1.10 Выбор места проведения презентаций

     Место проведения презентации – один из главных факторов, влияющих на ее ход и результат. Поэтому лучше выбрать обстановку, подходящую для данной презентации. Обстановку на презентации создает оборудование и расположение мест слушателей. Расположение мест должно быть:

• удобным для публики
• служить целям презентации
• подходить для нужд докладчиков.

               На планирование расположения  слушателей и оборудования влияют  следующие факторы:

• количество присутствующих
• состав публики
• рабочее пространство
• взаимодействие слушателей друг с другом
• продолжительность презентации
• столы
• обзорность
• открытые пространства и т.д.

     На  качество презентации влияют также  внешние условия :

• освещение
• температура
• качество воздуха
• шумы и т.д.

Глава 2 Проведение презентаций

2.1 Вступление

     Многое  нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

     Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

• Используйте юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.
• Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный вам факт.
• Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления, связывая их с конкретным образом.
• Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.
• Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

     Именно  так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить  внимание публики.

     Кроме того, вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

     Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части [8].

2.2 Основная часть

     Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

     Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем  сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

     Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

• Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.
• Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.
• Объясните, как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.
• Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.

     Можно также привлекать внимание, изменяя  тон голоса, используя жесты и  мимику [7].

2.3 Заключение

     Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.

     Не  позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем  вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.

     Начните заключение с сообщения публике  об этом. Это позволит слушателям приложить  последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

     Если  цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите  девизом.

     Если  с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

     Заканчивайте  на позитивной ноте. Последние слова  должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому - заканчивание вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте  ее думать.

     Помните, что заключение должно заканчивать презентацию. Вы должны покинуть аудиторию с удовлетворенным чувством, с чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики [6].

2.4 Период задавания вопросов и  ответов на них

     В добавление к вступлению, основной части и заключению ваша презентация  должна включать в себя и время  для ответов на возникшие у  аудитории вопросы.

     Хотя  вы и должны по ходу выступления  взаимодействовать с публикой, для  ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления.

     Кроме того, если аудитория маленькая и  достаточно знакомая, то можно разрешить  им задавать вопросы по ходу презентации. Однако лучше будет, если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакивания с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше потравить аудиторию отложить их вопросы на конец презентации.

     При подготовке к данной части выступления  необходимо попытаться предугадать  возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание [8].

2.5 Использование наглядных материалов

     Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

     Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

     Существуют  два основных типа наглядных пособий:

• Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.
• Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

     Как текстовые, так и графические  наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора и анализировать  и воспринимать сложные наглядные  пособия.

     Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

     Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические  материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан.

     Когда представляете наглядные материалы  публике нужно, чтобы слушатели  одновременно и слушали оратора  и извлекали смыл из материалов. Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

• Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
• Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.
• Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
• Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
• Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.
• Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
• Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

     Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют  ваши слова, а не наоборот.

     Визуальная  помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется [9].

 

Заключение

 

     Я считаю, что презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания способов, методов и приемов подготовки и проведения презентации, обязательно пригодятся в любой карьере.

     Презентация является средством для получения  целевых кредитов, различного вида инвестиций, привлечения трудовых ресурсов.

     Для предпринимателей это - реклама имени  фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной  корпорации опыт в проведении презентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

     Презентация помогает отдельным лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих  целей (при условии ее эффективности).

 

Список использованной литературы

 

1. Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. – 480 с.
2. Арредондо Л. Искусство деловой презентации /пер. с англ. В.Звонарева, А. Виноградовой. - Челябинск: LTO,1998г. - 519с.
3. Венедиктова В.И. Деловая репутация. - М: Институт новой экономики.1996г. -208с.
4. Джей Э. Эффективная презентация /пер. с англ.Т.А. Сивакова.- М: Амолфея, 1997. - 207с.
5. Рафел М. Как завоевать клиента /пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 1996г. - 344с.
6. Соловьёв Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. - М: ось-89, 1998г.-175с.
7. Уайт Г.И. Основы рекламного дела /пер. с англ. Косенова. - Самара: Корпорация «Федоров», 1996г. - 479с.
8. Правила проведения презентаций [Электронный ресурс] Режим доступа:  http://www.hrm.ru/pravila-provedenija-prezentacii
9. Простые правила для проведения презентаций [Электронный ресурс] Режим доступа:  http://habrahabr.ru/company/startupindex/blog/105476/
10. Правила проведения презентаций [Электронный ресурс] Режим доступа:  http://www.eirikbergene.com/osnovnyie-pravila-provedeniya-prezentatsij.php