Реєстрація та індексація документів та контроль за їх виконанням

     Службою контролю здійснюються наступні операції:

• формування картотеки контрольованих документів
• напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець
• з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону конкретного виконавця
• нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання
• одержання інформації про хід і результати виконання
• запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа
• регулярне інформування керівників про стан і результати виконання
• повідомлення про хід і результат виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів
• зняття документів з контролю за вказівкою керівників
• формування картотеки виконаних документів

     Картки  контрольованих документів (контрольна картотека) систематизується по термінах виконання документів, по виконавцях, групам документів (накази міністра, рішення колегії й ін.).

     Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку:

1. Завдань наступних років – не рідше одного разу в рік
2. Завдань наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць
3. Завдань, доручень поточного місяця – кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну.

     Якщо  документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом відправляється два екземпляри регістраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати виконання і змісти відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах.

     Служба  документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують і узагальнюють дані про хід і  результати виконання документів у терміни, установлені керівником, але не рідше одного разу на місяць.

     Формування  справ – угруповання виконаних  документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації і її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію.

     При формуванні справ необхідно дотримувати  наступні загальні правила:

• Поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі
• Поміщати разом усі документи, що відносяться до вирішення даного питання
• Проглядати додатки разом з основними документами
• Групувати в справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ
• Роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів збереження
• Поміщати в справу машинограмми на загальних підставах.

     У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

     Збереження  документів, складання номенклатури справ, архівація

     Номенклатура  справ – це систематизований перелік справ які заводять в організації із указівкою термінів їх збереження, оформлена у встановленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і номенклатуру для організації.

     Типова  номенклатура справ складається  для однорідних по характеру діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі і є нормативним документом.

     Зразкова  номенклатура справ установлює зразковий  склад справ для однорідних по характеру діяльності, але різних за структурою організацій із указівкою їхнього індексу і носить рекомендаційний характер.

     Типові  і зразкові номенклатури справ розробляються  службами документаційного забезпечення міністерств і відомств, затверджуються їх керівниками. Перед затвердженням  типові і зразкові номенклатури узгоджуються з Центральною експертною комісією міністерства (відомства) чи організації, що мають підвідомчу мережу, на яку поширюється типова (зразкова) номенклатура справ. Потім вони підлягають узгодженню з організаціями державної архівної служби.

 

3. ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ  СПРАВ, АРХІВАЦІЯ

     3.1. Підготовка документів до архівного збереження.

     Згідно  Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”  всі архівні документи незалежно  від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього складають Національний архівний фонд і є надбанням української нації.

     Архівне зберігання може здійснюватись як державними архівними установами так приватними організаціями, спеціально створеними для надання таких спеціалізованих послуг.

     Основною  метою архівного зберігання є  забезпечення збереження документів, які становлять цінність для суспільства, держави або їх власника.

     Важливою  складовою діяльності кожної сучасної компанії або підприємства є документообіг. Установчі документи, документи бухгалтерської звітності, ділове листування, внутрішні документи, звіти, розпорядження – все це є необхідними, корисними і вкрай важливими матеріальними носіями інформації про діяльність компанії. Проте, через певний час, перед кожним суб’єктом господарювання постає серйозна проблема: обсяги накопиченої протягом років документації. Знищення таких документів є нераціональним, оскільки часто може виникати непередбачена необхідність в їх використанні. Крім того, часто знищення архівів є неможливим у зв’язку з особливим правовим статусом архівних документів, які повинні зберігатись протягом визначеного часу, хоча і не використовуються безпосередньо.

     Керівники компаній, які намагаються самостійно вирішити питання зберігання архівних документів стикаються з наступними проблемами:

     відсутність кваліфікованого вільного персоналу, на який можна покласти ведення архівної справи;

     можливість  втрати важливих документів;

     необхідність використання під архів додаткових площ, їх оплата та утримання.

