Реєстрація та індексація документів та контроль за їх виконанням

     Індексація  документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які  надаються документам під час  реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

     Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (п 4.4.1. Примірної інструкції) від 17 жовтня 1997 року N 1153 м.Київ (див. текст)

     Контроль  та виконання документів

     Контроль документів важливий для створення документів тому що коли створюються документи то щоб небуло помилок в документах їх перевіряють переконуються чи немає в документах помилок а якщо помилки є то ті документи редагуються.

     Контролю  підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється з доручення керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.

     Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій – з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в

     Зміна терміну виконання провадиться  тільки за вказівкою керівника в  наступному порядку: типові терміни – прийняттям нового акту, індивідуальні – розпорядженням керівника, що їх установив.

     Документ  вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів  зацікавленим організаціям і особам і іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у регістраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри, заповнювані при реєстрації документів. 

      СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Білий О.В. Антиутопія // Українська Літературна Енциклопедія: В 5 т. - К.: УРЕ, 1988. - Т. І. - С.69.
2. Глущик С.В.,  Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. – 4-те вид., переробл. і допов. – К.: Видавництво А.С.К., 2004. – 400 с.
3. Губенко Л.І, Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті. -  Київ: “ЕксОб”, 2003.
4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 3-тє від. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.
5. Лобанов Н.А., Цимринг С.Я. Петербургская школа профессионально-технического образования: из истории // VII Царскосельские чтения. Международная научно-практическая конференция / Под ред. профессора В.Н. Скворцова. – Т. IV. - Санкт-Петербург, 2003. – С.120 - 123.
6. Професійна освіта: Словник: Навч.посібник для учнів і пед.працівників проф.-тех. навч.закладів / Уклад. С.У. Гончаренко та ін.; за ред. Н.Г. Никало. – К.: Вища шк.., 2000. – С. 130.Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики / Під ред. Г.Германенко. - К.: Довіра,  2003. - 623 с.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
8. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.
9. Организация работы с документами. Москва, Инфра  М ,1998 г.
10. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева. Секретарское дело. Москва,  1996 г.
11. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.