Система экспертных органов Республики Беларусь: структура, функции, особенности работы

Экспертные комиссии взаимосвязаны по соподчиненности и большинство их функций совпадает. Но каждая экспертная комиссия расширяет свои полномочия в зависимости от её значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций. В то же время каждая комиссия имеет и выполняет свои, присущие только ей, функции.

Первичным экспертным органов в учреждении, организации, предприятии является ее экспертная комиссия. Свою деятельность она осуществляет в соответствии с Положением о ней. Также экспертная комиссия выполняет ряд задач, стоящих перед ней. В соответствии с задачами она также  имеет и свои права, такие как: давать рекомендации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов и т.д.

Рассмотрев организацию работы экспертной комиссии на примере учреждения образования можно сказать, что своей работе экспертная комиссия гимназии руководствуется законодательством Республики Беларусь и основными нормативными документами, такими как Закон о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, нормативно-методические документы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и т.д. Свою деятельность экспертная комиссия гимназии осуществляет в соответствии с Положением об экспертной комиссии гимназии, в котором описаны все задачи, функции, права и организационные моменты работы экспертной комиссии.

Несмотря на то, что в гимназии имеется приказ о создании экспертной  комиссии,  положение об экспертной комиссии, работа практически не ведется: не проводится экспертиза ценности документов, документы своевременно не  обрабатываются; не принимаются меры по розыску недостающих документов. Очень часто деятельность экспертной комиссии гимназии сводится к подписанию описей, актов и других документов, направляемых на экспертно-проверочную методическую комиссию Государственного архива. Такое отношение к работе экспертной комиссии гимназии приводит к уничтожению документов, отражающих роль и место гимназии в системе образования, значимости выполняемых ею работ. В то же время, на постоянное хранение выделяются документы, не представляющие историческую и практическую ценность.

Однако хочется надеяться, что будут созданы условия для стабильной работы экспертной комиссии, благодаря которым она будет ответственно и добросовестно  выполнять возложенные на неё функции и задачи.

Подводя итог вышесказанному необходимо отметить, что работа экспертных органов Республики Беларусь является очень важной в практической организации работы по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.                 Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 1999. - № 4, 2/11.

2.                 Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь и сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями, внесенными Указами Президента Республики Беларусь от 23 апреля 1999 г. № 213, от 4 октября 2002 г. № 513, от 21 декабря 2004 г. № 604) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 2005. - № 1, 1/6084.

3.                 Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 24.08.2001. - № 8/6918.

4.                 ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.

5.                 Правила работы государственных архивов Республики Беларусь / редкол. В.И. Адамушко [и др.] – Минск: БелНИИДАД, 2005.

6.                 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селеменев В.Д. Архивоведение: в 2 ч. – Минск, 1998. – 359 с.

7.                 Басакина, Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В.Басакина // Секретарское дело. – 2000. - № 3. – с.18-23.

8.                 Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Секретарское дело. – 1999. - № 1. - с.45-48.

9.                 Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д.Банасюкевич // Секретарское дело. - 1998. - №3. - с.19-21.

10.             Кудрякова, Г. Создание экспертной комиссии / Г.Кудрякова // Секретарское дело. – 2009. - № 5. – с.26-28.

11.             Давыдова, Э.Н. Организация работы по экспертизе ценности документов / Э.Н.Давыдова // Кадровик. Управление персоналом. – 2007. - № 12. – с.30-32.

12.             Жукова, М.П. Экспертиза ценности современных учреждений, организаций, предприятий / М.П.Жукова // Отечественные архивы. – 2000. - № 5. - с.10-15.

13.             Иноземцева, З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта / З.П.Иноземцева // Вестник архивиста. – 1999. - №1(49). – с.8-12.

14.             Жукова, М.П. К вопросу об истории и перспективе исследования теории и методики экспертизы ценности документов и комплектования архивов / М.П.Жукова // Вестник архивиста. – 1997. - № 35(41). - с.54-59.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Образец приказа о создании экспертной комиссии

ОАО «Сквур» 

ПРИКАЗ

03.03.2010 № 45

г. Минск 

О создании
экспертной комиссии 

В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО «Сквур»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.                 Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель — заместитель директора А.В. Иванов.

Секретарь — делопроизводитель С.Н. Антонова.

Члены комиссии:  1. Начальник отдела кадров П.Р. Петраченко.

                2. Главный бухгалтер О.И. Афанасенко.

                     3.Заведующий канцелярией А.Н. Гаврилюк.

2.                 Начальнику общего отдела Н.В. Сорокину разработать положение об экспертной комиссии до 25.03.2010.

3.                 Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора А.В. Иванова. 

Директор                                    Подпись                               С.К.Сидоров

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Образец протокола заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Русский текстиль»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

08.08.2010                        № 2

г.Витебск

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора.

Секретарь – Петухова И.С., ответственный за архив. 

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер.

                                                           Гусев С.И. – старший менеджер.

 ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 2000–2005 годы.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 2000–2005 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И. – предложили согласовать представленную опись.

РЕШИЛИ:

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 2000–2005 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 2000–2005 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 2000–2005 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

РЕШИЛИ:

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 2000-2005 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель                                 подпись                             И.В.Попов

Секретарь                                       подпись                             И.С.Петухова