Подготовка и проведение презентаций

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КАМСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра экономики и менеджмента

Специальность: менеджмент организации

Шифр: 080507

Р Е Ф Е Р А  Т

По дисциплине: Связи с общественностью

На тему: «Подготовка и проведение презентаций»

Выполнила:

___________ М.В.Галимова,

студентка 121 группы ОДО экономического факультета

Руководитель:

_______________________________ Н.В. Кораблева

Набережные Челны

2006 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. ОБЩИЙ ОБЗОР ПРЕЗЕНТАЦИЙ…………………………………………….4

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ…………………………………………6

3. ОСОБЕННОСТИ И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ  ПРЕЗЕНТАЦИИ………………8

3.1. Вступительная часть……….………………………………………………..8

3.2. Основная часть…………………………….………………………...………9

3.3. Заключительная часть…………………………….………………………..10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………...………………………………………..15

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..16

ВВЕДЕНИЕ

Изучение методов, способов и приемов  проведения презентации является актуальной темой для исследования, поскольку  конкуренция охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции - увеличение своей заметности. В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.

Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели и специалисты разных областей в наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.

Презентация - испытанное средство привлечь к себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация - это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.

Целью работы являлось рассмотрение этапов подготовки презентации, изучение способов и методов проведения презентации  и применение их на практике.

1. ОБЩИЙ ОБЗОР ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Презентация - общественное представление  чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

Презентации бывают следующих видов:

Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

Презентация товара. Цели такой презентации  ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей  о каком-либо проекте, определение  обратной реакции к проекту, поиск  заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации  наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т.к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

* Презентация объема и содержания  выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной  узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке. [1, с.244]

* Презентация плана будущих  работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Очевидно, что презентация - это  коммуникационный процесс. Термин процесс  определяется как серия действий. Этому термину присуща идея поступательного  движения, которое приводит к конечному  результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презентатору возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. Презентация один на один требует меньшей подготовки, чем презентация для пяти и боле человек. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия деловой презентации. Презентатор, обращающийся к одному лицу, может воздействовать только на это лицо, обращение же к большему числу людей колоссально увеличивают диапазон воздействия.

В любой презентации, устной или  письменной, следующие факторы воздействуют на характер общения и исход презентации.

Презентатор. Это, конечно, лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий - центральная  фигура, он песет полную ответственность  за исход презентации. Поэтому очень  важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения. [1, с.245]

Сообщение. Это, непосредственно та информация, которую презентатор  передает аудитории.

Аудитория. Это, лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и число определяется организаторами презентации заранее.

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений  широкое распространение получили презентации. Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т. п. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована, поскольку гости воспринимают это мероприятие как "смотрины" компании.

Организуя презентацию заранее  определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа. [5, с.139]

Презентации лучше всего проводить  после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли "хозяев". На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гос-тям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседни-кам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга.

Хозяева должны радушно встречать  прибывающих гостей, представ-лять их руководителям компании, другим гостям.

Если запланированные речи организаторов, гостей займут более 30 ми-нут, то необходимо подумать о том, где рассадить гостей. Если помещение не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений.

Обычно открывает презентацию  и ведет ее один из руководителей фирмы. Он также представляет других руководителей. Затем, как прави-ло, следует сообщение о деятельности предприятия, его перспективах.

Презентация бесполезна, если компания скрывает свои цели. Это все равно, что прийти на переговоры и не обсуждать  цену контракта. Если фирма рассчитывает на то, чтобы приглашенные стали клиентами, ска-жите им об этом и снабдите всей необходимой информацией. На презен-тации часто приглашают высокопоставленных гостей, решения которых могут повлиять на бизнес фирмы. Кроме того, их присутствие само по себе способствует формированию солидного имиджа фирмы.

Для наглядной иллюстрации деятельности компании можно показать небольшой  видеофильм. Затем могут быть ответы на вопросы приглашённых.

Презентация - это тщательно спланированное действо, в котором есть точки подъема и спада эмоций.

Не следует планировать самое  важное событие презентации на ее конец. Эксперты считают, что "изюминку" презентации лучше провести, когда  пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избе-гайте заказывать закуски, для которых требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант - закуски, которые можно брать руками или салфет-кой, разносимые на подносах официантами. Из напитков подойдут шам-панское, пиво, вино или пунш; непременно закажите большое количест-во безалкогольных напитков. Ведь это, в конце концов, не свадьба, а деловое мероприятие.

Если раньше при проведении презентаций  основное внимание уделялось процессу угощения и создания хорошего настроения, то сегодня организато-ры в первую очередь стремятся донести до приглашенных полную информа-цию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами.

Размер  помещения должен соответствовать  числу приглашенных. Ес-ли вы планируете застолье, то знайте, что служащие ресторанов имеют тенденцию накрывать в таких случаях больше столов, чем нужно, а это не в ваших интересах: пустые места за столами создадут впечатление неудавшейся презентации. Пусть лучше накроют столов меньше, но вы должны заранее определить, где в случае необходимости можно будет быстро накрыть дополнительный стол. Если все же гостей окажется меньше, чем вы ожидали, попросите немедленно убрать лишние столы. [5, с.139]

Удачная форма музыкального сопровождения  презентации - неболь-шой камерный или джазовый ансамбль, пианист или виолончелист. Му-зыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания.

 

3. ОСОБЕННОСТИ И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ

3.1. Вступительная часть

Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

Используйте юмор. Бизнес- вещь серьезная, но это  не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

Расскажите  историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с  удовольствием их слушают, так что  вы можете без труда найти подходящую историю иллюстрирующую нужный вам  факт.

Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.

Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает  публику в ваше выступление.

Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно  так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить  внимание публики. [5, с.140]

Кроме того, вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части.

3.2. Основная часть

Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем  сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

Соотносите  объект презентации с нуждами  присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций  и нагромождений. Если презентация  включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

Объясните как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

Приводите примеры. Это позволяет  зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить.

Можно также привлекать внимание изменяя  тон голоса, используя жесты и  мимику. [5, с.141]

3.3. Заключительная часть

Заключительная часть презентации  также важна, и даже может быть важнее, чем вступление или ее основная часть. На заключение планируется примерно 10% от общей продолжительности презентации. Начинают заключение с сообщения  об этом присутствующим. Это позволит приглашенным приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступлений. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить гостям о сказанном и закрепить это в их памяти.