СОДЕРЖАНИЕ

Введение 

     Актуальность  темы курсовой работы заключается в  том, что в наше время не одна организация  не обходится без средств административного управления информацией. В системах административного управления информация передается как путем переноски информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации – системы административно-управленческой связи.

     Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно средства составления, изготовления, передачи, обработки, транспортировки документальной информация. Документы при формировании единого информационного пространства органов, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время – больше в электронном формате).

     Основными качественными показателями системы  передачи информации являются: пропускная способность, достоверность, надежность работы.

     Не  маловажную роль в этом также играет и офисная техника (оргтехника). Офисная техника – неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

     К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и заканчивая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

     Целью курсовой работы является рассмотреть основные средства административно-управленческой связи, а также произвести подробный их обзор и познакомиться с техническими средствами передачи, обработки, транспортировки документальной информация, которые помогают облегчить работу в офисе.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть технические средства и их классификацию;
2. Проанализировать средства административного управления информацией;
3. Рассмотреть компьютерные системы административно-управленческой связи.

     Источниковая  база: нормативно-правовые акты органов  власти по вопросам информатизации, архивного  дела, управления документацией, делопроизводства. Системообразующим актом в этой области является закон «Об информации, информатизации и защите информации». Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон РБ «Об информатизации».

     Историография. Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. [10] Связь – совокупность средств передачи сообщений в сети дистанционной обработки данных. Идеи о возможности передачи электрических зарядов на расстояния и об осуществлении таким путём телеграфной связи высказывались с середины XVIII века. Профессор Лейпцинского университета Иоган Винклер – именно он усовершенствовал электростатическую машину, предложив натирать стеклянный диск не руками, а подушечками из шелка и кожи, – в 1744 г. писал: "С помощью изолированного подвешенного проводника возможна передача электричества на край света со скоростью полета пули". В шотландском журнале "The Scot's Magazine" 1 февраля 1753 г. появилась статья, подписанная только Ч.М. (в последствии выяснилось, что ее автор Чарльз Морисон – ученый из г. Ренфрю), в которой впервые была описана возможная система электросвязи. В 1792 г. Женевский физик Жорж Луи Лесаж описал свой проект линии электрической связи. С 1794 года с начало в Европе, а затем в Америке широкое распространение получил так называемый семафорный телеграф, изобретённый французским инженером Клодом Шаппом и даже описанный Александром Дюма в романе "Граф Монтекристо".

     Структура работы: введение, 2 главы, заключение, список используемой литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.   Технические средства, упрощающие работу  организации

    1.1 Классификация офисной техники.

    К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и заканчивая вычислительными машинами и системами.

     В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

     Офисная организационная техника (оргтехника) – технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.[5]

     Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

     С чего начинается любой бизнес, и  большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой  фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных  договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

     Хотя  идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщен именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% – бумажная информация составляет 50 – 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% – на микрофильмах, 2% – на магнитной ленте и 1% – на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.[5]

     В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной  на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

     Средства  оргтехники для офиса солидной фирмы  могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный  автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др. Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства административно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

     2.1 Средства оставления и изготовления документов.

     Пишущие машинки.

     Этот  недавно еще незаменимый вид  конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами

     Пишущие машинки должны обеспечивать: высокую производительность труда при минимальных затратах, высокое качество печати, простоту управления, максимальное количество одновременно получаемых копий, надежность работы.

     Механические  пишущие машинки самые простые  и дешевые, но и самые не удобные в работе.

     Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии  клавиш, обеспечивают в то же время  большое количество копий (до 12). Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.

     Электронные пишущие машинки, обладая всеми  достоинствами электрических, имеют  еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия – 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты, шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.[6]

     Канцелярские  пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.

     Портативные или дорожные пишущие машинки  чаще всего бывают механическими.

     К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборно-пишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.

     Кроме того, пишущие машинки различаются  по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015 зн,/с. "Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.

     Организационные автоматы.

     Это агрегированный комплекс электромеханических  и электронных устройств, предназначенных  для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстоых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.[3]

     Функциональные  возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок: большие объемы оперативной памяти; емкая внешняя память (мегабайты); более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьютерных редакторов.

     Широко  используются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.[6]

     Диктофонная техника.

     Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации  информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что  затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2 или 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро.