Системы автоматизированной передачи информации

     По  форме представления передаваемой информации каналы связи делятся  на аналоговые и дискретные. По аналоговым каналам передается информация, представленная в непрерывной форме, т.е. в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины. По дискретным каналам передается информация, представленная в виде дискретных (цифровых, импульсных) сигналов той или иной физической природы.

     В системах административно-управленческой связи чаще всего используются электрические  проводные каналы связи. По пропускной способности их можно классифицировать на виды:

     - низкоскоростные, скорость передачи информации в которых от 50 до 200 бод; это дискретные (телеграфные) каналы связи, как коммутируемые (абонентский телеграф), так и некоммутируемые;

     - среднескоростные, использующие аналоговые (телефонные) линии связи; скорость  передачи в них от 300 до 9600 бод, а в новых стандартах МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 бис);

     - высокоскоростные (широкополосные), обеспечивающие  скорость передачи информации  выше 36000 бод; по этим каналам  связи можно передавать и дискретную, и аналоговую информацию.

     Физической средой передачи информации в низкоскоростных и среднескоростных. КС обычно являются группы либо параллельных проводов, либо скрученных проводов, называемых витая пара (скручивание проводов уменьшает влияние внешних помех).

     В широкополосных КС используются коаксиальные кабели, оптоволоконные кабели радиоволноводы. К широкополосным относятся и беспроводные радиоканалы связи. Возможности широкополосных каналов связи огромны. Например, по одному каналу-радиволноводу для миллиметровых волн можно одновременно организовать несколько тысяч телефонных каналов, несколько тысяч видеотелефонных и около тысячи телевизионных, при этом скорость передачи может составлять несколько миллионов бод. Не меньше возможности и у волоконно-оптических каналов.

     Телефонные  каналы связи являются наиболее разветвленными и широко используемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet,FidoNet, UseNet, Relcom).

     2.2 Системы управления электронными документами.

     Система управления электронными документами – это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов. [4]

     Создание  электронных документов. Создание простых  текстовых документов может выполняться  на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с  бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

     Часто непосредственными источниками  материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная  почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

     Все процедуры создания документа можно  эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, печатей, подписей и др.

     Пример: В системах управления электронными документами можно использовать; текстовые редакторы: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; художественные редакторы: Page Maker, Water Mark Professional; издательские системы; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторы изображений, получаемых от сканеров: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, и многие другие программные продукты.

     Хранение  электронных документов. Система  хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.

     Манипулирование электронными документами. Основными  функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

     Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие возможности: регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки; пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей; накопление документов в почтовых ящиках исполнителей; контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации; ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

     Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

     Существуют  интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие  работать с документами различного формата. Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

     Используя программные средства Microsoft Office, можно  обеспечить: обработку входящей и исходящей информации; создание и редактирование электронных документов; сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.; хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом; маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи; функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря; удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

     Интегрированная система Team Office – полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое. [8]

     Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область  программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы – так называемые groupware-продукты (groupware – программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

2.3 Компьютерные системы административно-управленческой связи.

     Как следует из вышесказанного, компьютер  из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

     Компьютер может быть подключен к абонентской  телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к  электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", RJEX 400 и др.). [8]

     Для подключения ко всем этим сетям необходим  модем. Модем устанавливается в  слот (разъем) материнской платы  ПК или автономно подключается к ее последовательном) порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй – для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод – менее 2 мин. [8]

     Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК и так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).

     Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно  набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

     Ожидается появление многофункциональной  консоли, объединяющей в себе миниатюрный  компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации. 

Заключение 

     Цель  курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

     В результате проведённого исследования по теме "Обзор средств административно-управленческой связи" можно сделать ряд выводов:

     Глобальная  информатизация общества, широкое распространение  новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса.

     Согласно законодательству, в информационные ресурсы включаются документированная информация и информационные технологии, т.е. предмет и средства информационной деятельности.

     Средства  административно-управленческой связи – являются обязательным условием для нормального функционирования информационных ресурсы, а тек же бесперебойной работы любой организации.

     При помощи средства административно-управленческой связи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

     В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность  идентификации, доказательства ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.  

     Достоверность передачи информации – передача информации без ее искажения.