Система экспертных органов Республики Беларусь: структура, функции, особенности работы

18

Министерство образования Республики Беларусь

Институт парламентаризма и предпринимательства

Кафедра экономики и управления

Курсовая работа

по учебной дисциплине «Архивоведение»

на тему «Система экспертных органов Республики Беларусь: структура, функции, особенности работы» (на примере организации)

Студент                                           _______________

СОДЕРЖАНИЕ

Введение              .. 3

1 Экспертные органы Республики Беларусь              5

1.1 Общие сведения об экспертных органах              5

1.2 Функции экспертных органов              9

1.3 Права, задачи и организация работы экспертных органов              13

2 Организация работы экспертных органов на примере учреждения образования              17

2.1 Характеристика учреждения образования              17

2.2 Анализ организации работы экспертных органов в учреждении образования              20

2.3 Анализ недостатков в организации работы экспертной комиссии учреждения образования и рекомендации по их устранению               24

Заключение              27

Список использованных источников              29

Приложение А. Образец приказа о создании экспертной комиссии              31

Приложение Б. Образец протокола заседания экспертной комиссии              32

ВВЕДЕНИЕ

Формирование Национального архивного фонда Белару­си – процесс сложный и ответственный. В результате деятельности учреждений, организаций и предприятий образуется значительное количество самых различных видов и разновидностей документов. Однако далеко не все они имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узко­практических целей и имеют разовое значение, то есть их информационная роль незначительна. Поэтому хранить необходимо не все, а только те, что представляют научно-историческую ценность. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Определить подлежащие хранению документы можно подвергнув их экспертизе цен­ности.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Национального архивного  фонда  Республики Беларусь создается ряд экспертных органов.

Таким образом, выбор темы курсовой работы обусловлен ролью экспертных органов в практической организации работы по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение.

Данная работа представляет собой комплексное исследование организации работы экспертных органов в организации.

Объектом исследования выступает учреждение образования.   

Предметом исследования является сама организация работы экспертных органов учреждения образования.

Целью исследования состоит в том, чтобы изучить и проанализировать организацию работы экспертных органов Республики Беларусь по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение на примере конкретной организации.

Цель исследования определила ряд взаимосвязанных задач:

   изучить общие сведения об экспертных органах;

   рассмотреть функции, права и организацию работы экспертных органов;

   проанализировать процесс организации работы экспертной комиссии на примере конкретной организации.

Методологическую основу работы составляет:

- сравнение – установление сходства и различия в работе различных экспертных органов Республики Беларусь;

- наблюдение – рассмотрение функций, задач и самой организации работы экспертной комиссии организации без прямого вмешательства в её работу;

- анализ информации – мысленное и реальное разделение экспертных органов на части (функции, задачи, права).

При постановке и  разрешении проблем, затронутых в ходе исследования, также использовался информационный метод (сведения о работе экспертных органов  можно найти во многих источниках, где  информация представлена в различных видах и формах и при этом повторяется).

Работа состоит из введения, двух глав (шести разделов), заключения, списка использованной литературы.

В первой главе данной работы рассказывается об экспертных органах, образующихся в различных организациях, учреждениях, предприятиях, перечисляются все их функции, задачи и права. Также рассматривается работа экспертных органов по организации и проведению методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов архивного фонда Республики Беларусь.

Во второй главе рассматривается организация работы экспертной комиссии на примере учреждения образования, дается характеристика учреждения, проводится анализ  работы экспертной комиссии, рассматриваются все недостатки в работе экспертной комиссии гимназии, а также даются рекомендации по устранению недостатков.

В заключении подводятся итоги данной работы, в частности, отмечается, что работа экспертных органов играет большую роль в организации работы с документами по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение.

Теоретическую основу исследования составляют работы исследователей в области документоведения, делопроизводства и архивоведения (Давыдова Э.Н., Жукова М.П., Алексеева Е.В., Кудрякова Г. и другие). В процессе подготовки курсовой работы также были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Вестник архивиста», «Отечественные архивы», справочные документы. Также при написании данной работы использовались такие нормативные документы, как Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь и сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь, а также государственный стандарт ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Список использованных источников включает в себя 14 наименований.

1 ЭКСПЕРТНЫЕ ОРГАНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

1.1    Общие сведения об экспертных органах

Отнесение документов к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение [4, c.4].

Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для  постоянного хранения.

Существующей задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, то есть изыскание путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

Документы в государственных архивах подвергаются экспертизе и в других целях. Например, при подготовке справочников, документальных сборников, создании страхового фонда на особо ценные документы проводится оценка документов с точки зрения их значения. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие хранимых материалов профилю архива-приемщика. Может проводиться экспертиза при покупке документов архивами, библиотеками, музеями с целью их оценки.

При отнесении документов к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Республики Беларусь по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;

- типовых и примерных номенклатур дел.

Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в ведомственном архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение;

- в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов [9, с.18].

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается ряд экспертных органов:

- экспертные комиссии;

- Центральные экспертные комиссии;

- экспертно-проверочные комиссии;

- Центральная экспертно-проверочная комиссия.

Постоянно действующие экспертные комиссии создаются в учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от формы собственности для проведения работы по экспертизе ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов.

В центральных органах государственной власти, управления и общественных объединений для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных организаций создаются Центральные экспертные комиссии.

Экспертно-проверочные комиссии создаются в государственных архивных учреждениях для рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов, организации документов в делопроизводстве, а также для осуществления организационно-методического руководства деятельностью Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций.

В Государственном комитете по архивам и делопроизводству образуется Центральная экспертно-проверочная комиссия [11, с.11].

Порядок организации Центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) и их функции определены в:

- «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;

- «Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь».

В своей работе экспертные органы  руководствуются:

- законодательством Республики Беларусь;

- Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь;

- Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь;

- нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь;

- типовыми и ведомственными перечнями документов;

- положением об экспертной комиссии учреждения [5, с.20].

Экспертные органы являются совещательными, коллегиальными органами, их заседания протоколируются.

Экспертные органы создаются приказом руководителя организации, предприятия, учреждения (см.Приложение А) в соответствии с Положением о них из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, хорошо знающих функции, структуру своей организации, состав и содержание образующихся в их деятельности документов, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах.

В обязательном порядке в состав экспертной комиссии включаются:

- должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

- должностное лицо, ответственное за архив организации, предприятия, учреждения;

- специалист по различным видам документации;

- специалист по обеспечению защиты информации и др.

Председателем Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), как правило, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо, ответственное за архив), в обязанности которого входит ведение всех документов и организация заседаний.

В состав Центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования [8, с.20-21].