Реєстрація та індексація документів та контроль за їх виконанням

     Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на ті що потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.

     Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.

     Документи, адресовані керівництву організації  або ті що не мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються  в службі документаційного забезпечення.

     На  розгляд керівництва передаються  документи, отримані з урядових і  вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребуючі вирішення  керівництва. Інші документи після  попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.

     Обробка і передача документів виконавцям повинні  здійснюватися в день надходження  документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий  день при їх надходженні в неробочий  час.

     Документи, рішення по яким виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передаться відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання.

     При необхідності невідкладного рішення  по документу, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом  до розгляду документа керівництвом організації.

       1.3. Порядок обробки документів, що відправляються.

     Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються  у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил. 

     1.4. Передача документів усередині організації.

     Передача  документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі.

     Передача  документів на ОЦ для обробки, а також  одержання документів (машинограм) з ОЦ здійснюється через секретаря  структурного підрозділу або особу, відповідальну за документаційне забезпечення.

     1.5. Облік кількості документів.

     Облік повинен провадиться в комплексі  з іншими заходами щодо удосконалювання  роботи з документами.

     Здійснюється  як повний, так і вибірковий облік  документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.

     У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів.

     Підрахунок  кількості машиночитаємих здійснюється по облікових картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вибрання заходів для удосконалювання роботи з документами.

      2. Інформаційно-пошукова  система (ІПС) для  роботи з документами  організації

     В організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування, створення на їхній основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.

     Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (при наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін.

     2.1. Правила реєстрації й індексування документів.

     Реєстрація  документів - фіксація факту створення  чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

     Індекс  документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, що, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.

     Реєстрації  підлягають усі документи, що вимагають  обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові й ін.), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки.

     Документи реєструються в організації один раз: що надходять – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

     Реєстрація  документів провадиться в межах  груп у залежності від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи, що реєструється.

     Реєстрація документів що надходять і які створюються проводиться в основному централізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи по постачанню – у відділі постачання, протоколи і рішення колегії – у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або направляемые їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.

     Документи реєструються на картках. Щоб досягти  інформаційної сумісності реєстраційних  даних і створити умови для  переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.

     Кількість екземплярів регістраційно-контрольних  карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних  підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.

     Реєстрація  документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного масиву що реєструється.

     Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках  установленої форми.

     Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-множна й обчислювальна техніка.

     В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням  машиноорієнтованої регістраційно-контрольної  картки, побудованої на базі обов'язкових  реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.

     Довідкові картотеки формуються з регістраційно-контрольних  карток у залежності від завдань  конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються наступні картотеки:

• довідкові
• контрольно-довідкові
• по географії документів, що надходять
• по пропозиціях, заявам і скаргам громадян
• тематичні (накази, рішення) і ін

     Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.

     Індексація  документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які  надаються документам під час  реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

     Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (п 4.4.1. Примірної інструкції) від 17 жовтня 1997 року N 1153 м.Київ (див. текст)

     Індексація  документів - це присвоєння реєстраційних номерів і необхідних умовних позначок при реєстрації, що вказують на місце їх виконання та зберігання.

     Про затвердження Інструкції з діловодства  у Міністерстві охорони здоров'я  України (п.4.4.1 Інструкції) N 20 від 5 лютого 1998 року м.Київ (див. текст) 

     2.2. Організація контролю за виконанням документів

     Контролю  підлягають документи, що вимагають  виконання. Контроль виконання включає  постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення  документа до виконавця, облік і  узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється з доручення керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.

     Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій  – з дати їх надходження. Терміни  виконання документів встановлені в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.

     Зміна терміну виконання провадиться  тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни – прийняттям нового акту, індивідуальні – розпорядженням керівника, що їх установив.

     Документ  вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів  зацікавленим організаціям і особам і іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у регістраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри, заповнювані при реєстрації документів.