     Одночасно, окрім суто матеріально-технічних  проблем постає проблема забезпечення інформаційно-економічної безпеки  підприємства:

     недопущення витоку важливої комерційної інформації, що зберігається в архіві; унеможливлення несанкціонованого доступу до неї.

     Передавши свою документацію на зберігання до спеціалізованої  архівної установи Ви позбавите себе: зайвих витрат на оплату зайнятих архівами площ, роботи додаткового обслуговуючого персоналу; ризиків втрати або пошкодження документів через неналежні умови зберігання; небезпеки витоку інформації, через неконтрольованість доступу до неї.

     Послуги з приватного архівного зберігання інформації, що надаються нашою компанією  являють собою один з елементів системи економічної безпеки підприємства, що передбачає окрім застосування стандартних процедур архівного збереження своєчасне професійне вжиття необхідних заходів юридичної та фізичної охорони документальних матеріалів від неконтрольованого доступу або витоку, небажаного витребування та вилучення.

     Наші  послуги передбачають: оперативне оформлення архівного зберігання Вашої паперової  документації та інформації на будь яких інших носіях (дискети, компакт-диски, жорсткі диски тощо); забезпечення надійного зберігання паперової документації та інформації; забезпечення жорстко регламентованого режиму доступу до інформації, що знаходиться на збереженні; недопущення несанкціонованого доступу до інформації представників будь-яких установ та організацій без відома та згоди її власника терміном не менше 30 діб шляхом залучення необхідної юридичної підтримки; підготовчі архівні роботи власними силами або організаційно-технічна допомога при їх проведенні замовником (систематизація документації, нумерація сторінок, переплетення, інше); конфіденційне знищення інформації по закінченню обумовлених термінів зберігання або на вимогу власника, у тому числі в терміновому порядк

     Для забезпечення технологічного процесу  архівного зберігання нашою компанією  використовуються власні обладнані згідно існуючих стандартів приміщення, спеціальне облікове програмне забезпечення, якісні пакувальні матеріали.

 

      3.2 Обробка справ.

     У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань на перше місце виступає така функція документа як нагромадження і збереження інформації. Документи стають хоронителями інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.

     Швидкий пошук і використання таких документів можливий лише при чіткій їхній класифікації. Найпростішою  класифікацією  документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи, як «Сукупність документів чи документи, що відносяться до одного питання або частини діяльності і поміщені в одну обкладинку». Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання. У структурних підрозділах документи повинні зберігається ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них ще часто звертаються за довідками. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені і здані в архів установи.

     Обробка справ для збереження включає  проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи з постійним і довгостроковим термінами збереження. У великих установах ці роботи проводяться під контролем і при методичній допомозі співробітників архіву установи.

 

3.3. Експертиза цінності документів

     1. Затвердити такі, що додаються:

     Порядок утворення та діяльності комісій  з проведення експертизи цінності документів;

     Порядок віднесення документів Національного  архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання.

     2. Визнати такою,  що  втратила  чинність,  постанову  Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739 «Деякі питання формування і функціонування Національного архівного фонду» (Офіційний вісник України, 2002 p., № 47, ст. 2127).

     утворення та діяльності комісій  з проведення експертизи цінності документів

     1. Цей Порядок визначає процедуру утворення комісій з проведення експертизи цінності документів та організацію їх діяльності.

     2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення: експертиза цінності документів — всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів зазначеного Фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Фонду; зона комплектування — адміністративно-територіальна одиниця, в якій перебувають юридичні і фізичні особи, і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження державного архіву (архівного відділу райдержадміністрації, міської ради); джерела формування Національного архівного фонду — юридичні або фізичні особи, що є утворювачами чи власниками документів Фонду.

     3. Експертиза цінності документів проводиться експертними та експертно-перевірними комісіями за участю власника документів або уповноваженої ним особи.

     4. Внесення документів до Національного архівного фонду здійснюється на підставі рішення експертно-перевірної комісії про схвалення опису справ постійного зберігання та його затвердження в установленому Держкомархівом порядку.