Системы электронного документооборота в делопроизводстве

     Процедура контроля исполнения документов состоит из следующих операций (рис. 2). Рассмотрим содержание некоторых операций.

     

     

     Рис. 2. Схема организации документов в организации 

     Исполнение  документов начинается после того, как для конкретного документа была получена "резолюция". "Резолюция" – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

1. указание руководства, что делать (некоторая команда);
2. указывается исполнитель:
3. подразделение, где исполняется;
4. Ф.И.О. конкретного исполнителя;
5. сроки исполнения;
6. подпись руководителя;
7. дата проставления резолюции.

 

     Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В  некоторых организациях резолюция  руководства оформляется как самостоятельный документ – поручение.

     Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела, – который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т. д.

     В процессе контроля исполнения документа  возникает вторичный документопоток, состоящий из "Контрольных карточек". "Контрольная карточка" состоит  из трех разделов, в которые заносят  реквизиты:

1. в первый раздел заносят основные реквизиты "Регистрационных карточек", полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;
2. во второй раздел заносят реквизиты резолюции;
3. в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа.

     На  основе параметров "Карточек" осуществляется впоследствии поиск документов и  составление на их основе аналитических  сводок. После занесения реквизитов контроля в документ, в "Контрольную карточку" или в "Журналы регистрации", документ отправляется по адресу на исполнение, а "Контрольная карточка" вводится в "Справочную картотеку", которая является основным инструментом контроля.

     "Справочная  картотека", состоит из двух разделов. Первый раздел содержит карточки неисполненных документов, второй раздел включает карточки исполненных документов.

     Сортировка "Контрольных карточек" в разделе "неисполненных" документов осуществляется по следующим признакам:

– исполнителям,

– корреспондентам,

– датам исполнения.

     Карточки  раскладываются в 35 ячеек первого  раздела картотеки в следующем  порядке:

с 1–ой по 31–ю ячейку попадают карточки согласно дню текущего месяца, когда была проставлена резолюция;

в 32–ю ячейку ставятся карточки тех документов, "срок исполнения которых будет в следующем месяце";

в 33–ю ячейку ставят карточки документов "неисполненных в срок";

в 34–ую попадают карточки, для которых был "срок не определен";

в 35–ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию – "срок перенесен".

     Исполненные документы во втором разделе картотеки  сортируют по признаку принадлежности к "подразделениям" и к определенному "вопросу".

     Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний "исполнителям и проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке".

     В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29 реквизит) и  отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов" или в "Контрольной карточке".

     Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах  контроля, составление "Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю" и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной картотеки".

     На  основании результатов анализа  показателей сводки руководство  СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения  о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов.

 

ГЛАВА 2. РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В  ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

1.   Понятие экономической информационной системы. Классы, структура, особенности корпоративной экономической системы

 

     Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации и не формализуемые процессы.

     Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

     Экономическая информационная система (ИС) представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений. ИС – это сложная кибернетическая система, объединяющая потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы, в составе которой можно выделить две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие (рис. 3).

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 3 Схема структуры ИС

 

     Функциональная  подсистема представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических например, для ИС предприятия выделяют следующие подсистемы:

1. перспективного развития или прогнозирования;
2. текущего планирования;
3. оперативного управления производством;
4. управления финансами;
5. бухгалтерского учета;
6. материально – технического снабжения;
7. маркетинга;
8. реализации и сбыта;
9. управления кадрами и др.

     Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий – заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе:

1. экономическое обеспечение (ЭО), включающего состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче и методы их расчета;
2. математическое обеспечения (МО), состоящее из экономико–математических моделей, методов, алгоритмов их реализации;
3. программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную систему, операционную оболочку, СУБД, трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональных пакетов прикладных программ (ППП), методо–ориентированные ППП, профессионально – ориентированные ППП);
4. информационное обеспечение (ИО), включающее внемашинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода –вывода документов, базы данных, электронные архивы);
5. технического обеспечения (ТО) – ЭВМ, периферийные средства, множительная техника и средства связи; технологическое обеспечение (Техн.О), представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем автоматизированном рабочем месте при решении своих задач.

      Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение:

1. организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.);
2. правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций.

     Организационно  функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого числа автоматизированных рабочих мест (АРМ).

АРМ – это совокупность методических программных, информационных и технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем. Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках какой–либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые, маркетинговые, учета кадров, юридические и др.), объединенных общей информационной базой и обеспечивающую часть (программное, информационное, техническое, лингвистическое и технологическое обеспечение (рис. 4).

 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 4 Структура АРМ

 

     Специалисты выполняют либо служебные, либо основные функции. К первым относятся проверка контроля и доступа, настройка системы  на параметры технических и информационных средств и архивация данных. Ко вторым – ввод исходных данных, их обработку и выдачу результатов, ведение справочников базы данных и получение ответов на запросы.

     Содержание  АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используемых программных, информационных и технических средств, т.е. от типов используемых информационных технологий. На одном АРМ может быть объединено несколько ИТ. С точки зрения используемых информационных технологий в ИС можно выделить классы АРМ, связанные с автоматизацией следующих видов деятельности:

1. операторной деятельности (например, в подсистемах бухгалтерского учета, планирования, управления кадрами, управления материально – техническим снабжением и сбытом и т.д.), где используются разнообразные средства составления документов (например, текстовые и табличные процессоры), программные средства обработки первичных данных, системы управления базами данных (СУБД);
2. анализа информации в реальном времени;
3. эвристической деятельности (в подсистемах стратегического планирования и маркетинга), на основе применения систем поддержки принятия решений (СППР) или DSS (Decision Support System), экспертных систем (ЭС), информационных хранилищ данных (Data Warehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.
4. хранения, поиска документов и организации электронного документооборота в экономической системе (Электронная Система Управления Документооборотом).

     Например, для функций, выполняемых в отделе СДОУ можно выделить следующие типы АРМ (рис. 5): менеджера офиса, для составления документов, планирования труда в офисе, контроля исполнения поручений, приема–передачи информации, регистрации, распределения, формирования дел, сканирования документов и перевода их из бумажного вида в электронный, база электронных (БЭД) и бумажных документов (ББД).