уровню управления, который занимает та экономическая система, для которой она разрабатывается: государственный уровень, уровень министерств и ведомств, ИС объединений и отдельных предприятий и по отраслям народного хозяйства (машиностроение, торговля, сельское хозяйство, сфера услуг т.д.).

     По  территориальному разнесению подразделений, входящих в состав экономической системы, а, следовательно по технической реализации ИС и формам ее организационной структуры можно выделить централизованные и децентрализованные системы (с удаленной обработкой данных), локальные и распределенные системы, основными компонентами которой являются автоматизированные рабочие места.

     По  степени сложности или по масштабу ИС можно разделить на несколько классов:

– Однопользовательские настольные ИС (personal) – системы на одногоспециалиста, объединяющие на одном автоматизированном рабочем месте несколько управленческих функций или задач и располагающие локальной базой данных или совокупностью локальных файлов. Единицей обработки в таких системах является задача, а техническим обеспечением отдельная ЭВМ.

– Многопользовательские информационные системы низкого уровня (low–end multiuser) – это системы для уровня отделов или подразделений экономических систем, соответствующие функциональной подсистеме, состоящей из нескольких автоматизированных рабочих мест, реализующих некоторую совокупность задач имеющих общую базу данных и объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой "файл–сервер". Архитектура «файл–сервер» позволяет обеспечивать хранение единой базы данных для всех пользователей например, одного отдела; обеспечение доступа к этой базе новых пользователей; выдачу файлов на машину пользователей по требованию. К числу недостатков использования данной архитектуры можно отнести: возможность использования только одного типа СУБД на клиентской машине и на "файл–сервере"; при больших объемах информации в базе данных наблюдается снижение производительности системы, поскольку значительно увеличиваются объемы передаваемых данных.

– Многопользовательские информационные системы среднего уровня (enterprise) – это системы масштаба предприятий, включающие в свой состав несколько функциональных подсистем, интегрированных на общей базе данных и объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой "клиент–сервер". Архитектура “клиент–сервер” позволяет осуществлять управление данными, обеспечивает разделение информации между пользователями, предоставляет единое администрирование для всей системы, обеспечивает высокую производительность и высокую безопасность хранения информации. К числу преимуществ можно отнести:

1. высокую производительность системы, поскольку серверный компьютер не загружен выполнением приложений пользователей;
2. обслуживание большего числа клиентов;
3. разделение доступа к данным и высокий уровень защиты данных;
4. пользователь может выбрать удобную для себя платформу (тип ПЭВМ).

     Межрегиональные распределенные ИС (wide area distributed), охватывающие подразделения предприятия, распределенные на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и  объединенные локальной и региональной вычислительной сетью.

     Очень большие и сверхбольшие межрегиональные распределенные ИС (very large и ultra large), охватывающие несколько предприятий, распределенных на нескольких континентах и на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и объединенных глобальной вычислительной сетью со спутниковой связью.

     Последние три класса ИС относят к числу  корпоративных экономических информационных систем (КИС), имеющих следующие отличительные свойства:

1. использование архитектуры "клиент–сервер", которая позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы и в которой единицей обработки информации является транзакция – единичное обращение к базе данных;
2. иерархичность организационной структуры (централизованная обработка данных и единое управление ресурсами ИС на верхнем уровне сочетается с распределенной обработкой на нижнем уровне);
3. модульная структура системы, в которой модулями являются функциональные подсистемы;
4. интегрированная среда с коллективной работой пользователей в едином информационном пространстве;
5. система представляет информацию для трех типов приложений:

– оперативной обработки транзакций, характерной для всех функциональных подсистем (OLTP–приложения);

–  аналитической обработки информации, полученных от оперативной обработки приложений (OLAP–приложения);

–    DSS – приложения, связанные с подготовкой принятия управленческих решений;

6. открытость системы для включения новых технических и программных средств за счет обеспечения поддержки в системе международных стандартов по обработке и передаче информации;
7. организация параллельных вычислений и обработки транзакций на нескольких серверах с использованием параллельных процессоров;
8. распределенная обработка транзакций;
9. надежность и высокая производительность работы системы;
10. масштабируемость системы, т.е. обеспечение возможности наращивания системы без потери показателей надежности и производительности;
11. интегрируемость разнообразных данных и приложений.

     Прикладное  программное обеспечение в КИС  может быть разделено на две группы: стандартное, реализуемое в виде триггеров и специальные приложения пользователей. Триггер представляет собой способ автоматизации и вынесения на сервер некоторых стандартных для данной прикладной среды действий над базой данных. Он выполняет стандартные операции над заданной таблицей при выполнении заданий. Результатом его работы может быть либо один SQL–оператор, либо вызов хранимой процедуры. В качестве примеров действий, реализуемых с помощью триггеров, могут быть журнализация определенных действий над базой данных или реализация бизнес – процедур.

2. Назначение  ЭСУД, состав модулей

     Одной из функциональных подсистем ИС является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

     Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, к таким задачам можно отнести следующие:

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление « горячих точек » в деятельности).
5. Оптимизация бизнес – процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
6. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
8. Внедрение электронного документооборота позволяет достичь реализации следующих целей:
9. интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов;
10. интеграции всех информационных потоков и создании единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;
11. коллективного использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией;
12. оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.
13. Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Вот основные из них:
14. Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
15. Фактор директора "советского типа " – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
16. Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес –процессов.
17. Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
18. Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным " миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.
19. Наличие специфических для каждой организации проблем, которые необходимо анализировать и учитывать.

     Создаваемые в настоящее время электронные  системы управления документооборотом  должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС):

     Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно – аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

     Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально –распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

     Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

     Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. 

3. Основные принципы построения ЭСУД

     Первый  принцип создания ЭСУД – ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

1. централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;
2. хранение документов в электронном виде в различных форматах;
3. ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);
4. хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;
5. надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;
6. возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD–ROM.

     Прикладное  программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

1. систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);
2. систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за
3. своевременной их обработкой и т.д.;
4. набор стандартных бизнес – приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес – приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
5. систему экспорта /импорта документов.

     В качестве центрального управляющего блока  программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

     Первый  принцип разработки ЭСУД позволяет  определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести :

1. подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД);
2. подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов – СМВ);
3. подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами – СУД);
4. подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота – СЭДО).