Реєстрація та індексація документів та контроль за їх виконанням

     5. Вилучення з Національного архівного фонду документів проводиться за рішенням експертно-перевірної комісії, погодженим з Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву.

     6. Заборонено:

     1) знищувати документи без попереднього  проведення експертизи їх цінності;

     2) вилучати з Національного архівного  фонду документи:

     створені  у період до 1946 року;

     з мотивів конфіденційності чи таємності  інформації, що міститься в них, з  політичних чи ідеологічних міркувань.

     Принципи  і критерії визначення цінності документів

     7. Експертиза цінності документів проводиться за такими принципами: об’єктивність — проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу; історизм — урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту; всебічність і комплексність — вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

     8. Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями: походження — функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа; зміст — значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність; зовнішні ознаки — форма фіксації та передачі змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості.

Утворення комісій з проведення експертизи цінності документів

     9. Для організації роботи з експертизи цінності документів утворюються комісії з проведення експертизи цінності документів, до яких належать:

     Центральна  експертно-перевірна комісія Держкомархіву; експертно-перевірні комісії центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя (далі — експертно-перевірні комісії); експертні комісії архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування,підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій (далі — експертні комісії); фондово-закупівельні комісії музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі — фондово-закупівельні комісії); експертно-оцінні комісії бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі — експертно-оцінні комісії).

     10. Положення про комісії з проведення експертизи цінності документів та їх склад затверджують:

     1) Центральної експертно-перевірної  комісії Держкомархіву — Голова Комітету;

     2) експертно-перевірної комісії центрального  державного архіву — керівник  архіву;

     3) експертно-перевірної комісії галузевого  державного архіву — керівник  відповідного центрального органу  виконавчої влади за погодженням  з Головою Держкомархіву;

     4) експертно-перевірної комісії Національної  академії наук — президія Національної  академії наук за погодженням  з Головою Держкомархіву;

     5) експертно-перевірної комісії державного  архіву Автономної Республіки  Крим, державного архіву області, мм. Києва і Севастополя — керівник архіву;

     6) експертної комісії архівного  відділу райдержадміністрацій, міської  ради — керівник відділу;

     7) експертної комісії державного  органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи, організації — керівник органу (підприємства, установи, організації);

     8) експертної комісії об’єднання  громадян, релігійної організації,  а також підприємства, установи  та організації, заснованих на  приватній формі власності,—  керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву;

     9) фондово-закупівельної, експертно-оцінної  комісії — керівник музею,  бібліотеки за погодженням з  МКТ і з урахуванням рекомендацій  Держкомархіву.

     11. Положення про експертно-перевірну комісію державного архіву Автономної Республіки Крим, державного архіву області, мм. Києва і Севастополя та експертну комісію архівного відділу райдержадміністрації, міської ради, державного і комунального підприємства, установи та організації розробляються на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом.

     12. До складу Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву та експертно-перевірних комісій включаються фахівці з архівної справи, представники наукових установ і творчої громадськості, інші фахівці відповідно до профілю державного архіву.

     Голову  Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву призначає  Голова Комітету.

     Голову  експертно-перевірної комісії, яким є  заступник керівника державного архіву, призначає керівник архіву.

     13. До складу експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради включаються фахівці з архівної справи, працівники місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, навчальних закладів, відділень творчих спілок, краєзнавці.

     14. До складу експертної комісії державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об’єднання громадян, релігійної організації (далі — юридичні особи) включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів, а також представники експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи.

     Голову  експертної комісії, яким, як правило, є заступник керівника юридичної  особи, призначає керівник такої  юридичної особи.

     15. До складу фондово-закупівельної, експертно-оцінної комісії включаються фахівці музею, бібліотеки, а також представники експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають такі заклади.

     Завдання  комісій з проведення експертизи цінності документів та організація їх діяльності

     16. Завданням Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву є розгляд питань щодо визначення методологічних та організаційних засад проведення експертизи цінності документів, складу документів Національного архівного фонду та джерел його формування, встановлення строків зберігання документів.

     17. Центральна експертно-перевірна комісія Держкомархіву приймає рішення про:

     1) схвалення рекомендацій щодо  визначення типологічних джерел  формування Національного архівного фонду;

     2) схвалення і подання на затвердження  Голови Держкомархіву: списків джерел формування Національного архівного фонду, підготовлених центральними та галузевими державними архівами; типових переліків документів із зазначенням строків їх зберігання;

     3) схвалення і подання на затвердження  Голови Держкомархіву та керівників  державних органів відомчих (галузевих)  переліків документів із зазначенням  строків їх зберігання, типових  номенклатур справ;

     4) погодження: примірних номенклатур справ; актів про вилучення документів з Національного архівного фонду; анотованих переліків унікальних документів Національного архівного фонду та внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання.

     18. Завданнями експертно-перевірної комісії є науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів, розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування Національного архівного фонду, його складу та строків зберігання документів, перевірка результатів експертизи їх цінності, проведеної експертними, фондово-закупівельними та експертно-оцінними комісіями.

     19. Експертно-перевірна комісія приймає рішення про:

     1) схвалення і подання на затвердження  керівника державного архіву  списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад);

     2) схвалення описів справ постійного  зберігання, внесених до Національного  архівного фонду, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), та подання таких описів справ на затвердження керівника юридичної особи;

     3) погодження: описів справ з особового складу юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад); номенклатур справ юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад); інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії юридичних осіб, що є джерелами формування Національного архівного фонду і перебувають у зоні комплектування державного архіву; актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, а також юридичних осіб, що є джерелами формування зазначеного Фонду і перебувають у зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад;

     4) схвалення описів справ постійного  зберігання, внесених до Національного  архівного фонду, погодження описів  справ з особового складу, номенклатур  справ, інструкцій з діловодства  державного архіву та подання  таких документів на затвердження керівника державного архіву;

     5) схвалення і подання на погодження  із Центральною експертно-перевірною  комісією Держкомархіву:

     актів про вилучення з Національного  архівного фонду документів, що зберігаються в державному архіві (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад);

     анотованих  переліків унікальних документів Національного  архівного фонду, які зберігаються у державному архіві (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад);

     6) схвалення проектів визначення  рангу документів Національного архівного фонду та подання на затвердження керівника державного архіву актів грошової оцінки документів, що зберігаються у державному архіві (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), у юридичних та фізичних осіб;

     7) внесення до Національного архівного  фонду: документів, що зберігаються у фізичних осіб; документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.

     20. Завданням експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради є координація роботи з проведення експертизи цінності документів юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу.

     21. Експертна комісія архівного відділу райдержадміністрації, міської ради приймає рішення про:

     1) схвалення і подання до експертно-перевірної комісії: списків юридичних та фізичних осіб, що є джерелами формування Національного архівного фонду і перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, міської ради; описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду, та описів справ з особового складу, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до зазначеного Фонду, номенклатур справ юридичних осіб, що є джерелами формування Фонду і перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, міської ради; актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, які зберігаються в архівному відділі райдержадміністрації, міської ради, юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу; анотованих переліків унікальних документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівному відділі райдержадміністрації, міської ради, юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу;