Организация и проведение презентации

Министерство  транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство воздушного транспорта

ФГОУ  ВПО Санкт-Петербургский Государственный  Университет

Гражданской авиации

Гуманитарный  факультет

Кафедра №1 Философии и социальных коммуникаций 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Курсовая  работа по дисциплине теория и практика связей с общественностью: Организация и проведение презентации 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2011г.

 

Оглавление 

      I.Введение……………………………………………………………………..4 

      II.Основная часть 
 

      Глава 1. Разработка рекомендаций по организации презентации 

1.  План работы подготовки презентации ……………………………...5
2. Правила оформления слайдов для бизнес-презентации…………..12

 

      Глава 2. Важные аспекты в проведении презентации 

      2.1. Работа с аудиторией или первые 90 секунд, которые решают всё…..21 
 

      III. Заключение……………………………………………………………..26

      IV. Список литературы

      V. Приложение

 

      I.Введение

       Современной жизни присущи стремительные  скорости, ежедневно человек сталкивается с огромными потоками информации. В этих условиях донести до потребителя сведения о деятельности продвигаемой организации непросто, так как информация теряется в общем потоке.

       А презентация – это эффективный способ представить обществу что-либо новое (товар, услугу, компанию, сообщить о результатах, достижениях). Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности.

       С этим связана актуальность темы, выбранной  нами для исследования: организация и проведение презентации–раскрытием. Исходя их темы определяются задачи написания данной курсовой работы. Выявить аспекты, влияющие на успешность проведения презентации

      Предмет исследования – технология подготовки и проведения презентации.

      Объект  исследования – презентация. Подготовка к презентации довольно сложный процесс, который включает в себя такие элементы, как: оформление здания и интерьеров; обеспечение звукового сопровождения мероприятия; привлечение ведущего мероприятия; организация развлекательной программы, а также презентации в Power Point.

       Первая  глава работы посвящена общим  теоретическим аспектам изучения презентации, а также рекомендациям по успешному проведению мероприятия. Более того, в первой главе проанализированы правила оформления бизнес-презентации, считающиеся основой данного мероприятия.

       Во  второй части данной работы подробно рассмотрены технологии проведения презентации.   

 

      II.Основная  часть 

       Глава 1. Разработка рекомендаций по организации презентации

1.1. План работы подготовки презентации

       Презентация – это представление организации, лица, услуг. Так, презентация может проводиться по случаю открытия или создания организации, подразделения, филиала. Целью презентации может быть демонстрация новых достижений и результатов работы, представление новых партнеров и пр. Для презентации необходим особенно четкий сценарий, который отражает две части события: официальную и неофициальную.

       Официальная часть - это выступления руководителей  и представителей организации, которые  знакомят собравшихся с особенностями объекта. Сообщения не должны быть утомительно длинными. Они должны фактически содержать ответы на вопросы, потенциально интересные для участников мероприятия. После сообщения показывают видеофильм длительностью 7-12 мин с сюжетами, отражающими значимость, актуальность, оригинальность, новизну объекта презентации. Затем гости выступают с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями. Приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки, памятки.

       Вторая  часть презентации менее официальная. Ее задача - создать неделовую обстановку для деловых отношений. Неофициальная часть также требует своего сценария, так как включает в себя особый жанр делового общения: тосты-приветствия, тосты-пожелания, тосты-благодарности.

       В настоящее время серьезные презентации проводятся корректно: занимают несколько часов, устраиваются в лучших залах, впечатляют содержанием и креативными находками.

       Что же необходимо для проведения успешной презентации? Подготовить помещение. Осмотрите помещение, в котором будет происходить прием. Его следует проветрить, украсить (при возможности) цветами, проверить, достаточно ли стульев и другого необходимого оснащения.

       Если  приглашены зарубежные гости, не забудьте международный протокол флага. Государственный  флаг является символом страны. При одновременном вывешивании или выставлении флажков делегаций нескольких государств их размер должен быть одинаковым. Флаги размещаются на одном уровне. По общему правилу, государственный флаг страны пребывания имеет право занимать наиболее почетное место. Часто флаги иностранных государств при одновременном вывешивании размещают в соответствии с алфавитным названием государств, при этом используется алфавит согласованного языка. Помните, что всякое неуважение, проявленное в отношении государственного флага иностранного государства, рассматривается как сознательно оскорбительное действие в адрес этого государства. Есть даже государства, в которых, согласно протоколу, перевернутый флаг символизирует состояние войны.

       Подумайте о справочных материалах, выдаваемые всем гостям. Побеспокойтесь об их количестве и качестве.

       Далее, о чём стоит задуматься, так  это за день до выступления не стоит нервничать, перегружать себя излишней работой.

       Далее, продумайте свой внешний вид. Без правильно выстроенного имиджа невозможно сделать успешную карьеру. Сегодня об этом знают многие бизнесмены и политики, так как имидж стал частью бизнеса и важной ступенью на пути к успеху. Следует помнить о том, что костюм для презентации отличается от костюма, предназначенного для обычных деловых встреч и чтобы не ошибиться в выборе, необходимо учитывать некоторые правила. Внешний вид выступающего должен показать слушателям, что перед ними человек, знакомый с деловым этикетом и со стандартами бизнес-вида. Эта важный момент и те, кто его недооценивает, рискуют вызвать недоверие аудитории.

       Одежда - показатель статуса того, кто ее носит. Поэтому для выступления  на презентации выберите костюм, который  будет на порядок выше формального  уровня одежды тех, кто приглашен  на презентацию. Люди вряд ли будут серьезно относиться к человеку, одетому хуже, чем они, например, в костюм из некачественной ткани, а тем более, в джинсы и джемпер. Как бы вы не стремились наладить хорошие отношения с аудиторий и выгодней продать свой товар, помните о том, что вам необходимо сохранять определенную дистанцию.

       Женщинам  лучше надеть платье, так как костюм в наши дни уже не является единственной формой одежды, которая допускается  на презентациях. Выбирая платье, следите  за тем, чтобы оно было однотонным и неярким, а также деловым по фасону. То есть не слишком облегающим, но и без широких, разлетающихся юбок и рукавов-фонариков. Очень хорошо будет смотреться такое платье с подходящим по цвету и фасону жакетом.

       Оттенки, которые выбирает человек, способны много рассказать о его характере, эмоциональном состоянии и отношении к жизни. Кроме того, цвета сильно воздействуют на сознание окружающих, незаметно для них, влияя на настроение, создавай тот или иной эмоциональный фон. Об этом необходимо помнить всем, кто заинтересован в успешном проведении презентации и продвижении своего товара на рынке.

       Цвет  костюма должен быть консервативным. Выбирайте костюм синего или серого (но не мышиного) цветов. Избегайте светлой  и, конечно же, слишком яркой одежды. Рубашку лучше подбирать также однотонную, подходящую по цвету к костюму. Долгое время идеальным цветом рубашки или блузки считался белый, голубой или серый, однако сейчас западные имидж-консультанты предлагают и более смелые решения. Например, они советует к строгому деловому костюму покупать алые, бирюзовые, ярко-голубые и даже розовые рубашки, блузки, галстуки и шарфы. Считается, что такие яркие пятна в костюме помогут привлечь внимание аудитории. Но это нововведение распространяется пока только на указанные вещи, основной костюм должен по - прежнему оставаться консервативным.

       Подведем  итоги всему тому, на чем останавливались  раньше. Даже если вы решили провести презентацию  не в оборудованном по последнему слову техники бизнес-центре, а, к  примеру, на природе, у бассейна, в усадьбе, не рекомендуется одеваться совсем уж неформально. Хотя некоторые послабления сделать можно. Так, например, демонстрировать спортивные товары можно и в спортивном костюме, но при условии, что вся презентация будут оформлена в таком же стиле, и остальные сотрудники будут одеты соответствующим образом.  И не забывайте, что одежда в любом случае должна быть выше формального уровня одежды вашей аудитории.

       В ходе любого вашего выступления происходят одновременно две вещи:

Во-первых, выступающий принимает на себя некое обязательство перед публикой. Он старается доказать нечто такое, что должно получить поддержку слушателей и вылиться в некое действие. Слушатели оценивают это обязательство. "Есть ли в этом смысл?" "Точны ли эти факты?" "Внушает ли мне доверие этот человек?"

       Во-вторых, к концу выступления, – если выступающий справился со своей задачей, – слушатель должен развести руками и сказать: "Ну да, я вас понял. Я согласен. Я готов попробовать". Вот что вы должны держать в памяти – это самое лучшее определение, которому должно соответствовать ваше выступление:

       Выступление – это обещание выступающего помочь слушателям что-то сделать. В то же время  на протяжении всего выступления  слушатели оценивают способность  выступающего убедить их, выполнив тем самым свое обещание.

       Очень важно понимать, как относиться к  вам аудитория, в какой момент стоит остановиться и поменять тактику. Для этого есть подсказка. Выступающий  может постоянно следить за тем, как идет его выступление, – для  этого ему достаточно смотреть, как реагируют слушатели. Мы называем это языком телодвижений.

       Это суть взаимоотношений, которые должны установиться между выступающим  и его слушателями.

       Чтобы понять динамику выступления, важно  помнить, что это скорее сотрудничество, чем пассивное зрелище, скорее объединение, чем противостояние, скорее сближение, чем отталкивание.

       Вся суть здесь – во взаимной потребности. Если ее нет, выступать не имеет смысла. И поскольку это так важно  для успеха вашего выступления, стоит  об этом как следует поразмышлять.

       По  правде говоря, публика, идя на выступление, искренне надеется, что выступающий знает что-то такое, чего не знает она. Может быть, ему известен какой-то секрет, которым он хочет поделиться. Если нет, то у него, может быть, какой-то новый взгляд на вещи – такой, который слушатели могут применить с пользой для себя. Хоть завтра.

       С этого начинается всякое выступление. Слушатели в чем-то нуждаются  – обычно в помощи. (Спросите у  любого опытного сбытовика, чего он ждет от презентации нового товара, и он неизменно ответит: "Дайте мне только одну-единственную идею, больше мне ничего не надо. Такую идею, какой я завтра смогу воспользоваться".)